Sistema de gestión de tareas

Con la gestión de tareas dentro de Bitrix24 se obtiene un mayor control, estableciendo permisos de acceso específicos para cada empleado, con el objetivo de que pueden utilizar sólo las herramientas que realmente necesitan.

La ejecución de todo proyecto implica la creación y administración de diferentes actividades enfocadas hacia un mismo objetivo general. Un sistema de gestión de tareas pretende centralizar y automatizar el proceso de trabajo, simplificando el seguimiento. Este tipo de software especializado puede ofrecer un estatus actualizado desde una perspectiva general o detallada.

La descarga de algunas labores básicas, permite a los managers de proyecto enfocarse en la ejecución de actividades más complejas que requieren de su atención. Un gestor de tareas aporta orden en el proceso de planificación, lo que representa un aspecto clave para el cumplimiento de las metas establecidas.


Herramientas básicas de un sistema de gestión de tareas

Un programa para gestionar tareas debe considerar un conjunto de servicios o herramientas básicas para cumplir su función. Un planificador que considere al menos uno de los recursos más populares de gestión de actividades como Gantt y/o Kanban, es un punto de partida básico. De allí, servicios complementarios de uso intuitivo que favorezcan el manejo de las actividades diarias en el menor tiempo posible, sin duda, marcarán la diferencia.

La alternativa más eficiente viene dada por un sistema que integre un mayor número de funcionalidades. En tal sentido, Bitrix24 presenta una solución de gestión de tareas de acceso gratuito que incluye ,además, un software de gestión empresarial completo con herramientas de comunicación, creación de tiendas online, CRM y centro de contacto.

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Gestión del tiempo de ejecución de tareas

Crear y configurar tareas es fundamental en la gestión de un proyecto, pero la utilidad real está en la posibilidad de establecer tiempos de ejecución. Definir fechas de inicio y entrega de resultados por cada tarea, sumado a la oportunidad de dar seguimiento, es esencial para obtener los resultados esperados.

Un software de gestión de tareas como Bitrix24 contempla el dinamismo que envuelve un proyecto. A través de herramientas de planificación, ofrece una visión general de todas las actividades y su estatus actual. De igual forma, los períodos establecidos para la presentación de los diferentes subproductos pueden ser ampliados o reducidos según la dinámica del proyecto, para brindar una experiencia ajustada a las necesidades de tu empresa.

Supervisión remota de las tareas

Los gerentes, managers de proyecto o de equipos de trabajo son, por lo general, los encargados de las labores de supervisión, junto a demás actividades medulares del proyecto. Los recordatorios, alertas y notificaciones permiten a los responsables conocer las actividades que demandan su atención inmediata y determinar niveles de importancia y urgencia.

Además, la tarea de evaluación del supervisor se ve simplificada con la generación de informes de evolución de las tareas y cálculo de KPI’s para medir la eficiencia. Todos estos recursos hacen posible visualizar el desempeño del equipo y de cada individuo, en base a sus asignaciones y capacidad de respuesta demostrada.

Asignación de funciones dentro de cada tarea

Crear diferentes roles con niveles de responsabilidad asociados dentro de cada tarea permite gestionar la información y permisos de acceso de acuerdo con las necesidades. En este sentido, al ingresar a una tarea específica es posible filtrar por función y actividades asociadas.

Bitrix24 permite asignar actividades asociadas al creador, responsable, asistente y observador, considerando los roles previamente asignados dentro de la tarea. Esto también aplica para subtareas, llevando la planificación de lo general a lo específico, con todos los beneficios que ello implica. 

Uso de calendarios compartidos

Un calendario es una herramienta básica en la gestión de tareas y puede presentarse de diferentes formas y tamaños. Según su conveniencia, el usuario tiene la libertad de configurarlo en vistas semanales o mensuales y compartirlo en grupos de trabajo para visibilizar eventos importantes. Bitrix24 permite la integración y sincronización con calendarios externos, incluyendo los de acceso móvil.

Programar eventos o fechas de entrega e invitar participantes es posible con esta funcionalidad. Se complementa con un acceso rápido a opciones para reserva de salas de reunión y envío de notificaciones a los empleados involucrados en el evento. Todos estos elementos se conjugan para agilizar el trabajo colaborativo y la gestión de tareas.

La comunicación en la gestión de tareas remota

Ya sea por resolver una duda, buscar solución a un problema o para solicitar apoyo en una tarea, el trabajo remoto debe garantizar medios de comunicación constante entre todos los miembros del equipo. Cuando una llamada convencional resulta insuficiente, el acceso a chats, videollamadas y mecanismos de intercambio de documentos son imprescindibles y valiosos.

A diferencia de un sistema de gestión de tareas convencional, Bitrix24 también integra herramientas de comunicación que simplifican la interacción entre los profesionales involucrados. Una plataforma de intercambio de ideas y sugerencias que incentiva la interacción y agiliza la obtención de soluciones.

Cómo implementar una solución de gestión de tareas gratis

Con la versión en la Nube de Bitrix24, tu empresa puede acceder de forma gratuita a las herramientas de creación de tareas y subtareas, listas de verificación y uso de recordatorios. También es posible enviar tareas por correo electrónico y utilizar de la papelera de reciclaje para recuperar información desechada, de ser necesario.

Crear diagramas de Gantt, o disfrutar de una vista de panel Kanban para gestionar proyectos, omitiendo fines de semana y festivos, permite crear tiempos de ejecución ajustados a la realidad. Además, el generador de informes permite obtener la información actualizada del estatus del proyecto a conveniencia.

Gestión avanzada de tareas con Bitrix24

Los usuarios del plan Professional de Bitrix24 tienen acceso al uso de plantillas de tareas que, a su vez, permite copiar tareas y grupos de trabajo para ahorrar tiempo y esfuerzo. Crear campos personalizados dentro de las plantillas para un diseño más ajustado a cada caso, forma parte de los beneficios que reciben los usuarios de este servicio.

Se obtiene un mayor control, estableciendo permisos de acceso específicos para cada empleado, con el objetivo de que pueden utilizar sólo las herramientas que realmente necesitan. Los recursos descritos, junto a la automatización, creación de reglas y disparadores, conforman una solución de gestión de tareas muy completa que se suma a demás beneficios de Bitrix24.

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