La mensajería instantánea y el chat en grupo en un entorno profesional

La mensajería instantánea es una excelente manera de comunicarse eficientemente en el trabajo y agilizar fácilmente cada proceso dentro de él, por lo que ha ganado mucha popularidad en el mundo de los negocios. Es más, la mensajería instantánea es ideal para la colaboración dentro de una empresa, ya que puede enviar mensajes en tiempo real en un chat en grupo y, de esta manera, trabajar de manera eficiente y eficaz en un proyecto con tantas personas como necesite. La mensajería instantánea mejora la productividad en el lugar de trabajo y puede proporcionar a una empresa una serie de otros beneficios.

No importa cuán popular sea la mensajería instantánea, todavía hay errores de etiqueta común que conducen al deterioro de la relación con los colegas, malentendidos y una pérdida de tiempo. Preparamos reglas básicas para ser seguidas cuando se trata de mensajería instantánea y chat en grupo en un entorno profesional, eche un vistazo a lo que son.

1. Asegúrese de que su nombre de pantalla y Avatar sean los adecuados para el trabajo

Sus amigos pueden pensar que tiene un nombre normal y un avatar hilarante, pero sus compañeros de trabajo no pueden compartir la misma opinión. Pueden encontrarlo poco profesional u ofensivo y puede incluso formar una imagen completamente incorrecta de usted.

Por lo tanto, asegúrese de que su nombre de pantalla y avatar sean profesionales y adecuados para el entorno de trabajo. ¿Por qué no usar su nombre completo y su foto de CV, por ejemplo? Sin duda funcionará. Puede dejar su nombre de pantalla de superhéroe y su GIF divertido para su otra cuenta de usuario que será sólo para uso personal.

2. Comience cada conversación con un saludo

Si bien el uso de la mensajería instantánea y el chat en grupo en el trabajo puede recordarle que habla con sus amigos, es vital conocer la diferencia y actuar en consecuencia. No inicie una conversación abordando de inmediato el problema sin presentarse primero (si está charlando con alguien por primera vez), ya que puede parecer grosero y completamente poco profesional. Preséntese diciendo, por ejemplo: "Hola / Hola. Soy Carrie Smith del departamento de TI ". Después de saludar a la persona en el otro extremo de la pantalla, usted debe disculparse por la interrupción y preguntar si es un buen momento para hablar de un asunto determinado. Además, incluso si estás charlando con algunos compañeros de trabajo con regularidad, nunca iniciar una conversación sin una adecuada "hola".

3. Sea claro y conciso

La mensajería instantánea se utiliza para mensajes cortos, así que asegúrese de mantenerlos breves - cualquier otra cosa se puede discutir por correo electrónico o por teléfono. Sea siempre claro, específico y conciso y permanezca en el punto, especialmente cuando viene a los chats del grupo, pues hay más gente implicada y usted no debe tomar una conversación entera (a menos que usted sea el jefe, por supuesto, y usted necesita informar a su equipo sobre algún asunto urgente que no puede esperar a que usted cree una reunión). Si algo necesita ser discutido a fondo y requiere un poco más de tiempo, optar por enviar un correo electrónico o preguntar cuándo sería el mejor momento para reunirse y hablar sobre el asunto en cuestión.

4. No utilice - MI - cuando este enojado

Si usted habla con sus compañeros de trabajo mientras usted está enojado o molesto, sus mensajes pueden ser malinterpretados o puede decir algo inapropiado que se arrepentirá instantáneamente. Por eso es crucial detenerse por un momento y refrescarse antes de enviar un mensaje de enojo.

Por lo tanto, no envíe nada que no diga en voz alta y no arriesgará sus relaciones con compañeros de trabajo o no se arriesgará a que sus mensajes sean transmitidos arruinando su imagen. Además, mantenga las mayúsculas desactivadas en todo momento, porque al activarlas dará la impresión de que grita, y no quiere eso en su lugar de trabajo.



5. Sea paciente mientras espera una respuesta

Debe darles tiempo a las personas para responder a sus mensajes, porque es posible que no puedan responder inmediatamente. Todo el mundo, incluido usted, está allí para trabajar, así que, si no hacen todo a último minuto, no pueden responder instantáneamente cada vez. Por lo tanto, sea paciente y espere su respuesta, en lugar de enviar una tonelada de mensajes adicionales con el fin de llamar la atención de alguien - es grosero y molesto, por no mencionar totalmente profesional.

6. Respetar los ajustes de disponibilidad del estado

Si alguien que al desea mandar un mensaje tiene un estado "ocupado" o "ausente", respete eso y espere el momento adecuado para enviar su mensaje. Si no están disponibles, pueden estar en una reunión o en el teléfono, o simplemente manejando algunas otras tareas relacionadas con el trabajo, lo que significa que no debe interrumpirlos. Es bueno respetar su tiempo y no interrumpir su trabajo, porque puede afectar negativamente a su productividad.

7. Siempre ser educado

La cortesía es extremadamente valiosa en todos los lugares de trabajo, así que asegúrese de respetar siempre esta regla. Siempre sea cortés al enviar mensajes uno a uno y de grupo en un ambiente profesional, porque usted demostrará que es un profesional. Usted simplemente no puede ser grosero en el trabajo, por no mencionar que nunca debe juzgar a nadie o acusarlos de no hacer algo bien a través del chat.

8. Asegúrese de que utiliza la gramática adecuada

Cuando estás charlando con tus amigos, no puedes prestar mucha atención a la gramática y a la ortografía, y mucho menos comprobar si hay algún error antes de enviar tus mensajes instantáneos. Sin embargo, en el entorno profesional, el uso de la gramática adecuada es de gran importancia y siempre debe comprobar cada doble mensaje antes de enviarlo a cualquier compañero de trabajo o a su jefe.

Además, no utilice abreviaturas y no hace falta decir que debe mantener los emoticones fuera, después de todo, está hablando con la gente con la que trabaja, no habla o ni manda mensajes de texto a sus amigos.

Estas son las reglas básicas de etiqueta para la mensajería instantánea y el chat de grupo en el entorno profesional que usted debe tomar, en serio, en cuenta. Asegúrese de seguirlos en todo momento, ya que le ayudará a pintar la imagen de un profesional que se centra en el trabajo y quiere hacer las cosas de manera más eficiente


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