Desarrollo de Negocios

Qué enfoque de la lista de tareas pendientes es más adecuado para ustéd?

Anthony Villar
17 de Noviembre de 2015
Última actualización: 26 de Diciembre de 2018
Ah, la lista de tareas pendientes. La tarea principal omnipresente la cual es requerida por casi todos, no importa en qué área te encuentres, no importa lo extravagante que sea tu agenda digital.

La tecnología nos ha dado muchas versiones de la lista de tareas: podemos etiquetarlas por el color, clasificarla por categorías, asignar prioridades, establecer recordatorios automáticos. Estas características son útiles, por supuesto, hasta que terminamos gastando más tiempo en organizar nuestros administradores de tareas que en completarlas.

Si te sientes atrapado, echa un vistazo a estos enfoques de Listas de tareas pendientes. Pueden ser aplicados en formato digital o en una baja tecnología, como un papel. Uno de ellos podría ayudarte a empezar a hacer progresos y comprobar los elementos. Una lista de tareas pendientes limpia y clara para el final del día? Eso sería una victoria.




La Lista 6-Box
La idea original de Peter Bregman, es la lista “6-Box” que se puede hacer en papel o un documento digital, dividida en 6 secciones, o cajas. Para utilizar la lista de tareas, elija sus cinco principales prioridades. La sexta casilla es para "todo lo demás", un espacio para las tareas probables y por finalizar que no pertenecen a una prioridad particular, pero en realidad no pueden ser ignoradas. Forzar todos los elementos de una sola vez para que se adecue en una sola caja es una buena manera de limitarlos a estar al mando de tu vida.

La Lista reducida
Una lista de tareas pendientes para el día no es útil cuando contiene una extensa lista de elementos que no se pueden realizar en una semana. De hecho, al dejar que su lista de tareas pendientes crezca a proporciones irreales, estás diciéndote a ti mismo que no lo estas tomando en serio. Usted se puede sentir ambicioso al anotar todo, pero sepa que su tiempo y capacidades son limitadas. Si escribe cosas las cuales no puedan realizarse, usted deja de creer que su lista de tareas pendientes será válida o útil. Porque, en realidad, no lo es. ¿El resultado? Usted ignorara su lista, pasará sus días aplazando o reaccionando y progresara muy poco.
La respuesta es una lista de tareas limitada, que lo obligará a centrarse en un conjunto factible de tareas por un tiempo definido: día, semana, por la tarde, lo que sea. Si usted se encuentra constantemente yendo de una tarea a otra, trabajando duro todo el día, pero tiene poco progreso tangible que mostrar, este podría ser el enfoque correcto para usted. Limítese mediante el establecimiento de una serie de tareas (tres o cinco) o una lista físicamente limitada (una nota o tarjeta de índice). Todo lo que no encaja en su lista puede esperar. La autolimitación a menudo resulta en un gran progreso.

Enfoque en la Categoria-Tiempo:
Para los que hacen frente a un montón de entradas y cambios de última hora sobre una base regular, la categoría de tiempo de enfoque puede ser un salvavidas. Con este enfoque usted divide su trabajo (o toda tu vida, si quiere) en grandes categorías de nivel superior. Luego haga una lista, o un administrador de tareas digital, para capturar todos los elementos de tareas para cada categoría. Todos ellos. Saque todos de su cabeza.
Cuando sea tiempo de comenzar, elija la categoría que va a trabajar en adelante, de acuerdo a su horario, sus preferencias, o donde vea las necesidades más importantes. Establezca un temporizador, desde 30 a 90 minutos, y trabaje sin parar, busque pasar la mayor cantidad de elementos en la lista de esa categoría como pueda en el tiempo asignado. Cuando suene la alarma, se puede decidir a) ampliar el tiempo a pasar en esa categoría o b) pasar a la siguiente categoría.

La Lista de tareas basado en proyectos
Si usted trabaja sobre todo en base a proyectos, usted sabe que puede ser difícil tratar de mantenerse al día con toda la comunicación, los cambios, la información y las tareas pendientes para cada proyecto. A menudo parece como si un solo proyecto tuviese suficiente trabajo para mantenerlo ocupado durante semanas, y ustéd está haciendo malabarismos con múltiples proyectos. Demasiado estresado?
La lista basada en proyectos puede ayudar a calmar el caos. Comience por la separación de las tareas de mantenimiento diario contestando correos electrónicos, papeleo y devolviendo llamadas de tareas basadas en proyectos. A continuación, asigne un día a cada proyecto importante. Si usted tiene más de cinco proyectos en su plato, obtenga ayuda! O asigne dos proyectos por día.

Decida si usted quiere hacer primero el trabajo del proyecto o los trabajos de mantenimiento. De cualquier proyecto de la jornada. O asigne tiempo suficiente al final del día para completar las tareas de mantenimiento. Durante el tiempo del proyecto, enfóquese en los proyectos del día o si es necesario, divídalo entre dos proyectos. Siga la misma rutina cada día: una parte de su día dedicado a las tareas de mantenimiento, el resto a los proyectos.
Si uno de estos enfoques parece golpear sus puntos de dolor, dele una oportunidad. Después de una semana o dos, observe si su productividad ha mejorado. Si es así, este podría ser el mejor enfoque para usted.
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