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Las mejores prácticas del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos

Las mejores prácticas del diagrama de Gantt en la gestión de proyectos
Vera Bondarouk
28 de Febrero de 2017
Última actualización: 4 de Marzo de 2019


El diagrama de Gantt es una de las herramientas más populares dentro de la gestión de proyectos, ya que es utilizada para exhibir diversas actividades y objetivos claros con el tiempo previsto para su terminación, así como el tiempo exacto de duración real. A diferencia de otros métodos, el diagrama de Gantt utiliza un enfoque visual para mostrar, claramente, las tareas próximas con el tiempo asignado para su desarrollo y los siguientes pasos planificados.

Al igual que en cualquier otro diagrama, las actividades se enumeran en el lado izquierdo, mientras que la escala de tiempo se encuentra en la parte superior. Las barras horizontales se utilizan para representar cada tarea (con información adicional, por ejemplo, la persona responsable), la fecha exacta de inicio en relación con otras tareas, la duración, así como la fecha de finalización proyectada - dando a todos una visión clara del progreso general. También pueden representar interdependencias, tareas que dependen de otras para seguir adelante.

La mayoría de los gráficos modernos y herramientas de gestión utilizan una línea vertical que muestra el tiempo actual exacto, en relación con todos los elementos más pequeños que muestran con precisión el porcentaje de complejidad de cada tarea en un momento dado.

El primer diagrama de Gantt fue desarrollado en 1896 por Karol Adamiecki. El diagrama, ampliamente conocido hoy, fue ideado en algún momento entre 1910 y 1915 por Henry Gantt, quien fue nombrado después. Hoy en día, se utilizan versiones mucho más elaboradas de los gráficos de Gantt, con seguimiento automático y otras herramientas de gestión.

Los principales problemas en la gestión de proyectos

Naturalmente, al igual que cualquier otra herramienta de gestión de proyectos, el diagrama de Gantt tiene sus defectos, pero la mayoría de ellos están conectados a errores humanos. En su mayoría ocurren cuando las personas usan el gráfico de una manera inadecuada.

Las desventajas más comunes están relacionadas con la estructura de trabajo - el proyecto debe dividirse, inicialmente, en cada paso y subpaso. De no hacerlo correctamente creará un diagrama no útil en el cual faltarán elementos o se combinarán algunos hitos que deberían estar separados.

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Los proyectos más grandes también pueden conducir a mapas confusos. Éstos pierden un buen pedazo de su funcionalidad original y pueden llegar a ser absolutamente difíciles de descifrar.

Todo esto se puede corregir con una buena supervisión general del flujo de trabajo y con explicaciones claras de cómo se debe ejecutar cada paso. Un buen director de proyecto encontrará una manera práctica de utilizar este tipo de gráficos en su máximo potencial, evitando lo siguiente:

Consejos útiles para utilizar los gráficos de Gantt al máximo

Entonces, ¿cómo se diseña el gráfico perfecto de Gantt? Aquí, hemos preparado algunos consejos prácticos para usted, para asegurar que cada proyecto se termine de manera oportuna, con la menor desviación del plan original como sea posible.

1. Marque la fecha de inicio y finalización del proyecto.

El primer y más importante paso de cada proyecto es definir claramente las fechas de inicio y fin. La duración de tiempo necesita ser dividida en elementos para crear un buen flujo de trabajo.

2. Divida un proyecto con tareas pequeñas y fáciles de seguir


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Con el fin de crear un buen diagrama de Gantt, es necesario conocer todos los procesos involucrados, desde el principio hasta el final. Trabaje junto con sus compañeros de trabajo para explorar todos los procedimientos necesarios y empezar a escribir, incluso antes de empezar a crear el gráfico en sí; Empezar desde el aspecto más importante y poco a poco entrar en cada detalle. Piense en cómo trabajar todo eso en el tiempo original y terminar con la cantidad de recursos humanos que tiene a su disposición.

3. Agrupe tareas o trabaje con subtareas

El mayor beneficio de las gráficas de Gantt es que representan visualmente todo el proyecto, por lo que puede agrupar varias tareas juntas bajo los títulos específicos; Esto mostrará, a todos, lo que hay que hacer y en qué momento con una sola mirada al gráfico. Incluso puede crear subtareas, que pueden ser muy útiles cuando se trabaja en un proyecto grande.

4. Visualizar con diferentes colores


La visualización puede ser muy eficaz y es probablemente una de las mayores ventajas de los gráficos de Gantt, especialmente porque las personas tienden a percibir la mejor las cosas cuando se presentan con diferentes colores.
Debe utilizarlos para diferentes hitos, para que todos puedan tener una idea clara de lo que debe hacerse y cuándo (asegúrese de marcar tareas relacionadas con el mismo color). Todos serán capaces de encontrar fácilmente sus tareas buscando el color único.

5. Definir dependencias


Definir las dependencias entre los elementos es muy importante, ya que muestran la importancia de cada paso y cómo influirá en otros elementos del gráfico. Esto sirve no solo como un factor motivacional, sino también para reducir la posibilidad de que se produzcan errores.

Las dependencias suelen presentarse con una flecha, indicando y definiendo visualmente la secuencia de eventos, para que todos conozcan el orden de prioridad. De esta manera se minimiza la posibilidad de que las personas asuman tareas menos importantes primero y descuiden las principales, asegurando que cada proyecto esté perfectamente racionalizado.

Qué hace que los diagramas de Gantt sean una gran solución


Los diagramas de Gantt son realmente una gran solución a varios problemas de gestión de proyectos, así que le recomendamos echar un vistazo a las razones esenciales de por qué debe utilizarlos para mejorar sus esfuerzos en la gestión de proyectos.

1. Usted puede tener una visión amplia

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Los gráficos de Gantt le permiten ver el alcance general de cada proyecto, ya que todas las actividades y tareas están en una sola página. Puede supervisar el progreso y ver exactamente cuánto tiempo tarda en completar una tarea. También puede obtener una idea de la carga de trabajo de sus miembros individuales del equipo y saber exactamente lo que todos necesitan hacer y en qué momento.

2. Usted puede encontrar y eliminar los cuellos de botella en su gestión de proyectos

Puesto que usted puede ver claramente las dependencias y las partes responsables, usted será capaz de identificar de inmediato y eliminar cualquier problema que pueda ocurrir antes de que sea demasiado tarde. Un diagrama de Gantt realiza, básicamente, todos los informes para usted, así que usted puede encontrar los cuellos de botella y manejarlos con eficacia. ¿Demasiadas subtareas? Puede pedir ayuda adicional o reprogramar algunas de las subtareas menos importantes.

3. Puede asignar recursos de manera efectiva

Dado que un diagrama de Gantt le proporciona una visión general de su proyecto completo y su programa, puede saber qué recursos se requieren para cada tarea, por lo que será capaz de asignar de manera eficaz y eliminar el tiempo perdido y el dinero.

4. Transparencia en la comunicación


Esta herramienta mejora en gran medida la comunicación entre los miembros del equipo, así como con otros interesados y clientes, ya que todos pueden mantenerse fácilmente en el proyecto y ver lo que necesitan hacer y cómo afectará el trabajo de todos los demás.

El diagrama de Gantt es, verdaderamente, una de las herramientas más efectiva que se usa para la administración de proyectos, ayuda tanto a los gerentes como al personal a mantener altos niveles de organización, pero también sirve como un recordatorio constante de la importancia de cada paso y de las acciones de cada individuo. Crear un buen flujo en un diagrama de Gantt es extremadamente fácil para proyectos sencillos, pero puede ser un poco más complicado para empresas más complejas, pero todo dependerá de la dedicación.

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