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  • ¿Por qué debería elegir CRM para la Contabilidad?

    Vera Bondarouk 18/05/2017 03:01:35 pm
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    Podemos romantizar todo lo que queremos, pero el mundo de los negocios se reduce a dos cosas muy simples: los clientes y los ingresos. Siempre fue así, y así es cómo se mantendrá en el futuro. Afortunadamente, la era digital de hoy en día nos ha equipado con tecnología que hace que estos objetivos sean mucho más factibles.

    En 2013, Gartner Research predijo que CRM crecerá para abarcar un mercado mundial de aproximadamente $36 mil millones. Hoy en día, es un sinónimo de éxito. Pero, ¿sabía Usted que las soluciones de vanguardia van más allá de las herramientas orientadas al cliente?

    Si Usted es contador y trabaja con a un empresario, o una firma de contabilidad independiente con clientes propios, CRM puede hacer que sus clientes seas más felices y sus cuentas más ordenadas.

    • ¿Qué es un CRM?
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    El CRM es un acrónimo que significa "gestión de relaciones con clientes", pero también lo usamos para describir tecnologías de software que nos permiten optimizar diferentes aspectos de nuestro negocio, principalmente ventas, marketing y atención al cliente. A pesar de que su objetivo principal es proporcionar una ubicación central para la gestión de diversas interacciones con los clientes, los sistemas de CRM modernos son mucho más que eso.

    • ¿Por qué un contador necesita un CRM?

    Cuando la contabilidad es manual, un trabajo bien hecho y preciso requiere mucho tiempo y esfuerzo. Como cualquier otro trabajo administrativo, puede ser tedioso, repetitivo y propenso a errores. Ya sea que esté ingresando datos de ingresos, categorizando la información de gastos, tratando de determinar qué pagos salientes coinciden con los bienes y servicios que compró, o si trata de identificar qué pagos bancarios coinciden con las facturas que envió, no puede llegar muy lejos de una forma rápida sin la automatización.

    Pero, ¿por qué utilizar un CRM cuando hay sistemas de software de contabilidad hechos especialmente para racionalizar estas operaciones? Si alguien le ha aconsejado que considere esta solución, puede ser por una de las siguientes razones.

    ● Su base de clientes ha crecido lo suficiente y su lista de contactos ahora tiene que ser administrada de una manera más limpia y eficiente.
    ● Está empezando a perder el control de sus clientes y sus datos de facturación.
    ● Está buscando automatizar la contabilidad, mejorar las relaciones con los clientes y aumentar las ventas, que son básicamente los tres pilares de un negocio exitoso.

    • ¿Cómo puede mejorar las funciones de Core CRM?

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    Un CRM se basa en una lista de contactos de clientes: sus características utilizan esos datos para mejorar su negocio a través de marketing, gestión de embudo de ventas y soporte al cliente. Pero, la parte de la contabilidad de su negocio contribuye a la satisfacción del cliente también, aunque de una manera menos obvia.

    Dado que estos aspectos no pueden separarse, CRM viene como una solución todo-en-uno, muy conveniente para aquellos que quieren gestionarlos todos desde una única plataforma centralizada, en lugar de tener que seguir cambiando entre varias aplicaciones y pagarlas individualmente.

    • Gestión de clientes:
    Ya sea que esté dirigiendo un negocio de ventas y busque emplear un CRM en todos sus departamentos, incluyendo el de la contabilidad o si Usted es jefe de una firma contable que atiende las necesidades de contabilidad de otras empresas, ciertamente necesitará un sistema para mantener y aumentar su base de clientes actual.

    • Gestión de interacción:
    Cuando se trata de la gestión de una interacción, CRM es simplemente imprescindible. Además de almacenar los datos de los clientes, este software equipa con herramientas para el análisis y la presentación de informes también. Podrá realizar un seguimiento de todas las interacciones que un cliente realice con su empresa e intervenir inmediatamente si es necesario: agregar notas, asignar tareas, programar reuniones y enviar por correo electrónico o clientes de teléfono.

    • Marketing y generación de los prospectos:
    Un CRM no sólo cubre la interacción con sus clientes actuales; También debe ayudarle con la comercialización de su negocio. Vienen con un práctico conjunto de herramientas de orientación y prospección, para que pueda identificar sus clientes potenciales e incluirlos en su lista de marketing por correo electrónico, y luego programar campañas para el envío automático.

    • Informes y embudos de ventas:
    Esta característica podría ser originalmente destinada a los equipos de ventas, pero sin duda ayuda a los contadores para hacer su trabajo. El embudo de ventas ofrece una información valiosa sobre las transacciones en curso, y también una tabla de valores numéricos mostrada a continuación.

    • Tableros de CRM:
    De forma similar a los Pipeline de ventas, los paneles de CRM permiten a los vendedores mantenerse al tanto de sus cuentas de un solo vistazo. Mientras que lo utilizarán para seguir su funcionamiento, los contables pueden tener acceso a un tablero para conseguir una sensación de cuántos clientes no se han facturado todavía.

    • Canales Abiertos:
    Lo que diferencia a las mejores soluciones de CRM de las medias es una funcionalidad de canales abiertos. Desarrollado principalmente para los representantes de soporte al cliente, esta función puede ser utilizada por contadores para construir y mantener relaciones duraderas con el cliente. Al igual que su nombre lo dice, el CRM de canal abierto centraliza diferentes rutas de comunicación: redes sociales, mensajería instantánea, correos electrónicos y la telefonía, entre otros, permitiendo a los representantes de los clientes y contadores mantenerse en contacto con sus clientes siempre.

    • Acceso externo para clientes:
    Los CRM ofrecen mucho espacio de almacenamiento para todos sus documentos contables, pero es aún más importante que pueda otorgar acceso limitado a los clientes como usuarios externos. De esta forma, pueden acceder a su información de pago sin tener que llamar o enviarle un correo electrónico primero.

    • Optimización del flujo de trabajo:
    Otras características que no han sido diseñadas específicamente para la contabilidad, pero que los contadores pueden aprovechar, son los calendarios de grupo, cuadros de mando del equipo, los administradores de tareas y los rastreadores de tiempo. Como herramientas de organización que agilizan las operaciones y aumentan el rendimiento, ayudan a los contadores a hacer su trabajo de manera más eficiente, ahorrando así el tiempo, el dinero y la energía que invierten en su trabajo.

    • Administradores de tareas y herramientas de programación:
    Simplemente adjunte una actividad a un acuerdo, contacto o cliente elegido, e ingrese una lista de tareas para ver lo que se ha completado, lo que está en curso y lo que aún está por hacer. Los administradores de tareas y las herramientas de programación varían de un CRM a otro, pero siempre son increíblemente fáciles de usar. Para los contadores, ofrecen transparencia y visualización necesaria para hacer largas horas de trabajo más productivas.

    • Recordatorios y Notificaciones:

    Mientras que los cuadros de mando de CRM proporcionan una visión general de todo el Pipeline de ventas, los recordatorios y las notificaciones ayudan a los contadores a mantenerse sincronizados con ofertas y cuentas individuales. En caso de que haya una factura que aún no se ha enviado, esta función enviará un recordatorio directamente a su bandeja de entrada.
    • Colaboración y mensajería instantánea:
    Uno puede argumentar que el trabajo de un contable viene con las mayores responsabilidades, pero eso todavía no significa que tienen todas las respuestas correctas. La contabilidad es tan buena como es al unísono con las ventas y el marketing, por lo que las características de colaboración CRM como la mensajería instantánea son de crucial importancia. Permiten la comunicación en tiempo real entre equipos y departamentos, algo que cada empleado ocupado necesita.

    • CRM para la Contabilidad Automatizada.
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    Por supuesto, no hay mucho sentido en la implementación de un CRM para fines contables si no hay ninguna característica desarrollada específicamente para la contabilidad. ¡Pero, espera, en realidad sí! Los CRM ofrecen un conjunto de herramientas para administrar ingresos y gastos, para que su empresa pueda rastrear su flujo de efectivo desde la misma plataforma que utiliza para manejar ventas y marketing.

    • Facturación del cliente:

    Una vez que pueda administrar los detalles de pago: números de registro de empresas, ID de IVA, identificaciones fiscales, números de enrutamiento, direcciones bancarias y cuentas bancarias, desde el mismo software que utiliza para mantenerse al día con sus registros de clientes, Y las estimaciones a los clientes, y convertirlos en facturas cuando el acuerdo es finalmente sellado. Esta posibilidad no sólo le permite mantener sus libros organizados, pero hace que sus negocios dentro de la empresa sean más agradables, estables y más prácticos.

    • Facturas recurrentes:
    Si Usted tiene un tipo de empresa que factura a sus clientes sobre una base semanal o mensual, simplemente no puede permitirse el lujo de perder facturas recurrentes. Con el CRM correcto, se enviarán por correo electrónico cada vez que los programes para el envío, que sea cada lunes, o el comienzo de cada mes. Es una pequeña pero crucial adición a los sistemas de gestión de relaciones con los clientes, ya que garantiza que se les paga a tiempo sin excepciones.

    • Aplicaciones e integraciones:
    Aunque los CRM pueden manejar gran parte de sus tareas de contabilidad por su cuenta, siempre es bueno tener un software que sea fácil de integrar con otros sistemas útiles. Si existe una herramienta de contabilidad o un sistema de pago que ya utiliza, pero desea integrarlo con los registros de clientes del CRM para obtener más posibilidades y mejorar el rendimiento, también puede hacerlo. Busque soluciones que ofrezcan integraciones sin fisuras con Sage One, Xero o FreshBooks al menos, ya que estas herramientas contables se consideran actualmente las mejores del mercado.

    Por último, cada aspecto del negocio está orientado al cliente, y la contabilidad no es la excepción. Siendo una solución todo en uno que garantiza eficiencia tanto a sus contadores como a su clientela, los CRMs merecen ser explorados.

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