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  • Por qué la Gestión Colaborativa de Proyectos es el Camino del Futuro

    Vera Bondarouk 28/09/2018 03:46:04 pm
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    Mientras la colaboración siempre ha sido un aspecto importante de la gestión de proyectos, los proyectos complejos y los equipos distribuidos han llevado a las organizaciones hacia la "Gestión Colaborativa de Proyectos" como una alternativa preferible a las estructuras tradicionales.

    El desarrollo de software personalizable como Bitrix24, con herramientas diseñadas para ayudar a la colaboración, hace que sea más fácil para las empresas aprovechar los procesos colaborativos de gestión de proyectos.


    ¿Qué es la Gestión Colaborativa de Proyectos?

    Es una metodología de entrega de proyectos que se diferencia de la administración de proyectos descendente tradicional por descentralizar la responsabilidad y la gestión de tareas de planificación, ejecución y entrega y compartirlas entre su equipo de proyecto.

    La adopción de esta metodología colaborativa resuelve una de las mayores críticas del enfoque clásico de gestión de proyectos, el requisito de que toda la información y la comunicación fluyan a través de un solo recurso: el gerente del proyecto.

    Características de la Gestión Colaborativa de Proyectos

    A diferencia de la gestión de proyectos tradicional con sus procesos y sistemas formales establecidos, todavía no existe una forma estándar de implementar la gestión colaborativa de proyectos.

    Dicho esto, hay unas características comunes a todos los esfuerzos exitosos de la gestión colaborativa de proyectos.

    Propiedad interfuncional

    Cada parte interesada involucrada en el proyecto tiene un asiento en la mesa desde el principio hasta el fin. Desde altos ejecutivos hasta el gerente del proyecto y otros miembros del personal, todo su equipo contribuye a la toma de decisiones y su ejecución.

    Con el uso de Bitrix24 los miembros de su equipo tienen herramientas de comunicación en tiempo real (ya sea a través de mensajería instantánea, video, chat grupal o incluso llamadas en conferencia con pantalla compartida) y se animan a contribuir y debatir ideas.

    Con equipos de proyectos de todos los departamentos funcionales, y cada vez más con los del otro lado de las fronteras geográficas, las comunicaciones en tiempo real que ofrece Bitrix24 son esenciales para una colaboración efectiva.

    Lazos de control

    Los proyectos complejos se dividen en grupos de trabajo más pequeños. Por lo tanto, puede tener una vista consolidada de todo el proyecto, pero los miembros del equipo tienen espacios de trabajo donde pueden colaborar a base de sus funciones, departamento o rol en el proyecto.

    Bitrix24 admite esta característica proporcionando grupos de trabajo. Es una comunidad virtual de usuarios donde puede usar tales herramientas de gestión de proyectos como tareas y calendarios, comunicarse a través del chat de grupo de trabajo y almacenar toda la información relevante en una biblioteca de documentos grupal.

    Abierto & Transparente

    La información y los datos pertinentes al proyecto están disponibles para todos los miembros del equipo en todo momento. Esto consiste en hacer que la documentación esté disponible, así como tener un espacio centralizado para la comunicación y actualizaciones sobre actividades individuales.

    Debido a que cada persona es consciente del alcance y los objetivos del proyecto, ellos asumen la responsabilidad colectiva de seguir el progreso del proyecto para garantizar que la entrega se realice a tiempo y dentro del presupuesto.

    Bitrix24 lo facilita gracias a las herramientas de gestión de proyectos (por ejemplo diagramas de Gantt, dependencias de tareas, herramientas de gestión de la carga de trabajo de los empleados, etc.) y un potente sistema de administración de documentos que permite el acceso a los archivos para los usuarios que elige usted.

    Por qué la colaboración es mejor que el modelo tradicional

    En el enfoque tradicional de administración de proyectos descendente, el gerente principal del proyecto se encuentra en la parte superior del proceso y asume la responsabilidad del éxito del proyecto.

    Mientras que otros miembros del equipo aportan información desde la perspectiva de sus especializaciones, el director del proyecto se encarga de planificar el proyecto, instruir a los miembros individuales del equipo durante su ejecución y supervisar el progreso para garantizar que los proyectos se completen a tiempo y dentro del presupuesto.

    Incluso con el administrador de proyectos más colaborativo, este enfoque de arriba hacia abajo restringe la comunicación entre equipos y el intercambio de ideas. Por lo general, el modelo tradicional se basa en una colección de herramientas obsoletas que reflejan su carácter uno a uno y "cerrado". Esto hace que los miembros del equipo tengan una visión de túnel al centrarse en sus propias responsabilidades sin una comprensión de cómo encajan en el gran esquema del proyecto.

    Con la cara cambiante de la tecnología, el uso creciente de recursos remotos (a menudo en ubicaciones geográficas completamente diferentes) y proyectos cada vez más complejos, los equipos que dependen del modelo descendente y sus herramientas asociadas luchan por cumplir.

    El enfoque ágil y rápido que las empresas ahora adoptan en los proyectos requiere un equipo que esté listo para tomar decisiones y responder a los factores internos y externos cuando sea necesario, en lugar de esperar instrucciones de un solo gerente de proyecto.

    Si bien los beneficios específicos que la administración de proyectos colaborativos brinda sobre el enfoque tradicional dependen de las características de los proyectos individuales, hay un conjunto de beneficios típicos que puede esperar de la gestión colaborativa de proyectos.

    Promueve la involucración del equipo

    En lugar de hacer que los miembros del equipo solo se preocupen por las tareas que se les han asignado, la administración colaborativa del proyecto los fuerza a tener un interés personal en todo el proceso. Cuando los miembros del equipo tienen este nivel de propiedad, comienzan a ver sus propios roles dentro del contexto del proyecto general, lo que mejora su desempeño.

    Bitrix24 proporciona a los usuarios una 'red social' dentro de su plataforma de gestión de proyectos. Esto le da a cada miembro del equipo una idea de lo que sucede en otras personas, reforzando el compromiso con todo el proyecto en lugar de solo un área de especialización.

    Ahorra tiempo y esfuerzo

    Al tener todo el equipo trabajando en conjunto y participando en las decisiones a lo largo del ciclo de vida del proyecto, se pierde la necesidad de dedicar tiempo y esfuerzo a la creación de documentación formal tradicionalmente asociada con la gestión del proyecto.

    Dicha documentación se usa a menudo como una herramienta para comunicar tanto los requisitos del proyecto como las actualizaciones. Dado que la gestión colaborativa de proyectos obliga a la comunicación abierta, la documentación no es necesaria o puede lograr los mismos objetivos con una versión mínima.

    Aumenta la productividad

    En lugar de tener un puñado de miembros del equipo que sean responsables de la mayoría de las tareas, el proceso de administración colaborativa del proyecto distribuye y asigna de manera más eficiente las tareas a los miembros del equipo con las habilidades y el tiempo disponibles.

    Bitrix24 tiene una herramienta incorporada de 'Gestión de la carga de trabajo del empleado' que hace que sea increíblemente simple identificar y asignar tareas al miembro del equipo más apropiado. Las funciones de seguimiento del tiempo y de informes mensuales automatizados eliminan las conjeturas de optimizar la productividad de su equipo.

    Mejora la comunicación

    Con su enfoque en tener líneas de comunicación claras y abiertas entre todos los miembros del equipo, y una ubicación centralizada para esta comunicación, la gestión colaborativa de proyectos hace que sea más fácil para los miembros de su equipo mejorar la efectividad de su comunicación.

    Al proporcionar a su equipo las herramientas de comunicación en tiempo real que son fáciles de usar y están disponibles en Bitrix24, sus empleados tendrán una única herramienta integrada que les brindará todas las formas de comunicación que requiera el trabajo en colaboración.

    Promueve la innovación

    Al permitir el acceso completo a los datos y empoderar a sus empleados con la propiedad, los miembros del equipo se vuelven envalentonados para tomar nuevas ideas y desarrollar soluciones innovadoras a los problemas.

    Proporcionar comunicaciones en tiempo real a los miembros del equipo de diferentes disciplinas los obliga a desafiar sus ideas preconcebidas y no quedarse atrapados en una cámara de eco. Bitrix24 ofrece una fácil colaboración de documentos, lo que significa que obtener comentarios de los miembros del equipo o comenzar una discusión sobre un trabajo es increíblemente simple.

    Por qué necesita la herramienta adecuada

    Si bien los beneficios de la gestión colaborativa de proyectos son claros, la ejecución de una estrategia exitosa de gestión colaborativa de proyectos tiene sus propios obstáculos.

    Es poco probable que cada miembro de su equipo tenga una capacitación formal o informal en administración de proyectos. Habrá una brecha tanto en el conocimiento como en la capacidad de gestión entre los miembros de su equipo más experimentados y el resto.

    El creciente uso de equipos remotos, a menudo en múltiples ubicaciones, plantea otra dificultad. Tener miembros del equipo desplazados geográficamente dificulta la colaboración efectiva al hacer que sea más difícil para todos tener el nivel de contribución que requiere el proceso.

    La mejor manera de superar estos y otros obstáculos es mediante el uso de Bitrix24, creado específicamente para mejorar la colaboración en equipo y la gestión de proyectos.

    Con una única plataforma utilizada para todas las comunicaciones, la gestión de proyectos, el acceso a la documentación relevante y más, es significativamente más fácil para su equipo fomentar una colaboración efectiva en los proyectos.

    Palabra final

    A medida que nuestro mundo se conecta cada vez más, la colaboración efectiva no es solo una mejor práctica de gestión de proyectos sino una ventaja competitiva.

    Al adoptar un enfoque de gestión colaborativa de proyectos eficaz, su organización estará en una mejor posición para entregar proyectos exitosos a tiempo y dentro del presupuesto.

    Los proyectos complejos con grandes equipos en diferentes lugares no se irán a ningún lado pronto. Afortunadamente para usted, la herramienta adecuada para abordarlos de frente está al alcance de su mano.


    Bitrix24 es una solución gratuita de gestión de proyectos en línea con proyectos ilimitados, tareas y subtareas. Viene con seguimiento de tiempo, flujos de trabajo de automatización de tareas, diagrama de Gantt, administración de documentos y herramientas de colaboración de tareas, como chat grupal y videoconferencia. Use el código de promoción TIP10 cuando registre su cuenta gratuita de Bitrix24 para obtener 10 GB adicionales.

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