Software de colaboración empresarial

La plataforma de Bitrix24 se encarga de manejar toda la información y garantizar las comunicaciones entre los diferentes miembros del equipo. La posibilidad de integrarse con una gran variedad de herramientas adicionales, permite acceder a todos los recursos desde un solo lugar.

Unir fuerzas y conocimientos en pro de alcanzar una meta común de forma eficiente puede ser tan beneficioso como complicado. Un software de colaboración empresarial o “groupware” tiene como objetivo principal la simplificación del trabajo en equipo, mejorando la comunicación e intercambio de información entre los diferentes profesionales involucrados en un proyecto determinado.

La mayoría de los proyectos requiere de un grupo de personas con diferentes habilidades que, en conjunto, den vida a una idea. Los software de colaboración integran una diversidad de herramientas para simplificar la comunicación entre las estaciones de trabajo. Ya sea que los colaboradores se encuentren en el mismo espacio físico o en locaciones sumamente distantes, cada uno podrá cumplir sus responsabilidades, aportando sus ideas y comentarios.

Sin embargo, para garantizar el éxito es fundamental poder responder a la pregunta ¿cómo un software para trabajo colaborativo puede influir en el alcance de las metas de tu empresa? Desde hace algunos años, la conectividad nos ha permitido acortar distancias, pero es la incorporación de herramientas especializadas lo que ha hecho posible avanzar hacia la digitalización.

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Software colaborativo: características básicas

Un software de trabajo colaborativo principalmente busca centralizar la información, facilitando herramientas para la comunicación, el intercambio y modificación de documentos, sin importar la ubicación física de los diferentes miembros del equipo de trabajo.

Un sistema de colaboración empresarial efectivo debe proveer opciones para el desarrollo de reuniones y actividades comunes de todo proyecto, así como el desarrollo de grupos de discusión o flujos de trabajo. Existen diferentes niveles de comunicación y en consecuencia, también es posible encontrar diferentes opciones de software en el mercado.

Los software más básicos usualmente se enfocan en ofrecer sistemas de comunicación, como el correo electrónico. De estos, saltamos a aquellos que incorporan el uso de herramientas para realizar conferencias y promueven el intercambio de información de forma más interactiva. Finalmente, las opciones más completas, como Bitrix24, integran sistemas de comunicación como el correo electrónico, chats, videoconferencias, etc. pero además también herramientas para la gestión integral de proyectos, flujos de trabajo y calendarios que organizan y simplifican aún más las actividades y tareas.

Qué beneficios aporta un software de colaboración empresarial

Una vez aclarados los objetivos de un software colaborativo, definición y algunas consideraciones para seleccionarlo, es importante resaltar algunos de sus beneficios. No sólo se trata de comunicarse, sino de comunicarse de forma efectiva. La meta general es dar acceso a la información necesaria a cada profesional, para que realice su labor sin interrupciones, dejando claras sus responsabilidades y las prioridades del proyecto.

Mantener un orden trabajando de forma eficiente e intercambiando conocimiento para la búsqueda de soluciones es posible con el uso de las herramientas de software colaborativo. El objetivo es motivar la comunicación y cooperación, con una gestión centralizada de la información. Cada miembro del equipo debe tener acceso a las personas e información y documentación que le compete, para poder enfocarse en su actividad y obtener respuestas a sus dudas de forma ágil, que le permitan solventar problemas y presentar resultados.

Consideraciones en la selección de un software para trabajo colaborativo

Como en todas las alternativas, también se presentan en el uso de un software colaborativo, ventajas y desventajas. En los beneficios previamente destacados se deja ver con claridad que, el proceso inicial de configuración del sistema es algo fundamental y puede variar mucho dependiendo del proyecto a desarrollar. Esto puede considerarse una desventaja, porque implica una inversión de tiempo inicial importante, que no necesariamente está contemplada dentro de los tiempos de ejecución del proyecto.

Sin embargo, al enfocarlo desde otra perspectiva, es precisamente este esfuerzo extra lo que permite detenerse a planificar, organizar y establecer metas claras, que garantizarán una ejecución eficiente del proceso de trabajo.

La selección de la mejor opción de un software de colaboración empresarial siempre dependerá de cada empresa, la evaluación de sus procesos y sus necesidades. Considerar todos los aspectos fundamentales que promuevan la comunicación y organización de la información se verá reflejado en un incremento en la productividad.

Bitrix24, una solución en el trabajo colaborativo

En el día a día, la mayoría de las personas utilizan herramientas asociadas al trabajo colaborativo, como puede ser el uso del correo electrónico. Pero, también existen otros softwares que se han adaptado con miras a ofrecer formas de trabajo más interactivas que quizás han pasado desapercibidos. Tal es el caso de algunos productos de Microsoft o sus homólogos de Google, que permiten la edición de un documento por parte de varios usuarios de forma simultánea.

Partiendo de estos ejemplos desarrollados para actividades específicas, Bitrix24 presenta una solución que integra todos los elementos necesarios para el correcto desarrollo del trabajo colaborativo. Tu empresa podrá acceder a herramientas de comunicación interna y de planificación y administración de proyectos de forma gratuita, que pueden configurarse de acuerdo al requisito.

La plataforma de Bitrix24 se encarga de manejar toda la información y garantizar las comunicaciones entre los diferentes miembros del equipo, bajo estrictos protocolos de seguridad de los datos. La posibilidad de integrarse con una gran variedad de herramientas adicionales, permite acceder a todos los recursos desde un solo lugar.

La adaptabilidad en un software de colaboración empresarial

Hoy en día existen opciones para el trabajo colaborativo enfocadas en actividades específicas, como por ejemplo, las plataformas de desarrollo colaborativo de software, que conjugan una serie de herramientas orientadas a este propósito único.

Por otra parte, herramientas como Bitrix24, se ajustan a las necesidades de la empresa, ofreciendo al usuario un código fuente abierto. Esto da la posibilidad de ajustar la herramienta a medida, agregando funcionalidades tan específicas como se considere necesario. La plataforma de Bitrix24 está disponible en su versión en la nube o para instalarse en un servidor local, con acceso completo a todos los beneficios que ofrece en lo que refiere a la administración de proyectos colaborativos.

Además, incluye aplicaciones gratuitas para la colaboración empresarial para dispositivos móviles compatibles con los diferentes sistemas operativos. De esta forma, siempre podrás monitorear los proyectos desde cualquier lugar sin necesidad de acceder a un ordenador, y facilitar una solución rápida a contratiempos que puedan surgir, evitando retrasos innecesarios en el desarrollo del plan inicial de tu empresa.

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