Una reunión de trabajo bien organizada contribuye a la motivación de los participantes, manteniendo el enfoque e incrementando la productividad. Existen 7 pilares básicos para liderar una reunión de equipo productiva que, en general, plantean definir una agenda y alcanzar un objetivo en un tiempo determinado.
Saber cómo redactar una reunión de trabajo permite crear una estructura para mantener el enfoque, creando un espacio para el planteamiento de problemas y soluciones, en base al conocimiento y la experiencia. Un moderador que delimite tiempos y ayude al equipo a navegar a través de los puntos a tratar, simplifica la toma de decisiones. Pero, ¿cómo saber si una reunión ha sido productiva? La respuesta es sencilla. Al finalizar, todos los participantes deben tener clara la dirección en la que deben avanzar.
Un criterio claro de las necesidades, preguntas y tareas pendientes, es básico para construir una agenda funcional. Incluso una tormenta de ideas debe tener una finalidad clara, de lo contrario, se da paso a divagar entre los diferentes temas, perdiendo la atención de los participantes.
Establecer un modelo de acta de reunión de equipo de trabajo que sirva de plantilla para ocasiones posteriores, es una opción disponible en un software de gestión de empresas como Bitrix24.
Conocer cómo convocar una reunión de trabajo en entornos digitales facilita la tarea al usuario. Al implementar herramientas en línea para crear reuniones de trabajo en equipo a partir del calendario, desde el flujo de actividad o generando un evento, es posible mantener un registro de los puntos a tratar, estableciendo prioridades y tiempos de discusión en cada caso.
Con el objetivo de agilizar el consenso en la toma de decisiones y dar tiempo de preparación a los participantes, presentar la agenda con antelación puede resultar una excelente estrategia. De esta forma, los participantes conocen los objetivos de la reunión y tienen la posibilidad de plantear sugerencias de modificación a la agenda en base a temas propios que consideren prioritarios. Queda de parte del organizador determinar qué propuestas pueden tener cabida en la agenda con el fin de lograr liderar una reunión de equipo que sea productiva.
Además, los participantes pueden anticiparse y plantear tópicos de discusión que aporten nuevas perspectivas a un mismo punto, siempre bajo el criterio establecido por el líder de la reunión. La facilidad de compartir esta información previa permite ahorrar tiempo en la reunión para dedicarlo a los aspectos relevantes.
Ante cualquier dificultad, el líder debe tener la capacidad de transmitir las ideas de modo simple y efectivo. Esta es una forma de apoyar a los miembros del equipo y garantizar el objetivo de la reunión y evitar desviaciones de la agenda.
En reuniones virtuales, la tecnología y asertividad en la comunicación es aún más importante, para crear un ambiente de atención y receptividad. Todos estos aspectos se complementan y apoyan perfectamente en los servicios de mensajería instantánea y videoconferencia.
La toma de decisiones y el conjunto de acciones que se aplicarán para obtener los resultados dependen del enfoque. En este sentido, el moderador puede liderar una reunión de equipo productiva manteniendo las discusiones dentro del entorno del problema, buscando la solución más adecuada. Adicionalmente, debe centrar su atención en lo que se requiere para lograr el objetivo y asegurarse de que cada punto se cierre, con todos los involucrados claros en lo que se requiere para continuar y su nivel de participación en la actividad.
Al final de la reunión, cada persona debe tener asignadas las tareas a desarrollar para el avance del proyecto. Cualquier punto de vista diferente debe ser revisado con agudeza, porque puede representar una oportunidad de generar mejores soluciones. Mantener el enfoque conlleva al mejor aprovechamiento del tiempo en reunión y se traduce en mayor productividad.
Restringir el listado de participantes de un evento a los involucrados en los temas a tratar es otra forma de apuntar a obtener soluciones. Los involucrados deben estar preparados desde su rol, para abordar adecuadamente los aspectos de su competencia. Además de los responsables de cada tema, en ocasiones, invitar a expertos que brinden respuestas y ayuden al equipo a crecer profesionalmente puede ser una buena oportunidad para el grupo de trabajo.
Liderar una reunión de equipo productiva implica reconocer fortalezas y debilidades, además de motivar la participación activa en la búsqueda de soluciones apropiadas. Las reuniones de equipo eficientes combinan un moderador eficaz con el entusiasmo y conocimientos de los participantes adecuados; lo que propicia una mejor toma de decisiones.
El tiempo de todos es valioso y la puntualidad es una forma de reconocer y respetar este principio, demostrando seriedad y profesionalismo. Convocar a un evento con una antelación mínima, es otra forma de demostrar respeto al equipo y su trabajo, partiendo del hecho de que todos tienen responsabilidades que cumplir.
Teniendo esto en cuenta, además de la fecha, lugar y hora de encuentro, se pueden ofrecer más detalles sobre los temas a tratar en una reunión empresarial. Igualmente, se recomienda destacar la importancia que tiene para la empresa, la participación de cada miembro en la reunión.
Controlar los tiempos de desarrollo del encuentro garantiza que la reunión comience y termine a la hora programada. La formalidad y precisión son aspectos clave, en especial en reuniones virtuales.
Al cerrar la reunión, es de utilidad repasar de forma resumida los puntos discutidos, refrescando ideas y enfatizando conclusiones. Esta estrategia permite reforzar lo conversado, resaltando lo principal y evitando la pérdida de información. A partir de las discusiones y acuerdos alcanzados, el líder de equipo puede dar seguimiento al proyecto para mantenerse actualizado y atento ante la necesidad de nuevas reuniones.
Para liderar una reunión de equipo productiva es fundamental incluir este repaso final en la agenda, ultimar los puntos claves de la misma y dar paso a posibles cuestiones que hayan podido surgir en el encuentro de equipo.
Una reunión puede ser un medio para expresar creatividad y canalizarla, en pro de alcanzar las metas del equipo de trabajo. Involucrar al mismo en la toma de decisiones y celebrar su progreso contribuye a la motivación e incrementa su rendimiento. En este sentido, solicitar a los participantes una breve opinión sobre los aspectos a mejorar en las reuniones de grupo es una buena estrategia para el avance y el crecimiento constante de la empresa.