Solución de flujo de trabajo

Puede que estés buscando un software de flujo de trabajo gratuito. Sin embargo, es importante valorar las funcionalidades de cada solución y las necesidades de tu empresa. La aplicación de Bitrix24 promueve una gestión responsable de tareas y tiempos y automatiza procesos reiterativos.

El uso de una solución de flujo de trabajo resulta de gran importancia para monitorear los avances de los proyectos y de cualquier proceso que se lleve a cabo dentro de una empresa. Este control permite el cumplimiento de las fechas de entrega, a la vez que impacta directamente en la productividad al favorecer la automatización de tareas reiterativas.

En el mercado, existe una gran variedad de herramientas de software para crear flujos de trabajo. Algunas de ellas ofrecen apoyo específico para ciertas áreas de la compañía, como marketing y ventas, mientras que Bitrix24 ofrece una solución integral para el flujo de trabajo empresarial.


¿Qué es un software de flujo de trabajo?

Un software de gestión de flujo de trabajo es una herramienta que integra la tecnología a las funciones cotidianas de tus empleados para, así, organizar las tareas dentro de un esquema de los procesos comerciales. Esta estructura facilita y simplifica la labor diaria de los trabajadores, a la vez que contribuye a automatizar tareas y a controlar la performance general y particular.

Una solución de flujo de trabajo como Bitrix24 contribuye a la normalización del workflow de la empresa; esto es a la estructuración de las tareas a llevar a cabo, la medición de la efectividad al realizarlas, el adecuado uso de recursos, la minimización del tiempo empleado en tareas reiterativas y, por supuesto, un exhaustivo control de cada uno de los procedimientos.


Escoger el mejor software de gestión de flujos de trabajo para equipos

El proceso de flujo de trabajo de una empresa está compuesto por miles de pequeñas tareas que, a su vez, se conforman de variadas subtareas. Corroborar el correcto funcionamiento de todo el engranaje organizacional es una tarea imposible de llevar a cabo de forma manual. Para ello, nada mejor que optar por un software de gestión de flujo de trabajo integral que brinde las herramientas necesarias para tal fin.

Bitrix24 es un software de flujo de trabajo que facilita la determinación de responsabilidades de tareas y subtareas de manera tal que todos los miembros de un equipo tengan la posibilidad de consultar al respecto. Asimismo, es posible automatizar determinadas tareas y establecer prioridades entre las mismas, entre muchas otras funcionalidades que puedes encontrar a continuación.

* Tenga en cuenta que la información puede haber cambiado desde la publicación. Para ver precios y características actuales, visite la página de precios de Bitrix24.

Asignación de tareas

Una de las principales ventajas de una solución de flujo de trabajo es la creación de tareas y subtareas, y la posterior asignación de las mismas para evitar malentendidos que afecten, en última instancia, al desempeño de la empresa.

Bitrix24 permite la asignación de responsabilidades, tiempos y recursos de manera sencilla e, incluso, utilizando sistemas totalmente visuales como el tablero Kanban y el diagrama de Gantt. Por otra parte, el administrador puede corroborar el estado de todos los flujos de trabajo y el desempeño individual de cada empleado.

Gestión del tiempo

El éxito de una empresa está irremediablemente unido al cumplimiento de sus compromisos y obligaciones; entre ellas, al respeto a las fechas de entrega acordadas con los clientes. Para ello, es imprescindible que cada miembro del equipo de trabajo gestione de manera adecuada sus tiempos laborales.

A este fin, la utilización de calendarios tanto personales como grupales contribuye a una buena organización, una mejor planificación y una marcada disminución de los olvidos que podrían repercutir en el incumplimiento de un deadline. Bitrix24 permite la creación de calendarios individuales y, también, grupales y totalmente sincronizados para mejorar la gestión del tiempo. Asimismo, posibilita el establecimiento de eventos y reuniones fácilmente.

Workflow de recursos humanos

El departamento de recursos humanos está a cargo de cientos de pequeñas tareas que en conjunto conforman la estructura de la empresa, al encargarse de la contratación de nuevos talentos, la satisfacción de los empleados, las capacitaciones, la gestión de vacaciones y bajas por enfermedad o maternidad/paternidad, y la evaluación de desempeño, entre muchas otras tareas.

Sin lugar a dudas, el proceso de flujo de trabajo de RR. HH. resulta abrumador; por este motivo, una plataforma de la talla de Bitrix24 puede contribuir notablemente a la gestión integral del mismo. Particularmente, esta app permite la configuración de actividades recurrentes, a la vez que simplifica las solicitudes de permisos y el control del rendimiento individual y grupal a través de la recabación continua de información.

Manejo del CRM

El éxito de cualquier compañía no solo depende de la gestión de los procesos internos sino, también, de todas las interacciones con clientes actuales y potenciales. Para ello, lo ideal es contar con un software de flujo de trabajo que centralice todas las informaciones sobre cada lead, prospecto y cliente, facilitando así el proceso de ventas y, también, de marketing.

Una correcta organización de estos datos mejora el nivel de respuesta de los comerciales a cada una de las personas que contactan con la empresa por algún motivo, repercutiendo positivamente en la imagen empresarial. Asimismo, un CRM centralizado con posibilidad de automatización, es decir de respuesta estandarizada, pero, a la vez, personalizada, disminuye los tiempos de espera y genera un mejor tratamiento de las consultas.

Herramientas cooperativas

La comunicación bidireccional es uno de los grandes pilares de la cooperación departamental e interdepartamental dentro de la empresa. Las herramientas que benefician la cooperación son ciertamente beneficiosas para fomentar un fluido intercambio de datos.

Una solución de flujo de trabajo de calidad cuenta con chats individuales y grupales, sistema de correo electrónico, llamadas y videollamadas online para favorecer la bidireccionalidad de la información. En el caso de Bitrix24, a todas estas herramientas se suma, también, la posibilidad de realizar videoconferencias con hasta 24 participantes durante tiempo ilimitado.

Automatización de e-mails

Una de las tareas repetitivas de las áreas de marketing y ventas es el envío de newsletters, promociones y propuestas comerciales. Con Bitrix24, estas tareas no resultan una labor tediosa, ya que es posible establecer reglas y triggers para el envío automatizado de e-mails.

Contar con una solución de flujo de trabajo integral que centraliza los datos en el CRM puede ser lo que necesitas para disminuir la carga laboral de tus empleados en tareas que consumen mucho tiempo, pero brindan poco rédito, para permitirles que se ocupen de otras más redituables.

Gestión de documentos

La elaboración de documentos empresariales desde cero es otro de esos procesos netamente consumidores de tiempo, además de propiciar la aparición de errores de tipeo, redacción y concepto. La mejor manera de minimizar estas problemáticas es utilizar una solución de flujo de trabajo que cuente con gestión de documentos.

Al emplear la solución de flujo de trabajo de Bitrix24 podrás generar facturas, contratos, recibos, propuestas comerciales, y muchos otros documentos en unos simples clics. La plataforma ofrece una enorme variedad de modelos de documentos totalmente personalizables, además de permitir la creación íntegra de documentos y su almacenamiento como plantillas.

Software de flujo de trabajo en la nube

Cada vez son más las empresas que se decantan por el teletrabajo en función de las amplias ventajas que ofrece tanto a la compañía como a los empleados, ya sea en relación con una reducción de los gastos fijos como con relación a una mejor conciliación laboral y familiar.

A fin de que todos los empleados puedan acceder de forma rápida y sin complicaciones a cualquier dato necesario para desarrollar su función, optar por un software de lujo de trabajo en la nube resulta una verdadera oportunidad. Bitrix24 permite escoger entre su versión en premisa, es decir, alojada en el servidor empresarial, o su versión en la nube para que tus empleados puedan entrar a los datos de la compañía desde cualquier dispositivo, incluso móviles y tabletas.

Bitrix24, la solución de flujo de trabajo más completa

Puede que estés buscando un software de flujo de trabajo gratuito. Sin embargo, es importante valorar las funcionalidades de cada solución y las necesidades de tu empresa.

La aplicación de Bitrix24 promueve una gestión responsable de tareas y tiempos, automatiza procesos reiterativos, facilita la comunicación bidireccional, centraliza los datos, permite el control del desempeño y, por lo tanto, contribuye al ajuste de los procesos en relación con los KPI para incrementar la productividad.

Se trata de una verdadera plataforma que ofrece soluciones de 360º para que centralices toda la información para el correcto funcionamiento de tu empresa en un único lugar.

Si aún no tienes una cuenta en Bitrix24, prueba la plataforma haciendo clic aquí.

El Helpdesk de Bitrix24 CRM está disponible aquí. Si está interesado en comprar ediciones auto hospedadas de Bitrix24, que vienen con API, CMS y código fuente, se pueden personalizar e integrar fácilmente con otras herramientas, descargue una versión de prueba aquí.

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