Herramienta planificación de tareas

Bitrix24 es la mejor herramienta para la planificación de tareas del mercado, ya que dispone de multitud de funcionalidades para la gestión y ofrece más de 35 herramientas para la gestión integral de tu negocio.

La planificación es una actividad imprescindible para llevar un buen control de la gestión del tiempo y ayuda a definir las responsabilidades del día a día de forma más efectiva, estableciendo una lista de tareas catalogadas por nivel de prioridad. Discernir entre lo que es urgente y lo que es importante es una de las grandes dificultades, ya que en el mundo digital, la información se canaliza de forma muy rápida. Para ayudar a mantener un buen equilibrio de la carga de trabajo es recomendable contar con el apoyo de un programa de planificación de tareas.         

 

Una herramienta de planificación de tareas como Bitrix24 permite conocer en cada momento en qué fase del proyecto se encuentra el equipo de trabajo. Las ventajas de contar con un planificador de tareas repercuten directamente en el rendimiento de los equipos, ya sean pequeños, de tamaño medio o de gran tamaño. Contar con un programa especializado en planificación de tareas permite conseguir una mejor gestión diaria y evita tener que estar improvisando continuamente.

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Creación de grupos de trabajo

A menudo, las empresas tienen asignados proyectos de gran tamaño y es necesario fragmentar sus áreas de actuación por grupos de trabajo. Delimitar qué parte del proyecto corresponde a cada equipo y en qué tareas deben involucrarse los integrantes del equipo es posible con Bitrix24. Su funcionalidad de grupos de trabajo permite invitar a formar parte del grupo a aquellas personas que van a participar del desarrollo del proyecto teniendo en cuenta su grado de implicación. Como no todos los integrantes van a tener la misma responsabilidad, la herramienta de planificación de tareas ofrece la posibilidad de configurar distintos permisos de acceso. De este modo, es posible ocultar tareas a ciertas personas del grupo, restringir acciones de algunos participantes o incluso habilitar y deshabilitar notificaciones a distintos integrantes.  

Automatización de tareas recurrentes para equipos

En una compañía existen tareas que deben realizarse periódicamente (tareas relacionadas con citas con clientes, procesos de venta, emisión de facturas mensuales, reuniones de equipo semanales, etc). Este tipo de actividades, que se catalogan como recurrentes, pueden ser automatizadas utilizando las plantillas de tareas de Bitrix24. Las actividades más repetitivas son ideales para gestionar desde la sección de plantillas de tareas ya que se puede programar su frecuencia, nivel de repetición o incluso la fecha de pago. La planificación de tareas en una empresa catalogadas como recurrentes ayuda a ahorrar una gran cantidad de tiempo.        

Canalización de los flujos de trabajo

Una de las grandes ventajas de las herramientas de planificación de tareas es que permiten canalizar los flujos de trabajo de una forma muy precisa. La pestaña de “Flujos de Trabajo” de Bitrix24 permite establecer listas de tareas según su prioridad y también asignar la responsabilidad a un empleado concreto. El administrador del proyecto siempre puede obtener una visión global de las tareas que están actualmente en proceso y aquellas que se encuentran pendientes de iniciar. El resto de integrantes del equipo dispondrá de una visión de los flujos de trabajo que le han sido asignados. Esta forma de proceder es muy práctica para la persona que ejecuta la tarea, ya que, una vez completada, será marcada como finalizada, apareciendo con esa categoría en su panel de flujo de actividad. Automáticamente, se genera un aviso en forma de notificación para el responsable del proyecto que indicará que esa tarea ha sido completada.  

Visualización del tablero de tareas

Una herramienta de planificación de tareas como la de Bitrix24 está especialmente concebida pensando en las necesidades del usuario final. Los criterios de usabilidad y la facilidad de navegación son la base de este software de gestión de tareas. Es por esto que, siguiendo los principios de diseño y lógica de usuario, el planificador de tareas está formado por varias tarjetas que unidas, constituyen un tablero. Gracias a la vista previa del tablero de tareas y los niveles de marcaje según colores, se puede observar de una sola ojeada en qué fase se encuentra cada tarea. Además, para añadir, modificar o terminar tareas, puedes establecer acciones rápidas tan sólo desplazando las tareas de columna por el tablero.           

Gestión del tiempo invertido por tarea

La supervisión y el control del tiempo invertido en cada tarea es un aspecto importante a tener en cuenta en una empresa. Sin embargo, llevar un control exacto del tiempo es casi imposible si no se dispone de una herramienta de planificación de tareas adecuada. 

Gracias a Bitrix24 se puede contabilizar de forma precisa la eficiencia de un empleado obteniendo incluso hasta un porcentaje global de rendimiento. Para obtener este porcentaje, se valoran distintos criterios como el tiempo que se ha dedicado a una tarea, número de tareas completadas y número de tareas que presentan algún tipo de inconveniente. Además, todos estos criterios se contabilizan de forma automática en el software de gestión integral. 

Administración de tareas por función

La característica más interesante con la que cuentan algunas herramientas de planificación de tareas de hoy en día consiste en la posibilidad de escoger diferentes niveles de administración. Esta variedad de opciones puede resultar muy útil cuando se cuenta con equipos que asumen tareas del proyecto a nivel freelance o que tienen una categoría de externos en la empresa. Además, en muchas ocasiones, los equipos cuentan con personal que trabaja en remoto, incluso desde otros países, y ni siquiera hablan el mismo idioma, con lo que puede que desees conceder un acceso parcial a la información. La herramienta de planificación de tareas de Bitrix24 contempla estas y otras variables, y permite establecer cuatro niveles de administración de funciones: Creador, Responsable, Asistente y Observador. Además, ofrece la opción de filtro para segmentar por función.     

Creación de listas de verificación de tareas

Un software de gestión empresarial como el de Bitrix24 es una solución empresarial que, además de incluir las funcionalidades de gestión de proyectos tradicionales, cuenta con herramientas de planificación de tareas avanzadas. Entre las funciones avanzadas más destacadas se encuentra la lista de verificación de tareas, que consiste en el establecimiento de ciertos pasos para proceder a la resolución de tareas más complejas. Además de delimitar las personas a cargo de una tarea, Bitrix24 permite adjuntar archivos, indicar subtemas y marcar elementos como importantes. Estos campos son personalizables y, una vez establecidos los criterios de verificación, se creará una lista con todos los parámetros que se deben cumplir obligatoriamente al efectuar dicha tarea.  

Integración con calendario

La herramienta de planificación de tareas de Bitrix24 permite su sincronización con la herramienta de calendario. De este modo, las tareas marcadas y aquellas en las que se ha establecido una fecha límite para su realización, aparecerán destacadas con un icono especial. Estas dos herramientas van muy ligadas por la importancia que tiene para las empresas ajustarse al cumplimiento de los tiempos y entregas, tanto en procesos internos como en la relación con el cliente. Además, los calendarios de Bitrix24 son compatibles con el sistema Outlook, Mac OSX, el calendario de Google y otros calendarios externos.  

Bitrix24, la mejor herramienta para la planificación de tareas

Bitrix24 es la mejor herramienta para la planificación de tareas del mercado, ya que dispone de multitud de funcionalidades para la gestión y seguimiento de tareas para cualquier empresa, de cualquier tamaño y en cualquier ámbito.

Además de gestión de tareas y proyectos, el software ofrece más de 35 herramientas para la gestión integral de tu negocio. Desde la gestión de personal, a la gestión de recursos o la creación de la página web de tu empresa. Todo desde una única plataforma. 

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