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  • 5 cosas por hacer antes de migrar a un nuevo CRM

    Ana Paula Céspedes 18/04/2017 05:30:40 pm
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    La transición entre los sistemas de CRM es una ocasión trascendental. Hay emoción, ya que esto significa que su negocio está buscando nuevas y mejores maneras de mejorar, pero también hay ansiedad. La migración de datos es un proceso delicado y complicado, y siempre existe la posibilidad de que algo salga terriblemente mal. Los sistemas de gestión de relaciones con clientes están diseñados para soportar múltiples usuarios y cientos de registros de contactos, todos los cuales necesitan ser transferidos sin una pérdida potencial.

    Hay muchas cosas a tener en cuenta, pero estos cinco pasos hacen más sencillo el proceso

    1. Optar por soluciones de CRM con Cloud y opciones on premise


    Todos los empresarios inteligentes están invirtiendo en tecnología de automatización, ya sea un software de CRM, una plataforma de marketing por correo electrónico o algo más. Si bien las soluciones confiables son ahora fáciles de encontrar, hay un dilema de compra que no se puede evitar: ¿Debe optar por la nube o en los sistemas on premise?

    Cada opción tiene sus pros y sus contras; sin embargo, hay algunas barreras legales que podrían afectar su decisión. Algunos países imponen requisitos especiales a la seguridad de los datos personales y no todos los proveedores de servicios en la nube pueden satisfacerlos. Es más, los sistemas legales de algunos países europeos prohíben la exportación de datos de la Unión Europea. Por lo tanto, hay situaciones en las que la solución on premise es la única opción.

    La migración de un tipo de solución a otra es factible, pero arriesgada, por lo que se adhieren al medio terreno. Elija un software que proporcione servicios basados en la nube y self-hosted. Le brindará más flexibilidad y le permitirá moverse sin esfuerzo entre CRMs en la nube y on premise dentro de una solución.

    2. Aprovechar las herramientas de migración para la automatización

    Una de las preguntas frecuentes sobre la migración de CRM es: ¿Se puede automatizar todo un proceso? La verdad es que depende. Cuantos más datos tenga, más viejo y más personalizado será su sistema y más delgadas serán sus posibilidades. Incluso en esos casos, un poco de automatización es más que útil.

    No solo las herramientas de migración de CRM pueden mover parte de sus datos a otro sistema más rápido y con facilidad, también cuestan mucho menos que los consultores contratados. Si está pensando en emplear uno (lo que sugerimos), tendrá que cumplir con ciertos requisitos.

    En primer lugar, su nueva solución de CRM necesita tener una API bien documentada. En caso de que esta capacidad no esté disponible, no podrá utilizar una herramienta de migración. Además, debe tener cuidado con la elección de una herramienta de migración. El proceso de conmutación de CRM requiere duplicar la comprobación, limpieza de datos, auditoría y pruebas, así que debe asegurarse de que su herramienta de migración cubra todo.

    3. Compare sus CRMs

    En más de una forma, la migración de CRM es similar a pasar de una casa a otra. Ambos son una oportunidad para ir a través de sus posesiones y finalmente deshacerse de aquellos que no tienen ningún propósito o valor. No tiene sentido mover datos obsoletos e inexactos al nuevo sistema, por lo que debe organizar una sesión de limpieza antes de la transferencia real.

    De esta forma, puede obtener una imagen más clara de las cuentas restantes. Dado que no todos los sistemas CRM soportan el mismo formato de datos, tendrá que comparar su versión antigua con una nueva y reformatear sus datos si es necesario.

    Es posible que este último tenga diferentes categorías, etiquetas y campos, así que asegúrese de que ofrezca todas las características esenciales, pero que las entidades en su actual y nuevo CRM sean similares también. En caso de que la telefonía no esté incluida en la nueva versión, por ejemplo, todos los registros de telefonía se perderán.

    4. Incluya a su equipo de ventas

    En 2017, el CRM significará la diferencia entre mantener y perder a sus clientes. Hace tres años, el 74% de los usuarios de CRM dijo que su sistema de CRM ofrecía un mejor acceso a los datos de los clientes. Los beneficios de la aplicación son ciertamente familiares a sus CEOs, así, dado que su empresa ha tomado una decisión ejecutiva de cambiar a una solución de gestión de la relación con el cliente aún mejor.

    Aunque esta resolución viene directamente de la parte superior, en realidad es su personal dedicado que debe tener el voto decisivo. Los representantes de ventas son los que lo usarán todos los días, y depende de usted proporcionar las herramientas que harán que sus tareas diarias sean más fáciles, optimizando así su rendimiento.

    Es por eso que las funciones de auditoría y prueba de las herramientas de migración son de suma importancia. En lugar de migrar todos los datos a la vez, mueva solo un par de trozos y dé a sus empleados la oportunidad de probar cómo se encuentran dentro del nuevo software. Le ayudará a tomar la mejor decisión, mientras que los representantes de ventas ganarán algo de experiencia antes de la implementación final.

    5. Mantenga su antiguo sistema como copia de seguridad

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    Incluso con todos los pasos de precaución y la automatización, todavía hay muchas cosas que pueden fallar durante el proceso de migración. Una vez más, le recordamos que el cambio de CRM no es fácil, aunque eso no significa que los errores comunes de migración sucedan cada vez ni que le sucederá a usted.

    Solo para permanecer en el lado seguro, no ponga su antiguo CRM fuera de la práctica todavía. Mantenga la licencia por lo menos un par de meses en caso de que se produzca algún tipo de problema. De esta forma, podrá realizar una copia de seguridad de sus valiosos datos hasta que esté completamente seguro de que su nuevo sistema es totalmente funcional y fiable.

    Siempre y cuando no subestime el trabajo involucrado y se apresure en la migración, todo el proceso se terminará exactamente como usted ha planeado. Asegúrese de comparar cuidadosamente sus soluciones actuales y las recién elegidas, mantenerse al tanto de los datos a lo largo de la transferencia y su versión CRM avanzada sin duda le ayudará a mejorar y crecer.

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