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10 consejos sobre la gestión de inventario para propietarios de tiendas online

10 consejos sobre la gestión de inventario para propietarios de tiendas online
Equipo de Bitrix24
31 de Octubre de 2022
Última actualización: 28 de Octubre de 2022

CONTENIDO

Consejos para la gestión de inventario de tiendas virtuales

  1. Estudia la demanda

  2. Proyecta la demanda a futuro

  3. Establece valores mínimos de stock

  4. Toma ventaja del análisis ABC

  5. Integra la tecnología en el control de inventario

  6. Garantiza la aplicación de PEPS

  7. Audita el inventario de forma regular

  8. Afianza relaciones con tus proveedores

  9. Gestiona tu propio inventario, si es posible
  10. Crea un plan de contingencia




Controlar la cantidad de productos en stock implementando una eficiente gestión de inventario puede marcar la diferencia entre un negocio rentable y uno con grandes pérdidas. Sin importar la popularidad o calidad del producto en venta, desconocer su demanda y fluctuaciones puede llevar a cualquier empresa al fracaso. La gestión de inventario cobra más valor cuando se trata de tiendas en línea, principalmente porque la visibilización de lo que ingresa y lo que sale del almacén puede ser más limitada. Sin embargo, existen estrategias básicas que contribuyen en la creación de flujos de trabajo que garanticen rentabilidad. En este artículo hemos recopilado algunos consejos para la gestión de inventario que seguro te ayudarán a controlar mejor el stock de tu tienda online e incrementar la agilidad en los procesos relacionados.

FAQ


¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario se refiere a la administración de todos los procesos asociados al seguimiento de los productos que comercia una empresa. Abarca todas las etapas, desde la adquisición del producto, su traslado, almacenamiento, venta y entrega al consumidor final.

¿Cuáles son los 4 tipos de gestión de inventario?

Los 4 tipos de gestión de inventario son: · Según momento: Inventario inicial y final · Según logística: Inventario de anticipación o previsión, en lote y en consignación · Según la periodicidad: Inventario anual, periódico, cíclico y permanente · Según la forma: Inventario de materias primas, suministros de fábrica, en proceso de fabricación y de mercancías.

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de inventario?

El objetivo principal de gestionar inventario es controlar el flujo de productos para garantizar su disponibilidad acorde a la demanda. Llevar un registro detallado de las ventas y analizar sus cambios en el tiempo asegura a la empresa la posibilidad de adaptarse al mercado. Es una forma de visualizar las necesidades del público, aumentando las posibilidades de crecimiento del negocio en el corto o mediano plazo.

¿Cuáles son las 3 principales técnicas de gestión de inventario?

Las 3 principales técnicas de gestión de inventario son: · Método 80/20 o ABC: Evalúa los productos según su costo, cantidad en inventario y frecuencia de ventas · Método PEPS (FIFO, por sus siglas en inglés): Identifica los primeros artículos en entrar de forma que sean los primeros en salir. · Conteo cíclico: Refiere a realizar reconteos periódicos parciales. Sirve como mecanismo de auditoría.

¿Cuáles son los consejos de gestión de inventario más importantes?

Los consejos de gestión de inventario más importantes y fundamentales son: analizar la demanda, utilizar el ABC y PEPS, auditar y automatizar procesos. Analizar la demanda proporciona la información necesaria para establecer el stock mínimo, mientras que las técnicas de gestión definen un flujo de trabajo adecuado. Auditar garantiza que todo ocurre según lo planeado y automatizar evita errores y da paso al crecimiento rentable.


Consejos para la gestión de inventario de tiendas virtuales

La gestión de inventario de comercio electrónico presenta muchos desafíos asociados, en especial, a la poca visibilidad que se puede tener en la coordinación a distancia. Un análisis incompleto o inexistente de la demanda puede llevar a pérdidas considerables por la compra de productos en cantidades muy superiores a lo que solicita el mercado. Asimismo, establecer niveles de stock mínimos inadecuados afecta directamente la disponibilidad, generando retrasos en la entrega. La gestión de inventario eficaz predice el comportamiento a futuro y garantiza un servicio de calidad. Conocer las técnicas, estrategias y herramientas básicas para gestionar inventario, permite a una empresa proyectarse a futuro, con la certeza de mantener o incrementar sus niveles de rentabilidad. A continuación, resumimos 10 consejos de gestión de inventario para propietarios de tiendas en línea. No pierdas detalle.

1. Estudia la demanda

Analizar tendencias y comportamientos de venta antes de seleccionar el producto a comerciar permite elegir con mayor criterio. A partir de un gráfico de tendencias se determina que tan requerido es el producto, si se trata de un producto estacional y si la demanda se sostiene en el tiempo. Con estos datos y conociendo el posible nivel de ventas, se define qué cantidad de producto y en qué época del año comprar. Este es el caso, por ejemplo, de las prendas de vestir, donde el stock de productos debe cambiar de forma dinámica en función de las estaciones. Además de razones climáticas, las tendencias pueden variar por una gran variedad de aspectos. Temporadas de descanso, inicio de clases y moda, son sólo algunas de las más comunes. Es por ello que, el análisis del mercado es una actividad que debe realizarse de forma recurrente.

2. Proyecta la demanda a futuro

A medida que la empresa comienza a operar en el mercado, la gestión de inventario de comercio electrónico puede ser más simple y eficaz. Esto, en parte, se debe a que los procesos han sido ajustados en base a la experiencia. Pero también se debe a que la tienda cuenta con un registro propio que le permite definir su stock con mayor precisión. Estos datos, sumados a las tendencias generales, dan la posibilidad de adelantarse y proyectar ventas. Establecer cantidades y productos a comprar para la próxima temporada conociendo lo que puede tener mejor rotación es mucho más sencillo. Asimismo, comprar con antelación aumenta la posibilidad de obtener mejores precios de los proveedores. Aunque seleccionar productos de moda es para muchos considerado como una apuesta segura, puede ser más difícil predecir el cambio de tendencia, corriendo el riesgo de quedarse con productos almacenados que no tengan salida.

3. Establece valores mínimos de stock

Tomar tiempo para definir los valores mínimos de stock de cada producto es unos de los consejos de gestión de inventario básicos para asegurar la eficiencia de una tienda online. Un prospecto decidido a concretar una compra puede desanimarse al no encontrar el producto disponible y simplemente recurrir a otro comercio electrónico, e incluso tienda física. Los registros de inventario son el punto de partida ideal para establecer mínimos en base al nivel de rotación. Si un producto tiene un alto nivel de ventas, el stock más bajo debe ser superior a otro artículo no tan requerido por el público. Al establecer los valores más bajos de inventario, también es necesario considerar el tiempo de reposición del producto. Por ejemplo, un ítem importado puede requerir un período de reposición mayor. Esto debe considerarse junto a la velocidad de rotación al configurar las alertas de stock mínimo.

4. Toma ventaja del análisis ABC

El análisis ABC, también conocido como 80/20, es un mecanismo que ayuda a definir el nivel de prioridad de cada producto. Esto se logra contrastando el volumen de ventas anual con el porcentaje del producto en inventario. De esta forma, los artículos se clasifican en tres categorías: · A: Productos de alto costo con baja rotación. Responsables de 80% del ingreso de ventas. · B: Productos de valor medio con rotación media. · C: Producto de bajo costo y alta rotación. Esta técnica se basa en el Principio de Pareto, del cual se establece que el 80% de las ventas están asociadas al 20% del stock. Son precisamente esos productos a los que se debe prestar mayor atención. De lo anterior, se entiende la razón para definir el ABC como uno de los consejos de gestión de inventario más importantes.

5. Integra la tecnología en el control de inventario

La gestión de inventario manual limita las posibilidades de crear un modelo de negocio escalable. Son muchos los aspectos que se deben monitorear y, si bien puede funcionar a un negocio muy pequeño, además de tomar tiempo conlleva errores. Esto puede traducirse en pérdidas para la empresa y restringe sus posibilidades de proyección a futuro. Uno de los consejos de gestión de inventario, en este sentido, es la automatización de procesos. Lo ideal es utilizar herramientas que simplifiquen la administración del stock y se integren al flujo de trabajo de la empresa, sin generar mayores perturbaciones. El mejor software de control de inventario de comercio electrónico será el que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Lo principal es que cuente con herramientas de alerta temprana que indiquen cuándo y cuánto comprar. Plataformas como Bitrix24, por ejemplo, facilitan el control de existencias, manejan múltiples almacenes de forma simultánea y pueden integrarse al CRM.


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6. Garantiza la aplicación de PEPS

PEPS, o FIFO por sus siglas en inglés, es uno de los métodos de gestión de inventario más comunes y recomendados. Define la metodología “Primero Entra, Primero Sale”, como una forma de administración en la que el primer producto comprado debe ser el primero vendido. Es de especial interés cuando se trata del manejo de productos con fecha de caducidad. Aunque aplica a todo tipo de comercios en línea. El objetivo es garantizar la venta a tiempo, evitando el almacenaje de artículos que puedan quedar obsoletos y resulten en pérdidas de dinero y espacio. Claro que, la condición fundamental es contar con un almacenaje organizado. Basados en este principio, el flujo de productos debe ser tal que lo más antiguo esté al frente y sea de fácil acceso, y las nuevas adquisiciones se ubiquen en el fondo del almacén.

7. Audita el inventario de forma regular

Aunque el inventario sea controlado por un software especializado, se debe tener presente que su administración es muy dinámica. Por esta razón, dentro de esta lista de consejos de gestión de inventario se encuentran las auditorías. Se trata de realizar un conteo con cierta frecuencia y compararlo con el stock registrado en el sistema. Una de las formas más habituales de llevar a cabo este proceso es realizar un conteo parcial que involucre a uno o unos pocos productos y contrastarlo con el registro. También se puede establecer un sistema de conteo cíclico, en el que se coordina una auditoría parcial con cierta frecuencia, hasta completar el inventario total. No obstante, gran cantidad de empresas prefieren tomar un descanso anual para realizar el conteo completo de cada producto. Cualquiera sea la forma elegida, la auditoría siempre debe existir para garantizar un inventario que se ajuste a la realidad.

8. Afianza relaciones con tus proveedores

La interacción fluida con los proveedores es la base de una gestión de inventario eficiente. Una relación sólida y basada en la confianza abre la puerta a una negociación de excepciones para pedidos pequeños, mejores precios, entre otros beneficios. Este aspecto dista de sólo ser amigable, se trata de cumplir con tiempos, pagos, entregas y compromisos en general. Conocer los tiempos de respuesta de cada proveedor y tener la seguridad de que se cumplen en cada ocasión, asegura el reabastecimiento de productos en función de la rotación. En casos particulares, después de un tiempo el proveedor tiende a familiarizarse con los niveles de rotación de producto de tu empresa, estableciendo una rutina de reaprovisionamiento. Una buena relación con los distribuidores disminuye preocupaciones y, en casos puntuales, permite tomar el riesgo de no manejar stock mínimo, pese a que no es lo más recomendable.

9. Gestiona tu propio inventario, si es posible

Aunque puede ser mucho trabajo, gestionar el inventario para tu tienda online representa algunas ventajas. La principal es que el riesgo económico recae en tu empresa y, por lo tanto, el personal será capacitado especialmente para el manejo y almacenamiento de estos productos específicos. En base a las posibilidades de tu compañía, se pueden implementar soluciones particulares para ahorrar espacio y dinero. No obstante, externalizar la administración del stock puede suponer uno de los consejos de gestión de inventario más valiosos cuando se trata de grandes empresas. Esto se debe a la gran cantidad de tiempo que requiere y el impacto que puede tener en la rentabilidad. En particular, en el caso de empresas que manejan alta rotación y gran número de productos suele ser lo más recomendable.

10. Crea un plan de contingencia

Una excelente preparación debe considerar planes de contingencia. Las situaciones inesperadas siempre van a aparecer y saber cómo afrontarlas hace la diferencia y permite salir airoso. Es por ello que, al discutir estrategias es necesario poner sobre la mesa todo lo que podría salir mal. Eso sí, siempre con la condición de plantear alternativas de solución.

En tal sentido, uno de los consejos de gestión de inventario, establece la creación de planes de acción en situaciones adversas. ¿Qué hacer si un producto sube su frecuencia de ventas más allá de lo previsto?O si, por ejemplo, falta espacio de almacenaje. Un producto no se vendió según lo planeado y ocupa espacio en el almacén, ¿cómo solventarlo?

Las situaciones pueden ser muy variadas y no hay respuestas únicas. Evaluar cada circunstancia y plantear un paso a paso de posibles soluciones es la única forma de tener opciones para superar los obstáculos con el menor daño posible.
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