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  • ¿Chat público, grupos de trabajo o red social privada? Tendencias de comunicación interna

    Vera Bondarouk 06/09/2018 04:55:18 pm
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    La mala comunicación es punto débil de muchos lugares de trabajo. De hecho, según el informe de David Grossman "Los costes de la mala comunicación", una comunicación inadecuada cuesta a las compañías con 100,000 o más empleados unos 62 millones de dólares por año, mientras que las empresas con 100 o menos empleados pierden un promedio de $ 420,000 por año. Acumulativamente, las barreras de comunicación conducen a $ 26,041 en pérdidas de productividad por empleado. Sin embargo, aunque la comunicación ineficaz afecta a las empresas grandes y pequeñas, muchas siguen dependiendo de Skype, el correo electrónico y otras herramientas que simplemente ya no están a la altura.


    Cada vez hay más comunicación digital y es difícil sobreestimar su importancia o la prevalencia de la comunicación electrónica. Considere que el trabajador de oficina promedio recibe más de 120 correos electrónicos comerciales y envía aproximadamente 40 correos electrónicos por día. A pesar de que el correo electrónico es una herramienta poderosa, puede ser torpe, lento y desorganizado. No es sorprendente que los investigadores de la Universidad de Carleton hayan descubierto que los empleados pasan aproximadamente 17 horas por semana leyendo correos electrónicos de trabajo en la oficina y en casa.

    Mediante el uso de herramientas de comunicación diseñadas específicamente para negocios, las empresas podrán aumentar la productividad y, en última instancia, la rentabilidad. Tres de las herramientas de comunicación empresarial más populares incluyen programas de mensajería instantánea, grupos de trabajo y redes sociales internas. Cada uno ofrece sus propias ventajas y desventajas únicas, según la compañía y la situación.

    Vamos a examinar estas tres herramientas para ver qué ventajas e inconvenientes tienen.

    Los programas de chats grupales son excelentes para equipos pequeños

    Para las empresas más pequeñas, con entre 9 y 12 miembros del personal, el software de un simple chat grupal a menudo es suficiente. Las herramientas de mensajería instantánea permiten capacidades siempre activas y comunicación instantánea. En comparación con el correo electrónico, la mensajería instantánea es más rápida y promueve una mayor colaboración.

    Mientras que el correo electrónico facilita el intercambio de información, la mensajería instantánea fomenta el diálogo en tiempo real. Las plataformas de mensajería instantánea también alientan a las personas a compartir su disponibilidad y estado. Además, en comparación con la comunicación tradicional, mensajería instantánea hace que sea fácil hacer preguntas rápidamente, lo cual es vital para las personas que trabajan de forma interdependiente en los proyectos.

    Sin embargo, los simples programas de chat en grupo pueden ser ineficaces para organizaciones más grandes. Los temas de chats se vuelven demasiado numerosos y desorganizados para que la gente los siga. Las discusiones se vuelven ruidosas / fuera del tema, se oculta información importante y, como resultado, los empleados comienzan a desconectarse. En el peor de los casos, los programas de chat pueden ser perjudiciales, lo que en realidad ralentiza la comunicación.

    Afortunadamente, puede organizar la comunicación interna mediante el uso de grupos de trabajo o mediante la configuración de una red interna de redes sociales. Examinemos los dos.

    Configuración de grupos de trabajo para coordinar equipos y proyectos

    Los grupos de trabajo unen a los usuarios especificados en comunidades virtuales basadas en equipos, proyectos u otros criterios. A menudo resultan más convenientes para empresas medianas o empresas más grandes que se componen de equipos muy unidos o centrados en proyectos específicos. Los equipos pequeños que aspiran a ser altamente organizados también pueden beneficiarse.

    Se ha descubierto que las plataformas de chat grupales solidifican las relaciones de trabajo formales, lo que permite a los gerentes mantener a los empleados concentrados en sus tareas, saber quién está trabajando y crear una distancia sana entre los gerentes y los empleados. Los grupos de trabajo mejoran al respecto, lo que permite una organización y control más granulares.

    Consideremos un ejemplo. Digamos que una agencia de publicidad tiene varios equipos trabajando en diferentes tareas. Un equipo realiza desarrollo web, otro equipo se ocupa del contenido entrante, otro hace anuncios y videos, etc. Cada equipo deberá coordinarse internamente para completar los proyectos.

    En un momento dado, varios equipos también podrían estar trabajando juntos en el mismo proyecto, por ejemplo, creando una campaña publicitaria para un cliente. Organizar la comunicación a nivel del equipo y del proyecto puede ser difícil con un simple programa de chat. Sin embargo, la creación de grupos de trabajo para equipos específicos (es decir, desarrollo web) y proyectos específicos permitiría una comunicación efectiva en ambos niveles.

    Aún así, aunque los grupos de trabajo sobresalen en estas situaciones, pueden fallar en otros lugares. Por ejemplo, los grupos de trabajo pueden ser no lo suficientemente flexibles o dinámicos para algunas empresas donde la comunicación esporádica y espontánea es normal y habitual.

    A veces se necesita una red social interna

    Los grupos de trabajo funcionan mejor con equipos muy unidos o proyectos enfocados. Sin embargo, muchas empresas operan en entornos más dinámicos y fluidos. Digamos que Fernando del equipo de ventas necesita comunicarse con Laura de marketing en este momento, y luego tiene que ponerse en contacto con Raquel de contabilidad. Mientras tanto, Laura y Fernando tienen cada uno numerosas personas con las que necesitan comunicarse. Mañana, será un conjunto completamente nuevo de personas.

    En el pasado, el correo electrónico era probablemente la herramienta más común para dicha comunicación aleatoria. Sin embargo, las bandejas de entrada se pueden llenar, los sistemas de correo electrónico pueden ser torpes y, como resultado, el correo electrónico suele consumir mucho tiempo. De hecho, McKinsey descubrió que los empleados pierden hasta el 20% de su semana laboral buscando información interna y rastreando a los empleados por correo electrónico.

    Sin embargo, una red interna de redes sociales permite una comunicación rápida, flexible y específica organizada por contactos y otros criterios. De hecho, McKinsey descubrió que al usar las redes sociales internamente, las empresas pueden reducir el tiempo dedicado a la búsqueda de información interna hasta en un 35%. Como resultado, los empleados pueden concentrarse en su trabajo, en vez de administrar su bandeja de entrada.

    Enfóquese en las necesidades de su organización al seleccionar herramientas de comunicación

    Organizar sus comunicaciones internas es imprescindible. Los mercados son cada vez más competitivos y las empresas que no se quedan por delante corren el riesgo de quedarse atrás. Recuerde que las empresas ya están perdiendo cientos de miles de dólares, o incluso millones, debido a la mala comunicación. Al mejorar las comunicaciones, las compañías pueden aumentar su productividad y, por lo tanto, la competitividad del mercado.

    No hay un enfoque correcto para organizar las comunicaciones internas. Sin embargo, existe una solución única para todos: Bitrix24. En lugar de limitarnos a unas pocas herramientas, ofrecemos una cartera completa. Con Bitrix24, puede mantener el chat y el correo electrónico instantáneos, o puede crear grupos de trabajo o incluso una red interna de redes sociales. Bitrix24 ofrece también una gran cantidad de otras herramientas, como gestión de documentos y un calendario potente.

    No estamos aquí para limitar sus decisiones, sino para aumentarlas. Cada compañía tiene sus propias necesidades únicas. Es por eso que facultamos a las empresas a elaborar su propia estrategia de comunicación interna con tantas herramientas como sea posible.

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