Automatización de documentos

Bitrix24 ofrece una verdadera automatización de documentos. Com Bitrix24 puedes olvidarte de los recibos perdidos y los datos que ya no se pueden comprobar: podrás centralizar la información en un único lugar, accesible desde cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo.

El crecimiento de una empresa no solo implica la necesidad de una mayor inversión en tecnología y fuerza laboral, entre otras variables, sino también un aumento exponencial de la cantidad de documentos que deben redactarse, firmarse y archivarse. Por este motivo, la automatización de documentos se presenta como una opción vital para mantener la organización y la seguridad de la información.

Frente a un notable incremento de la documentación manejada por la compañía, no es extraño que se produzcan inconvenientes y errores que pueden repercutir en la salud empresarial. ¿Te estás preguntando qué significa la automatización de documentos?


¿Qué es automatización en gestión documental?

La automatización de documentos implica la creación, enrutamiento, gestión, aprobación y almacenamiento seguro de todas las informaciones que, por diferentes motivos, resultan esenciales para una empresa. Es decir que, por un lado, se mejora la efectividad de la gestión de archivos y, por otro, se apunta a la automatización de procesos documentales.

Entonces, ¿qué es la gestión documental y qué es la automatización de procesos? La gestión de los documentos engloba todas aquellas técnicas y procedimientos que la empresa lleva a cabo día tras día para administrar los documentos recibidos y creados por ella misma; mientras que la automatización de procesos consiste en facilitar estos procedimientos a la organización a través del uso de plataformas que permitan una transición de los documentos manuales a los documentos generados y almacenamos por las tecnologías de la información.


El mejor software de gestión documental del mercado

La automatización de documentos no solo contribuye a disminuir el tiempo que los empleados dedican a la redacción, revisión, corrección, aprobación y archivo de documentos, sino que contribuye esencialmente a un descenso de la cantidad de errores producidos por la gestión documental manual.

De esta manera, podría inferirse que el uso cotidiano de herramientas de automatización documental simplifica la tarea de los trabajadores y, por lo tanto, genera una reducción de costos y un consecuente aumento de la productividad, a la vez que protege a la empresa de errores operativos. Sin lugar a dudas, Bitrix24 se presenta como la mejor opción del mercado, ya que se trata de una plataforma completa que ofrece multitud de funcionalidades para la gestión integral de una empresa, entre ellas, la gestión y automatización de documentos referentes a la misma.

* Tenga en cuenta que la información puede haber cambiado desde la publicación. Para ver precios y características actuales, visite la página de precios de Bitrix24.

Permisos de acceso a la información

No todos los miembros de una empresa cuentan con los mismos niveles de seguridad y, por lo tanto, el acceso a la información debería poder restringirse a fin de que las personas equivocadas no visualizasen documentos fuera de sus responsabilidades.

Las herramientas de automatización documental de Bitrix24 permiten la designación de permisos de acceso y favorecen el uso de archivos compartidos con total seguridad a través de contraseñas (incluso por tiempo limitado) y de derechos de acceso heredados; es decir, que quien no tiene derechos no puede compartir el archivo ni tampoco descargarlo.

Edición online y offline

En algunas ocasiones, se hace imprescindible modificar documentos almacenados, ya sea debido a la necesidad de ingresar cambios o de generar una copia y trabajar sobre la misma. Bitrix24 brinda la oportunidad de editar archivos de forma online y offline, tanto de forma colaborativa como individual.

Además, la plataforma incluye la funcionalidad de revertir cambios e, incluso, de restaurar versiones anteriores de un determinado documento. En otro orden de ideas, es posible generar documentos con aprobación de flujo de trabajo y, también, bloquear la posibilidad de cambios.

Creación de documentos sobre la base de plantillas

Una de las mejores maneras de reducir los tiempos de creación y procesamiento de documentos, y también los posibles errores de tipeo o concepto, es recurrir al uso de plantillas. Bitrix24 cuenta con un interesante creador de documentos con plantillas predeterminadas que, por supuesto, pueden modificarse según las necesidades de la empresa; asimismo, es posible crear plantillas totalmente personalizadas desde cero.

Al utilizarlo, se pueden elaborar facturas, pedidos, albaranes y un sinfín de documentos sobre la base de plantillas. Por supuesto, la plataforma facilita la creación y guardado de plantillas propias tanto en el editor como con procesadores de texto compatibles como Word o Google Docs, entre otros. De esta forma, los documentos se automatizan, contribuyendo a una mayor eficacia al reducir los tiempos necesarios para su gestión, ya que los mismos no deben ser elaborados desde el principio cada vez.

Creación de campos personalizados

Todas las empresas son diferentes y, como tales, tienen necesidades que difieren entre sí. Las plataformas de automatización de documentos deben, entonces, contribuir a un aumento de la eficacia a través del uso de plantillas, pero, a su vez, facilitar la personalización y la creación de campos totalmente personalizados en estos documentos.

Las plantillas de Bitrix24 pueden albergar toda clase de campos personalizados que incluyen desde un mapa de Google para indicar al mensajero el lugar exacto de la entrega hasta una configuración de la moneda por cliente, pasando también por la incorporación de firmas digitales y logotipos, entre muchas otras opciones.

Numeración automática de documentos

Una de las principales ventajas de la automatización de procesos documentales es la contribución al orden. Las nuevas tecnologías organizan los datos de manera tal que no se pierda ni se traspapele información, como sucedía en un pasado, además de facilitar que los mismos sean accesibles rápida y fácilmente.

Bitrix24, por ejemplo, enumera los documentos de forma automática. Así, otorga a cada archivo un número único que sirve de distintivo y permite su ubicación inmediata. Estos números pueden ser de carácter oficial, siguiendo normas de numeración específicas, o pueden ser configurados libremente según los deseos de la empresa.

Trabajo conjunto con el CRM

Bitrix24 es mucho más que un programa de automatización de documentos: es una verdadera plataforma de gestión empresarial que imprime su magia brindando apoyo a las áreas de marketing, ventas, servicio al cliente a través de herramientas funcionales que buscan la automatización y la excelencia.

Particularmente, la integración total de cada una de sus herramientas con el CRM incorporado permite la importación de los campos necesarios desde el CRM hacia los documentos para generar archivos en cuestión de segundos. Asimismo, estos documentos pueden enviarse por correo electrónico, chat o SMS e, incluso, almacenarse de manera numerada.

Almacenamiento en la nube

El auge del trabajo remoto ha puesto de manifiesto la importancia de que los documentos organizacionales sean accesibles para todos los miembros de la empresa sin importar el lugar en el que se encuentren. Por eso, la oferta de Bitrix24 resulta tan atractiva.

Esta plataforma permite el almacenamiento de documentos en la nube para los usuarios de la misma. De esta manera, todos los trabajadores pueden encontrar la información que necesitan al momento, sin necesidad de estar físicamente en la oficina. Además, la plataforma ofrece sincronización al instante con los distintos dispositivos.

Integración con aplicaciones de almacenamiento

Algunas empresas han comenzado hace años a migrar los documentos físicos a archivos informatizados a través del uso de diferentes aplicaciones en la nube. Al plantearse la posibilidad de optar por un software de gestión documental, una de las mayores dudas es qué pasará con los documentos ya informatizados.

Con Bitrix24 no es necesario volver a cargar todos los documentos ni eliminar el trabajo realizado hasta el momento, ya que este programa se integra totalmente con Dropbox, Google Drive y OneDrive para que se pueda acceder a los archivos almacenados allí sin ningún inconveniente.

 

Compatibilidad con dispositivos móviles

Cada vez son más los ejecutivos y trabajadores de diferentes áreas que utilizan su teléfono móvil o su tableta para comunicarse con los clientes, enviar correos electrónicos y, por supuesto, realizar diferentes tareas con los archivos de la empresa.

Bitrix24 es una plataforma diseñada para integrarse de forma total con los dispositivos móviles, ya sean Android o iOS a través de la aplicación móvil gratuita. Por lo tanto, todos los empleados podrán acceder, modificar y almacenar documentos desde su smartphone o tablet sin problemas. ¡La colaboración online nunca fue tan sencilla!

Seguridad de la información

Llevar a cabo la automatización de documentos es un proceso que trae aparejadas grandes ventajas para la empresa. No obstante, el almacenamiento en línea de informaciones sensibles para la compañía puede generar reticencias relacionadas con una preocupación por los niveles de seguridad de dichos datos. Por este motivo, es esencial contar con un software que asegure los mayores niveles de protección de datos.

Bitrix24 cuenta con centros de datos en Estados Unidos y en la Unión Europea (Irlanda) certificados y con los mayores niveles de seguridad de grado empresarial en tratamiento de datos. Asimismo, Bitrix24 incluye copias diarias de la información.

Prueba Bitrix24 y descubre todas las ventajas de la verdadera automatización de documentos. Olvídate de los recibos perdidos y los datos que ya no se pueden comprobar: centraliza la información en un único lugar, accesible desde cualquier parte del mundo y desde cualquier dispositivo. Da un paso hacia el futuro.

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