La guía definitiva: 15 mejores prácticas para una planificación eficiente

La planificación es la piedra angular de cualquier proyecto exitoso. Es la práctica de estructurar de manera efectiva las actividades, los entregables y los hitos del proyecto. El scheduling dicta cómo asignas recursos y presupuestos, y genera una línea de tiempo de proyecto comprensible y ejecutable.

Pero, ¿cómo puedes asegurarte de que la gestión de la planificación estratégica esté en sintonía y sea capaz de cumplir con los resultados prometidos? A continuación, compartiremos contigo 15 consejos a tomar en cuenta para llevar a cabo una planificación eficiente de tus proyectos.

FAQ

Cómo llevar a cabo una planificación eficiente de proyectos

La búsqueda de la eficacia se ha convertido en una de las principales preocupaciones de los líderes y gerentes. Aspirar a ella en la planificación y la programación de proyectos es tan importante porque impulsa la productividad, minimiza recursos desperdiciados y asegura que los proyectos se desarrollen sin problemas y dentro de los plazos acordados.

Ahora bien, para evitar los obstáculos que pueden poner en peligro el éxito de un proyecto, considera que la eficacia en la planificación va más allá de la simple implementación de herramientas tecnológicas. Implica un enfoque estratégico y una comprensión profunda de las mejores prácticas en planificación eficiente. Hoy, te contaremos de qué manera puedes asegurarte de que tu scheduling sea adecuado para aprovechar al máximo el potencial de tus colaboradores.

1. Comprende en profundidad cuáles son los resultados esperados

El primer paso para iniciar la planificación estratégica de un proyecto es saber exactamente cuál es la meta que se quiere alcanzar. Si no conoces exactamente tu destino, difícilmente podrás pautar el rumbo a seguir. Por lo tanto, tómate el tiempo necesario para conversar con los clientes, los stakeholders y cada miembro de tu equipo de trabajo. Deberías obtener una visión clara de los entregables esperados y, al mismo tiempo, de la manera en la que se medirá el éxito.

Hasta no tener totalmente claros los objetivos y los indicadores clave de calidad (KPI) no comiences a preparar el calendario de planificación. Considera que la única manera de llevar a cabo una planificación eficiente es acordar qué se pretende alcanzar, en qué momento y con qué presupuesto. Da el siguiente paso solo cuando poseas toda esta información por escrito, ya que, así, podrás comenzar a diagramar el proyecto. 

2. Determina la estructura de trabajo

Existen muchas técnicas de planificación que podrían serte de utilidad a la hora de buscar la eficiencia del proyecto. Entre ellas, destaca la estructura de desglose del trabajo; más conocida como work breakdown structure (WBS), por su nombre en inglés. La misma postula la necesidad de adentrarse en el proyecto de manera detallada, tomando nota de cada uno de los entregables, con sus correspondientes fechas de entrega. Posteriormente, estos entregables deben separarse en tareas a completar para obtenerlos.

La gran ventaja de emplear esta técnica al momento de iniciar la planificación organizacional es que permite añadir detalles a los entregables. De este modo, aumenta la comprensión de todo lo que debe llevarse a cabo por parte de cada uno de los participantes del proyecto. Básicamente, podría decirse que la WBS te brindará, al mismo tiempo, una visión panorámica y detallada que puede ayudarte a realizar una planificación eficiente.

3. Divide las tareas en actividades manejables

En el punto anterior, hemos mencionado la importancia de especificar las tareas comprendidas en cada entregable del proyecto. No obstante, en este apartado, abordamos la necesidad de trabajar sobre cada una de estas tareas para convertirlas en actividades más pequeñas y abordables. La idea es obtener un listado detallado de tareas fáciles de comprender y, al mismo tiempo, más sencillas de ejecutar.

Por ejemplo, si la tarea fuese el desarrollo de un nuevo producto de limpieza de suelos para lanzar al mercado, las tareas más pequeñas podrían ser: investigar el mercado de limpieza de suelos, analizar el público objetivo y la competencia, determinar las necesidades del mercado, comprender las expectativas, etc. Idealmente, cada acción debería poder abordarse de manera individual, ser comprensible de un simple vistazo y poder ejecutarse dentro del plazo establecido. 

4. Toma en consideración las dependencias entre tareas

Algunas tareas se denominan “madre” porque de ellas se desprenden otras más pequeñas, conocidas como secundarias. Ahora bien, para poder concluir una tarea madre es imprescindible llevar a cabo primero las tareas secundarias. Es fácil comprender, así, la enorme importancia que tienen las dependencias entre tareas y por qué deberías prestarles atención.

Al momento de iniciar el scheduling, considera las dependencias, ya que si una tarea secundaria se demorase, la tarea madre no podría finalizarse a tiempo. Dejar un margen de seguridad hasta el momento de la entrega es una de las mejores prácticas en planificación. De este modo, evitarás demoras que podrían minar el éxito final del proyecto. Para observar fácilmente las dependencias, opta por un gestor de tareas que te permita visualizarlas de diferente manera, como Bitrix24.

5. Escoge e implementa las herramientas de planificación que emplearás

¿Te preguntas cómo puedes realizar una planificación eficiente, sin perder nada de vista? No hay dudas de que debes contar con apoyo tecnológico para poder monitorear, controlar y adaptar todo lo necesario antes, durante y tras el proyecto. Para ello, investiga las herramientas de planificación disponibles en el mercado. ¿Cuáles se adaptan a tus necesidades, metas y presupuesto? Olvídate de las hojas de cálculo que implican un gran esfuerzo de creación y, aunque no lo creas, no resultan tan visuales como otras posibilidades existentes en la actualidad.

No hay mejor manera de lograr la optimización de la planificación que a través de la implementación de una plataforma completa como Bitrix24. Esta aplicación ofrece una solución perfecta para la gestión de proyectos, conectada con una multitud de herramientas, como calendarios personales, grupales y empresariales, CRM, llamadas, videollamadas y videoconferencias, presupuestos y facturación, y mucho más. Además, su uso es muy intuitivo; por lo que no necesitarás invertir mucho tiempo en capacitación. Divide y asigna tareas principales y secundarias. Prepara la planificación diaria, mensual e, incluso, trimestral en un único lugar. Comunícate con los miembros del equipo y colabora en línea de manera simple.

6. No te comprometas con los plazos finales del proyecto hasta evaluar cada etapa en particular

Uno de los errores más habituales que afecta la planificación estratégica es comprometerse rápidamente con los plazos finales del proyecto, antes siquiera de evaluar las tareas individuales. En general, esto sucede porque se toman en consideración únicamente los hitos clave; que son, justamente, las tareas asentadas en un cronograma de alto nivel. 

No obstante, si buscas alcanzar la planificación eficiente, deberías desarrollar un cronograma de bajo nivel que acompañe al de alto nivel. Este te permite comprender qué implica la ejecución de cada aspecto del proyecto. En el mismo, se deja constancia de los plazos estipulados para obtener cada información, desarrollar cada idea y ejecutarla para alcanzar el resultado esperado. Seguramente, puedas elaborar un calendario más acertado basándote en el cronograma de bajo nivel que solamente en el de alto nivel. Combínalos para obtener mejores resultados.

7. Revisa los plazos impuestos para los entregables junto con tus proveedores

¿Necesitas recurrir a ayuda externa para cumplir con los entregables? Diseñadores gráficos y web, creadores de contenido, especialistas en relaciones públicas o publicidad, y fabricantes de productos o componentes son algunos de los trabajadores externos que se suelen contratar para alcanzar los objetivos planteados por el cliente. Ahora bien, para preparar una planificación eficiente es esencial que plantees plazos realistas y alcanzables con tus proveedores.

Debes tener en cuenta que estos colaboradores externos tienen otros proyectos que atender y, por lo tanto, es posible que su calendario de planificación difiera del tuyo. Antes de determinar un plazo de entrega, conversa con ellos. Asimismo, es recomendable realizar reuniones regulares para dar seguimiento al progreso y abordar cualquier retraso o desviación potencial. Establecer cláusulas en los contratos en caso de incumplimientos de plazos puede ser, también, aconsejable.

8. Discute con tu equipo de trabajo para determinar los plazos estimados

Tu equipo está compuesto por expertos en diversas áreas. Como líder, puedes ser experto en gestión y planificación eficiente, pero debes considerar que los miembros de tu equipo pueden tener más conocimientos sobre algunas actividades importantes del proyecto. Entonces, ¿por qué no consultarles para preparar un calendario de planificación realmente ajustado al tiempo que se requiere para completar ciertas tareas? Evita omitir pasos relevantes y calcular mal las fechas de entrega.

Organiza una reunión con todo el equipo para compartir con ellos las tareas a abordar y las fechas de entrega estimadas. Escúchales y aclara junto a ellos todos los aspectos del cronograma. Identificad juntos posibles desafíos, así podrás comprender mejor los requisitos de cada tarea. El objetivo de este paso es obtener un calendario basado en estimaciones reales y posibles de cumplir.

9. Visualiza el camino crítico del proyecto

A esta altura de la planificación estratégica, ya puedes determinar el llamado camino crítico del proyecto. Presta atención a las actividades y las tareas a ejecutar para concluir el proyecto y el tiempo mínimo necesario para lograrlo. Tener una copia del mismo a mano te permitirá detectar situaciones que pueden afectar la duración general del proyecto y llevarlo al fracaso. 

¿Cuáles son los posibles obstáculos que podrían presentarse dentro del camino crítico? ¿De qué manera podrías evitarlos? La visualización y el seguimiento del camino crítico durante toda la duración del proyecto te permite mantenerlo en curso y finalizarlo dentro del plazo previsto. 

10. Monitorea el calendario de planificación regularmente y ajústalo en caso de ser necesario

Los expertos enuncian entre las mejores prácticas en planificación recordar siempre que la única constante es el cambio. Si bien todos los consejos compartidos hasta ahora te ayudarán a crear un calendario de planificación exhaustivo, debes comprender que el mismo no es inamovible. De hecho, el entorno evoluciona, los recursos se reorganizan y el ritmo de trabajo puede variar. Por eso, es vital que monitorees el calendario regularmente.

Las revisiones periódicas permiten mantener un control de los avances y de los potenciales cambios en el proyecto. La organización de estas reuniones de revisión proporciona un espacio para discutir el estado de las tareas, abordar obstáculos y adaptarse a los cambios. Por eso, no deberías olvidar incluir estos encuentros de manera anticipada en el scheduling. 

11. Emplea técnicas de compresión de scheduling de manera controlada

En algunas oportunidades, se vuelve imprescindible acortar plazos de por sí ya ajustados. Las técnicas de compresión, o compress schedule techniques, pueden ser tus aliadas para mantener el rumbo. Si bien tanto el crashing como el fast tracking son técnicas efectivas, deberías aplicarlas con moderación, ya que podrían generar desequilibrios en la planificación diaria del proyecto si se abusa de su uso.

El crashing implica asignar recursos adicionales a una actividad para lograr una ejecución más rápida. Sin embargo, podría incrementar el coste total del proyecto, en caso de no poder recortar recursos de otra tarea. Por su parte, el fast tracking consiste en llevar a cabo tareas secuenciales de manera simultánea. En este caso, hay un mayor riesgo de errores, mayor presión en los miembros del equipo, menos tiempo de revisión y control, y mayor dificultad en la gestión de riesgos. 

12. Analiza los riesgos y prepara planes de contingencia

Todo proyecto conlleva cierto nivel de riesgo y, en la práctica, la mayoría de ellos podría afectar el calendario de planificación. ¿Qué podrías hacer para mantener estos riesgos controlados? El primer paso es analizar el proyecto de inicio a fin y detectar los posibles obstáculos y el impacto que tendrían en el proyecto. Luego, deberías redactar planes de mitigación que incluyan acciones concretas para reducir la probabilidad de que los riesgos se hagan realidad.

Pero eso no es todo. Como parte de una planificación eficiente, tienes que crear planes de contingencia para saber cómo actuar frente a los signos tempranos de la materialización de un riesgo. Esto podría implicar reasignar recursos, ajustar plazos o tomar otras medidas para salvaguardar el proyecto. Finalmente, mantente preparado para activar los planes de contingencia de inmediato en caso de necesidad. 

13. Utiliza diagramas para la planificación organizacional

La utilización de diagramas es una de las técnicas de planificación más extendidas. Estas representaciones visuales desempeñan un papel crucial en la organización y la comprensión de la estructura y los procesos del proyecto. Los diagramas de Gantt, por ejemplo, permiten representar de manera gráfica las tareas a lo largo del tiempo, facilitando la visualización de secuencias, su duración y las dependencias entre tareas que mencionábamos anteriormente. Por otro lado, los diagramas de flujo son ideales para representar gráficamente la secuencia de pasos o procesos del proyecto. Ayudan a identificar las etapas clave de un proyecto, las decisiones que deben tomarse y las acciones a seguir en diferentes escenarios.

Los mapas mentales, por su parte, organizan ideas y conceptos de manera jerárquica y visual. Pueden utilizarse en la fase inicial de planificación para definir objetivos, desglosar estrategias y tareas de manera lógica, y establecer conexiones entre diferentes elementos del proyecto. Finalmente, no podemos dejar de mencionar el Cuadro Kanban, una herramienta basada en el uso de tarjetas que representan las diversas tareas y se ubican en las columnas que señalan las diferentes etapas del proceso, como “Por hacer,” “En progreso,” y “Completado.” Así, tendrás un seguimiento claro y en tiempo real del progreso de las tareas, además de identificar cuellos de botellas y priorizar tareas fácilmente.

14. Consulta con un experto externo

Consultar con un experto externo puede ayudarte a lograr una planificación eficiente en cualquier proyecto, ya que la incorporación de otra perspectiva puede aportar beneficios significativos. Un miembro de otro equipo dentro de la empresa, un consultor externo o, incluso, un colega respetado pueden cumplir con este rol.

Los planes rara vez son perfectos desde el principio, y evaluar objetivamente tu propio trabajo puede ser extremadamente difícil. Por supuesto, para que la opinión externa sea realmente beneficiosa, debes estar dispuesto a recibir críticas constructivas. Piensa que podría identificar posibles deficiencias en la planificación, señalar áreas de mejora y ofrecer soluciones creativas que quizá no habías considerado. Esta perspectiva fresca puede ayudar a perfeccionar tu plan y aumentar la probabilidad de éxito del proyecto.

15. Aprende e implementa tus nuevos conocimientos en tus siguientes proyectos para una planificación eficiente

Aprender de la experiencia y aplicar nuevos conocimientos en proyectos futuros es una de las mejores prácticas en planificación. Todo lo que has aprendido en proyectos anteriores puede aplicarse para mejorar y perfeccionar proyectos futuros. Desarrolla un cronograma mejorado, basado en los errores del pasado. Identifica las áreas donde hubo desafíos o retrasos y busca formas de evitar esos obstáculos en futuros proyectos. Aprovecha las lecciones aprendidas para la optimización de la planificación, la asignación de recursos y la gestión del tiempo.

Además, abre tus ojos para descubrir cualquier cambio en la disponibilidad de recursos y las capacidades del equipo. Reconoce con precisión lo que puedes lograr ahora en comparación con lo que lograste la última vez. Adaptar tu plan a las circunstancias actuales garantiza una planificación eficiente con objetivos factibles y realizables.

Una planificación eficiente elevará la productividad de tu empresa

La planificación eficiente no es una tarea, sino una mentalidad que impulsa la productividad, minimiza costes y garantiza resultados satisfactorios. ¿A qué esperas para comenzar a ponerla en práctica en tu empresa? Sigue las 15 recomendaciones que hemos compartido contigo y estarás un paso más cerca de tu objetivo.

Recuerda que la base de la planificación estratégica es la comprensión del destino y el recorrido a seguir. Organiza la estructura de trabajo y divide las tareas en otras más pequeñas y manejables. Implementa herramientas de planificación que te ayuden a controlar los avances y a mantenerte informado para reaccionar rápido frente a posibles desafíos.

Elabora un cronograma detallado de bajo nivel y contempla las dependencias entre las tareas. Escucha a tus proveedores y trabajadores para estipular plazos alcanzables. Presta atención al camino crítico y monitorea el proyecto regularmente. Frente a posibles demoras que afectarían el resultado final, no dudes en emplear técnicas de compresión. Analiza potenciales riesgos y cómo responder a ellos. Benefíciate de herramientas gráficas como Gantt o Kanban. Busca consejo de un profesional a quien respetes y en quien confíes. Por último, aprende de tus errores y aplica tus conocimientos para continuar mejorando. Al adoptar estas prácticas en tu planificación estratégica y diaria, podrás enfrentar cualquier desafío.