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  • Mejorando la eficiencia de los empleados: ¿Imposible sin invadir su privacidad?

    Vera Bondarouk 20/03/2018 09:37:19 am
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    ¿Qué hace falta hacer para que la gente trabaje mejor y más rápido? Esta pregunta está atormentando a los investigadores y dueños de negocios durante años, y parece que aún no se ha encontrado la respuesta. Es natural que la humanidad intente mejorar las cosas. Desde la invención de ruedas hasta los motores de los automóviles, parece que nada es lo suficientemente bueno.

    Hay varias formas de mejorar la productividad. Las aplicaciones en línea pueden ayudarle a rastrear sus actividades y analizar los patrones de sueño. Los flujos de trabajo de productividad, como "Get things done" ("Organízate con eficacia"), pueden aliviar el estrés de tener demasiadas tareas en la lista. Por último, vaya a YouTube y verá cientos de videos gratuitos de entrenadores de productividad, y eso sin contar las lecciones de pago. Pero mientras nos estamos mejorando en la superación y el desarrollo personal, la eficiencia de los empleados es un concepto más complicado. A diferencia de la productividad personal, la eficiencia en el trabajo es un tema delicado, ya que involucra a más de una persona: el empleado y el jefe.


    Cuando hay dos personas involucradas en el proceso, el conflicto de intereses es inevitable. Echemos un vistazo más profundo a este conflicto.

    La eficiencia del empleado contra el conflicto de privacidad del empleado

    El problema principal con la productividad en el trabajo no es que los empleados se resistan a la productividad. La mayoría de las personas aceptará con mucho gusto la ayuda y así será más eficiente. El problema surge cuando el empleador desea obtener una visión clara de la productividad de los empleados y optimizarla en función de datos concretos. Si bien los datos pueden proporcionar más control, también pueden minar la privacidad de los empleados. Además, hay muchas maneras de cuantificar la productividad de los empleados, pero los límites legales aún no están claros.

    Considere el caso de Tesco. La compañía insta a los empleados a usar dispositivos electrónicos que rastrean los movimientos en los almacenes. Es una medida simple pero efectiva para optimizar el rendimiento. Sin embargo, los descansos en el baño se miden también, y esto aumenta las preocupaciones de los empleados.

    Otro caso interesante es el de Amazon. A pesar de que la compañía todavía no ha implementado la tecnología, el futuro de los empleados de Amazon es fácil de predecir: pronto todos los empleados de Amazon llevarán una pulsera que rastrea el movimiento. Para la empresa que coloca la satisfacción del cliente en la cima de su lista de prioridades, el seguimiento proporciona una forma conveniente de controlar el tiempo empleado en cada entrega y garantizar una excelente experiencia del cliente.

    A pesar de una tendencia evidente hacia el seguimiento de los empleados, la investigación científica no es tan favorable al movimiento. La investigación no niega los efectos positivos del seguimiento, pero tampoco lo aprueba. Según los expertos, el seguimiento puede ser beneficioso si se aplica en el nivel y el contexto correctos.

    La investigación de Olin Business School muestra que el seguimiento de los empleados puede aumentar ingresos de restaurantes en un 7% aproximadamente. Gracias al seguimiento de los empleados, las instancias de fraude se volvieron raras y los empleados experimentaron una mayor motivación para aumentar las ventas.

    Como contrapeso a esa visión, la investigación de Harvard Business School sugiere que la transparencia total no siempre resulta mejor. Los autores de la investigación argumentan que una excesiva transparencia, a pesar de todos los beneficios que brinda, puede causar un comportamiento contraproducente para los empleados. En particular, la motivación disminuye y los empleados comienzan a participar en tácticas de evitación y ocultamiento de información.

    Otro hecho interesante del mismo estudio es el área de aplicación de herramientas de seguimiento. Aparentemente, la gente suele realizar mejor las tareas repetitivas en presencia de otras personas, pero tenerlas alrededor puede suprimir el pensamiento creativo. Por lo tanto, los músicos crean sus obras en sus residencias, pero las presentan frente a la audiencia. Saber cuándo y cómo aplicar el seguimiento juega un papel crucial en la mejora de la eficiencia de los empleados.

    A pesar de que las investigaciones no brindan una respuesta definitiva al problema, no es difícil adivinar cuál es la mejor manera de manejar el seguimiento de los empleados. La clave es encontrar un equilibrio racional entre la transparencia y la privacidad. Algunas instituciones gubernamentales tienen políticas de privacidad estrictas. Las pequeñas empresas generalmente están menos restringidas por políticas y leyes. Pero ya sea que los derechos de privacidad de los empleados estén o no definidos legalmente, es una buena práctica comercial respetar la privacidad de los empleados en el trabajo.

    Algunos consejos para ayudarle a encontrar el equilibrio entre la privacidad y la transparencia:

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    1. Identifique los KPIs correctos

    Los KPIs (key performance indicator, o indicador clave de rendimiento en español) son métricas utilizadas para medir el desempeño de los empleados. Los KPIs correctos están alineados con los objetivos de la organización. Cuando los KPIs no cumplen el propósito o no afectan el resultado final de la empresa, solo obstaculizan la productividad y causan ansiedad en los empleados.

    Los KPIs son una forma poderosa de aumentar el rendimiento de los empleados, pero solo si se comunican a través de la organización. Los empleados deben recibir suficiente orientación y capacitación sobre cómo mejorar sus KPIs.

    2. Involucre a los empleados

    Medir la eficiencia de los empleados es el trabajo de la administración, pero ayudarles a mejorar la productividad es su responsabilidad también. Muchas veces el equipo ejecutivo está tan obsesionado con la recopilación de datos que olvidan cómo usarla.

    Lo ideal sería proporcionar acceso a los datos a los gerentes y a los empleados. Solo entonces los empleados pueden ver cuán productivos son y encontrar formas de mejorar. Los gerentes, por otro lado, deben dejar en claro que los datos no se usarán contra los empleados, sino que están destinados a ayudar al desarrollo personal y profesional.

    3. Céntrese en la mejora, no en el monitoreo

    El éxito de su programa de seguimiento reside en sus objetivos. Si se enfoca en controlar el comportamiento de los empleados, es poco probable que vea resultados positivos. Sin embargo, si se establece el objetivo de mejorar la productividad de los empleados, el éxito casi siempre está garantizado. Guiado por el objetivo correcto, estará en una mejor posición para elegir las medidas de seguimiento correctas. Por ejemplo, la instalación de un software de spyware no mejorará la productividad, pero brindarles a los empleados herramientas de seguimiento del tiempo fáciles de usar puede ayudar a aumentar la eficiencia.

    Su intención de mejorar lo guiará hacia medidas que aumenten la productividad en comparación con aquellas que hacen que los empleados se sientan poco seguros.

    4. Adopte la transparencia total

    La total transparencia con los empleados es un término que se relaciona con la disposición de compartir prácticas y políticas de seguimiento con ellos. Los empleados deben conocer toda la información que se recopila y se captura. También deben comprender cómo utiliza Usted esta información y qué objetivos intenta lograr con el seguimiento.

    5. Ignore cosas pequeñas

    Los empleados solo se sentirán cómodos con el seguimiento si saben que no van a ser castigados por los pequeños percances. Debe quedar claro que el seguimiento se utiliza para mejorar la eficiencia, no para espiar a los demás.

    Todos deberían poder ver Facebook de vez en cuando. Pero también los niveles de productividad de una persona varían a lo largo del día. Todos experimentamos días en los que no se puede hacer nada. Acepte que la productividad es un concepto fluido y enfóquese en corregir el mal comportamiento repetitivo, no en acrobacias improductivas ocasionales.

    6. Elija herramientas adecuadas

    Un desafío importante para cada propietario de negocio no es elegir la herramienta, sino mostrar los beneficios de ésta a los empleados para que la utilicen sin restricciones. Algunas herramientas son mejores que otras para hacer que las personas se sientan cómodas con el seguimiento. En Bitrix24 hay dos tipos de seguimiento disponibles. El primer es el seguimiento del tiempo para tareas y proyectos, para que pueda ver si el proyecto está dentro del presupuesto.

    Además, hay un reloj de fichar que los empleados pueden usar para marcar el inicio y el final de su día. Esta característica permite un cálculo preciso de nómina y puede reducir significativamente los gastos de la empresa.

    7. Construya la cultura correcta de la compañía

    Por último, cuando se trata de la productividad de los empleados, la medición y el seguimiento son solo las tácticas, no la estrategia. Los estudios demuestran que una fuerte cultura organizacional es la base de productividad. Las personas que están felices en el trabajo, disfrutan de las interacciones con sus compañeros y se apasionan con todo lo que hacen, son naturalmente más productivas. También suelen estar más abiertas a cualquier mejora en el rendimiento y medidas de seguimiento iniciadas por la administración.

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    Palabras finales

    La tecnología ha mejorado mucho nuestras vidas. También nos ha brindado oportunidades ilimitadas para recopilar y compartir el conocimiento. Pero, en última instancia, la eficiencia de los empleados no se trata de recopilar datos, sino de cómo los individuos, los equipos y el liderazgo de la empresa utilizan estos datos. Mantener el equilibrio correcto entre la productividad y el tiempo de ocio, la motivación para contribuir a los objetivos de la empresa y la libertad para explorar proyectos personales, la transparencia y la privacidad son las claves para la eficiencia de los empleados y la salud general del negocio.

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