Testimonios

"Sin embargo, el principal beneficio no es la reducción de costos. La principal ventaja de la automatización es que nos permite escalar el negocio, cumplir con los plazos, y mejorar la calidad de la construcción. Si intentamos construir 100 casas al año sin Bitrix24, simplemente no podríamos hacerlo."

Ilya Kuklin
Director de Tecnología, RNR


El Director de Tecnología Ilya Kuklin y el Gerente de Marketing Maxim Kolpakov comparten cómo implementaron Bitrix24 en la empresa de construcción RNR.

Nuestra empresa ha estado en el mercado desde el 2001. Fuimos los primeros en traer la tecnología canadiense de la construcción de casas de Viga a Rusia. Esta tecnología se utiliza para crear y ajustar los elementos principales de una casa en el lugar de producción. El equipo de construcción luego ensambla la casa como constructor de Lego en el sitio.

Utilizamos tres tecnologías diferentes para construir casas: marco de viga, madera de alféizar y hormigón armado. La mayoría de nuestros clientes prefieren dos tipos de casas: de 150 a 200 m2 y más de 200 m2. Durante la temporada de construcción, construimos de cuarenta a cincuenta casas, y estamos planeando construir muchas más. Para un crecimiento a futuro, es muy importante desarrollar eficientes procesos empresariales.

  • Ilya Kuklin: "La industria de la construcción (debido a la complejidad tecnológica y el largo período de construcción) se queda atrás de otras industrias (por ejemplo, comercio minorista, logística). Hoy en día, terminar la construcción de una casa unos meses más tarde de lo previsto es una práctica común en la industria. Pero siguiendo la tendencia general de acelerar todos los procesos (por ejemplo, Uber sirve un taxi en 3-5 minutos), los clientes requieren un estricto cumplimiento de los plazos y una mayor transparencia. Esto nos hizo pensar en optimizar nuestros procesos de negocio."

En algún momento, nos dimos cuenta de que, si no hacíamos transparentes todos los procesos de negocio y los automatizábamos, no creceríamos. Constantemente sufriríamos pérdidas, retrasaríamos el período de construcción y perderíamos clientes, pero un incidente finalmente nos empujó a implementar un sistema de gestión empresarial. Debido a la culpa de un capataz, perdimos un 30 por ciento de los beneficios de un proyecto de construcción.

En la fase inicial de construcción, los constructores cometieron un error al instalar el aislamiento. Este error fue descubierto mucho más tarde cuando ya era imposible descubrir por qué había sucedido. Toda la documentación estaba dispersa en diferentes lugares: numerosas carpetas en el disco duro y en la nube, archivos de Word y documentos de Google, discusiones por correo electrónico y WhatsApp.

Encontrar las causas del error era simplemente poco realista.

Es bastante inoportuno cambiar el jefe de capataz en medio de la temporada de construcción. Por lo tanto, fue reprendido pero continuó trabajando para la compañía. Su error nos costó más de 400.000 rublos (~ $ 7.000), y tuvimos que reembolsar esta cantidad de nuestro propio beneficio.

Después de este incidente, nos dimos cuenta de que no podíamos seguir haciendo negocios de esta manera. Necesitábamos rastrear todos los procesos, todas las tareas en cada etapa. Necesitábamos identificar errores en una etapa temprana cuando fijarlos no costó millares de rublos. Además, queríamos asegurarnos de que los fondos se gastaran como estaba planeado y no se arrancaran (una práctica común en la industria de la construcción).

Así que empezamos a buscar la solución correcta entre los servicios en línea. En primer lugar, modelamos el trabajo de un sistema ideal que resolvería todos nuestros problemas. Reunimos una lista bastante larga de requisitos, unos veinte en total. Los tres principales son la flexibilidad, la movilidad, y la capacidad de crear sus propios escenarios de uso.

  • Ilya Kuklin: "Resultó que no hay tantos softwares de servicios que sean adecuados para nosotros en el mercado. Básicamente, nos ofrecieron soluciones "pesadas" en cuanto a las instalaciones sin aplicaciones para tablets y teléfonos. El precio de la implementación es de 3 millones de rublos ($ 50.000). Teniendo en cuenta los riesgos que el sistema podría no funcionar para nosotros, no estábamos dispuestos a pagar esta cantidad de dinero inmediatamente.

    Al final, optamos por Bitrix24. Nos dio mucho espacio para la personalización y la capacidad de trabajar en la nube y en dispositivos móviles. Bitrix24 puede ser verdaderamente llamado una especie de "cuchillo suizo" entre los sistemas de gestión empresarial. Es una herramienta que tiene enormes capacidades de ajuste, especialmente si las usa correctamente."

¿Por qué necesitamos Bitrix24?

La construcción es una de las industrias más oscuras. No se trata sólo de medios financieros, que tienden a "desaparecer" durante la adquisición. Los propios procesos de negocio son bastante complicados y confusos. Muchas acciones deben ser hechas aquí y ahora. Además, depende mucho de factores externos, por ejemplo,

  • pronóstico del tiempo para un día determinado;
  • tipo de carretera (asfalto o suciedad);
  • fiabilidad de los proveedores;
  • calidad de los materiales de construcción

Se podrían agregar muchos más factores que afectan la construcción de una casa. Cada casa también requiere más de 1.000 artículos de construcción, que son proporcionados por más de 100 proveedores.

La construcción de la casa en sí puede dividirse en 30 etapas diferentes. Cada uno involucra 50-60 tareas, que son realizadas por un equipo de 12-15 personas (por ejemplo, un ingeniero, un arquitecto, un capataz, un proveedor). En total, usted tiene que realizar 1.500-1.800 tareas y escribir más de 500 documentos de apoyo para construir una casa ... sólo una casa.

Cuando se están construyendo simultáneamente 40-50 casas, se deben completar unas 75.000 tareas durante una temporada de construcción (mayo-octubre).

Todos los procesos deben estar bajo control: comprar materiales de calidad a los mejores precios, entregándolos de manera segura y puntual, pagando facturas, controlando la sincronización y el cumplimiento de la tecnología, por nombrar sólo algunos. Hay que tener en cuenta y no olvidar de que además pueden ocurrir accidentes.

  • Ilya Kuklin: "Aquí hay un ejemplo sencillo. Estamos esperando que las ventanas sean entregadas desde el proveedor con el que hemos estado trabajando durante muchos años. El gerente dice que el camión con las ventanas ya se ha ido y está en el camino. Después de dos horas, llama y dice que el camión con las ventanas se ha roto, y tenemos que esperar otro. El tiempo pasa, y el camión no está allí…

    Al final, nos enteramos de que el camión no salió a ninguna parte. El proveedor no tuvo tiempo para procesar nuestra orden y estaba tratando de ganar tiempo."

Esta situación no es excepcional, pero es difícil predecir todas las emergencias, por lo que se necesita una herramienta que pueda predecir tiempo de construcción, realizar un seguimiento de los retrasos, y encontrar las causas de los fallos para cumplir con la fecha de entrega.

Cuando uno de los capataces descubrió que íbamos a introducir Bitrix24 (por cierto, el mismo cuya culpa nos costó 400.000 rublos), se sorprendió: "¿Vas a controlar todas mis acciones? ¿Sabrá Usted exactamente dónde estoy y qué tarea estoy completando? "Más tarde, presentó un aviso de renuncia.

Bitrix24 no se había implementado todavía, y ya estábamos sufriendo pérdidas, pero sabíamos que nos beneficiaríamos en el futuro.


Pasos de la implementación

1. En Bitrix24, hemos programado todas las tareas que deben ser completadas para construir una casa. Teníamos 1.800 tareas. El ejecutante y el responsable fueron asignados para cada tarea. Lo más importante es que combinamos estas tareas en un solo algoritmo.

  • Ilya Kuklin: "Por ejemplo, en Bitrix24, el arquitecto marca la tarea:"Preparar el concepto arquitectónico" como "Completado". Bitrix24 crea automáticamente la tarea "Verificar el concepto de arquitectura" y la asigna al ingeniero y al administrador de cuentas. Cuando el ingeniero y el administrador completan esta tarea, se crea la siguiente tarea: "Obtener aprobación del cliente".

    De acuerdo con el algoritmo dado, las 1.800 tareas se crean una tras otra. ¡Cada empleado en cada momento sabe a qué fecha deben completar una u otra tarea! El empleado no necesita pensar cada vez ¿Cuál es la próxima tarea? ¿Qué debo hacer ahora mismo? Simplemente corroboran con Bitrix24 y realizan tareas que ya se han generado para ellos".

Establecemos un plazo para cada tarea. Si la tarea no se completa a tiempo, se notifica a todas las partes interesadas. También tenemos una estimación aproximada de cuándo se completará cada fase de construcción (por ejemplo, la base se llena, se erigen las paredes, se monta el techo). Si una etapa se retrasa, el sistema recalcula automáticamente el tiempo para todos los pasos siguientes.

2.  Amamos los filtros. Los usamos para rastrear tareas y tareas vencidas para cada empleado. También podemos realizar un seguimiento de los retrasos en las obras de construcción o retrasos por parte de los proveedores.

Por un lado, eso ayuda a concentrarse en prevenir retrasos. Por otro lado, analizamos las causas de los retrasos y reajustamos los procesos de negocio.

3.  También controlamos el proceso de construcción directamente en el sistema. Los capataces están obligados a subir fotos y videos desde el sitio para que el ingeniero es consciente de lo que está sucediendo allí. Ahora podemos ir al área de construcción dos o tres veces menos a menudo porque podemos controlar remotamente la mayoría de los procesos.

4. El proceso de pago ha sido simplificado. Recibimos nueve diferentes tipos de pagos de nuestros clientes. Por ejemplo:

  • Pago dentro de los 30 días siguientes a la firma del contrato
  • Anticipo antes del inicio de la etapa
  • Pago después de la construcción de la pared en el segundo piso
  • El pago final después de una cierta etapa se ha completado

Hay cinco tipos más de pagos. Teniendo en cuenta que construimos 40-50 casas al mismo tiempo, se realizan 100-120 pagos cada mes. Es muy difícil hacer un seguimiento de todos ellos. Ahora todo es automático.

Por ejemplo, una vez que el capataz ha terminado de instalar las paredes en el segundo piso y marcó esta tarea como "Completado", el contador recibe una tarea generada automáticamente para facturar al cliente.

5.  Almacenamos toda la documentación actual en la nube. Un proyecto de vivienda puede cambiar varias veces, y todos los empleados deben tener acceso instantáneo a la versión actual de toda la documentación del proyecto.

El vínculo a la carpeta con la versión más reciente del proyecto se agrega automáticamente a cada tarea. Cuando se agrega un nuevo objeto de construcción al sistema, se crea automáticamente una carpeta para cada etapa (con una estructura de subcarpetas predefinida) dentro del disco de nube. Esto hace la vida más fácil y ayuda a mantener todos los documentos en orden.


Los resultados de la implementación de Bitrix24:

El proceso de implementación de Bitrix24 tomó alrededor de nueve meses (y continúa hasta el día de hoy). Tenemos un especialista a tiempo completo que se encarga de la implementación, pero todos los empleados claves de la empresa (el ingeniero, el arquitecto, los gerentes de construcción, capataces) están involucrados también. La implementación costó dos millones de rublos (~ $ 34.000), con 100.000 rublos gastados en la licencia de servicio. El resto fue abonado al especialista en implementación, que ajusta el sistema a nuestros procesos de negocio.

Ya puedo decir que gracias a Bitrix24 ahorramos entre 150.000 y 200.000 rublos al mes (entre 2.500 y 3.500 dólares).

En primer lugar, hemos minimizado el número de retrasos. En segundo lugar, ahorramos dinero reduciendo el número de errores. En la construcción, es fácil perder 10.000-20.000 rublos en gastos incidentales en cada etapa para cada facilidad. Debido a la automatización, hemos sido capaces de reducir estos costos por lo menos dos veces.

Sin embargo, el principal beneficio no es la reducción de costos. La principal ventaja de la automatización es que nos permite escalar el negocio, cumplir con los plazos, y mejorar la calidad de la construcción. Si intentamos construir 100 casas al año sin Bitrix24, simplemente no podríamos hacerlo.

Muchas empresas offline están en contra del cambio y quieren hacer las cosas "a la antigua", pero estoy seguro de que estas empresas no tienen futuro.

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