Software de gestión de equipos virtuales

Bitrix24 ayuda a lograr una gestión de equipos eficaces. Facilita la asignación de roles y tareas, la determinación de deadlines, la transparencia del uso de recursos e, incluso, favorece el contacto y la comunicación diaria entre los miembros de un equipo.

En los últimos tiempos, se ha experimentado un claro auge del trabajo remoto, una experiencia que, lejos de extinguirse, se presenta como una tendencia a largo plazo debido a las facilidades que ofrece tanto para el trabajador como para la empresa. Esto ha implicado la creación de grupos de trabajo a distancia cuyo éxito radica, principalmente, en tres pilares básicos: el compromiso personal, un liderazgo adecuado y la implementación de un eficiente software de gestión de equipos virtuales.

Aquellas empresas que tomen en cuenta estas necesidades con seriedad y compromiso obtendrán una clara ventaja por sobre aquellas que duden de la importancia de adaptarse a los cambios. Quienes se inicien en una gestión de equipos eficaz que permita la estructuración de las horas laborales en relación a las metas estipuladas y fomenten la comunicación dentro de cada grupo contribuirán a la cohesión organizacional, a un mejor aprovechamiento de los recursos y, por tanto, a la consecución de los objetivos empresariales.

Por qué es importante la gestión de equipos virtuales

La gestión de equipos de trabajo virtuales es esencial para que las tareas sean realizadas en tiempo y forma eficientemente; es decir, para responder a las fechas límites y brindar a los clientes el servicio que desean. Debe tomarse en consideración que la mayoría de las reuniones y tareas (si no todas) se llevan a cabo de forma no presencial, por lo tanto, las acciones de coordinación del equipo cobran aún mayor importancia. Los roles de cada miembro, así como sus funciones, deben estar bien delimitados, al igual que los recursos asignados a cada proyecto y los plazos de entrega.

La creación de una estructura transparente es fundamental para evitar el derroche de los recursos como, por ejemplo, las horas de trabajo, y también para alcanzar el grado de compromiso necesario por parte de los trabajadores para llevar a cabo proyectos sin retrasos ni errores que repercutan en el presupuesto y los beneficios. Sin lugar a dudas, un software de gestión de equipos virtuales aumenta la claridad de la distribución de tareas y permite determinar responsabilidades de manera ágil y dinámica.

Gestión de equipos virtuales: ventajas y desventajas

Una gestión de equipos de trabajo virtuales bien ejecutada puede brindar un sinnúmero de ventajas para la organización. Por supuesto, beneficiarse de dichas oportunidades depende de los tres pilares básicos mencionados con anterioridad: el compromiso personal, un liderazgo óptimo y la implementación de un software de gestión de equipos virtuales adecuado.

Ventajas en la gestión de equipos virtuales

Entre las principales ventajas de la gestión de equipos virtuales destaca el ahorro de recursos, como son las horas de trabajo, los costos de traslado hasta la oficina o el lugar físico donde se llevan a cabo las reuniones, el tiempo de desplazamiento, entre otras variables. El hecho de que cada miembro trabaje desde la comodidad de su hogar, o cualquier otro lugar, impacta de manera importante en los costos fijos de la organización. De este modo, deja de ser necesario disponer de una oficina de enormes dimensiones y cubrir, entre otros, gastos de mantenimiento de la misma. Por otra parte, se abre la posibilidad de contratar los mejores talentos en cualquier parte del mundo.

Además, el trabajo remoto flexibiliza el mundo laboral al permitir que cada persona gestione sus propios horarios: deja de ser relevante la cantidad de horas trabajadas en detrimento de los objetivos alcanzados. Sin dudas, esta puede ser una oportunidad para la empresa, ya que no se evalúa el cumplimento de un horario estipulado sino si un trabajador responde o no a los requerimientos de la compañía. Cabe mencionar que, lejos de disminuir la identificación de un empleado con su empresa, esto puede generar mayor compromiso, si quien se encarga de la gestión de personas y equipos virtuales es capaz de transmitir los beneficios que los trabajadores obtienen de esta situación: mayor libertad y mejor conciliación familiar, eliminación de las tensiones existentes en una oficina, roles más claros y definidos, oportunidades de crecimiento y promoción para quienes demuestran empeño y responsabilidad, entre otros.

Desventajas en la gestión de equipos virtuales

No obstante, también existen algunas desventajas en referencia a la gestión de equipos de trabajo virtuales que hay que tener en cuenta. Al trabajar desde el hogar, un espacio de coworking o cualquier otro lugar, los empleados pueden percibir una cierta sensación de impersonalidad, sobre todo si anteriormente estaban acostumbrados al trabajo conjunto en una oficina. Esto podría provocar problemas a la hora de querer conformar un sentimiento de equipo entre personas que, quizá, nunca se han visto y ni siquiera han interactuado entre sí. Además puede repercutir en una menor implicación en las tareas que, finalmente, generaría una reducción de la productividad.

Tampoco deben menospreciarse las problemáticas relacionadas con la comunicación, coordinación y gestión de equipos, en este caso de manera online. No obstante, todas estas dificultades pueden ser solventadas mediante el uso de programas especializados como un software de gestión de equipos virtuales que incluya un calendario de tareas con responsables asignados, un chat, un servicio de mensajería, los recursos determinados para cada proyecto y toda la información necesaria para la correcta consecución de los objetivos en una intranet, además de un líder comprometido que trabaje codo a codo con su equipo virtual.

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Gestión de equipos virtuales: características

Al gestionar equipos de trabajo virtuales, es necesario tomar en cuenta sus principales características para, así, explotar sus fortalezas y contrarrestar sus debilidades. En el apartado anterior, se han explicado las ventajas y desventajas de esta forma de trabajo; ahora, es necesario comprender de qué manera es posible sacar el máximo provecho de la nueva situación laboral.

El principal desafío de la gestión de equipos de trabajo, ya sea presencial o virtual, es la conformación de un “verdadero equipo”; es decir, de un grupo de personas que se apoyan mutuamente con el fin último de alcanzar un objetivo. La diseminación de las personas en distintas zonas del mundo, sin contacto real, puede llegar a sumar más dificultades para el éxito organizacional.

Sin embargo, herramientas de gestión de equipos virtuales como Bitrix24 pueden solventar esta desventaja de manera sencilla a través de la conexión instantánea por chat, mensajería o, incluso, mediante videoconferencias. Por supuesto, es vital la presencia de un líder positivo que sepa cómo sobrepasar este obstáculo y generar sentimiento de pertenencia por medio de comunicaciones y reuniones virtuales que fomenten la bidireccionalidad de la comunicación más allá de lo laboral. Al fin y al cabo, los trabajadores son personas y tienen una necesidad intrínseca de conectar entre sí.

Por otra parte, la ocupación virtual descontractura a la organización en varios aspectos. Por un lado, debe considerarse la posibilidad de no exigir horarios fijos sino enfocarse más bien en los objetivos a corto, mediano y largo plazo para, así, permitir una mejor adaptación a la vida personal del empleado.

Bitrix24: la herramienta para la gestión de equipos virtuales

Para lograr una gestión de equipos eficaces es recomendable optar por un software que centralice toda la información relativa a un proyecto y permita interactuar en tiempo real. Los softwares de gestión de equipos virtuales, como Bitrix24, facilitan la asignación de roles y tareas, la determinación de deadlines, la transparencia del uso de recursos e, incluso, favorecen el contacto y la comunicación diaria entre los miembros de un equipo.

Un líder cercano, informado y competente puede utilizar esta clase de programas para potenciar el rendimiento de cada uno de sus colaboradores, estar atento a las dificultades para actuar de manera inmediata y optimizar el uso de recursos para maximizar los resultados.

Un software de gestión de equipos virtuales es, hoy en día, sustancial para adaptarse a la nueva realidad virtual de los tiempos que corren. Ya sea para la gestión de equipos comerciales o cualquier otro ámbito, prueba Bitrix24 de forma gratuita y empieza a gestionar equipos virtuales de manera eficiente.

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