Software de comunicación

Bitrix24, como software de comunicación, es una herramienta que ayuda a enviar mensajes e información, por medio de distintos dispositivos, permitiendo de una forma fácil y rápida poner en contacto a personas o negocios.

Los software de comunicación son herramientas que ayudan a enviar mensajes e información, por medio de distintos dispositivos, permitiendo de una forma fácil y rápida poner en contacto a personas o negocios. Este tipo de herramientas ofrecen soluciones a las necesidades de comunicación y ayudan a optimizar el trabajo de profesionales y empresas.

Los avances en software informáticos de los últimos años han puesto a disposición de las empresas softwarede comunicación empresarial unificados que ayudan a cubrir las necesidades relacionadas con la comunicación interna y externa. Las comunicaciones entre empleados que se desarrollan a nivel interno y las que tienen lugar con clientes, de forma externa, son más sencillas gracias al uso de software especializados.       

Las ventajas de contar con un software de comunicación empresarial son considerables, tanto para pequeñas y medianas empresas, como para aquellas de mayor tamaño. Los beneficios clave de disponer de un software de comunicación como Bitrix24 se traducen en:    

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Mejora de la comunicación interna

La comunicación interna es indispensable para mantener un buen clima en el equipo de trabajo y para que todas las tareas se desarrollen de forma efectiva. Transmitir correctamente a los empleados los objetivos y los valores de la compañía es fundamental para conseguir lograr el éxito de cualquier proyecto.    

Los software para comunicación interna especializados en este ámbito son aquellos que permiten generar una comunicación cercana con los empleados, ayudándoles a implicarse y alinearse con la estrategia de negocio. Bitrix24 es un software de comunicación interna que facilita la difusión de contenido para los empleados, fomenta su participación y permite compartir el conocimiento de forma ágil a través de sus distintas funcionalidades como la Intranet y el chat privado entre empleados.  

Priorización de mensajes y conversaciones

Disponer de canales para la comunicación resulta muy efectivo para organizar grupos de trabajo, ya que los equipos encuentran una plataforma que ayuda a estructurar las conversaciones y priorizar los mensajes. 

Las aplicaciones para la comunicación permiten establecer con prioridad una orden del día, a la que anteriormente se ha convocado a un grupo de trabajo, para discutir un tema determinado. Poner el foco en una temática concreta y anticipar a los integrantes el tema central de la reunión es más sencillo con Bitrix24. La plataforma genera notificaciones, avisos a modo recordatorio, y hasta permite colgar documentos como los puntos del día y actas de una reunión.    

Trabajo remoto más eficiente

Cuando los equipos o una parte de ellos se encuentran situados en remoto y/o en diferentes husos horarios, contar con un software de comunicación empresarial se hace imprescindible.  

La comunicación en tiempo real mediante el uso de chats o videoconferencias es primordial para el trabajo a distancia en equipo. 

La coordinación y tareas de project management entre equipos deslocalizados es más eficiente cuando la herramienta de comunicación incluye funcionalidades de colaboración. Este tipo de características colaborativas facilitan a los grupos de trabajo realizar un seguimiento del proyecto gracias a la creación de un histórico de  conversaciones, espacios de trabajo virtuales, posibilidad de archivar documentos compartidos y automatización de flujos de trabajo.

Reducción de errores en la comunicación

Un software de comunicación como Bitrix24 ayuda a minimizar los errores que pueden darse en la comunicación, ya que cuenta con sistemas centralizados de mensajería. Las aplicaciones para la comunicación disponen de registros e historiales, y permiten detectar los errores y clasificarlos para que no vuelvan a producirse en un futuro.   

Al identificar errores al inicio del proceso de desarrollo puedes ahorrar tiempo y recursos. Mediante herramientas de comunicación como Bitrix24 es posible revisar el flujo de discusiones, detectar un error y comunicarlo rápidamente para resolver el problema lo antes posible. 

Integración de email con otras aplicaciones

El email sigue siendo una de las herramientas de comunicación imprescindibles para empresas y profesionales. Tanto es así que muchas de las conversaciones, gestión de compras y todo el ciclo de venta de un producto o servicio pueden desarrollarse por  email. 

Somos conscientes de la importancia que tiene el correo electrónico para establecer una comunicación fluida a nivel interno y externo. Por ello, nuestro software de comunicación empresarial incorpora Webmail, un correo electrónico gratuito que ofrece integraciones con los servicios de correo más populares como Gmail y Outlook. Además, permite crear buzones de entrada compartidos por equipos, lo que mejora significativamente la comunicación de las personas responsables de procesar la correspondencia entrante.

Incremento del compromiso de los empleados

Gracias a la visibilidad que ofrece el software de comunicación de Bitrix24 en cuanto al progreso de tareas, los empleados se comprometen en mayor medida con sus responsabilidades.

Bitrix24 incluye un chat de equipo específico para cada proyecto donde discutir sobre las tareas y el proyecto. Puedes añadir comentarios para un miembro en concreto o todo el equipo, y establecer notificaciones fácilmente. 

Con la comunicación efectiva del avance de proyectos a través de Bitrix24, cualquier empleado puede realizar el seguimiento de la evolución del mismo mediante el diagrama de Gantt. Este permite asignar tareas y recursos, distribuir responsabilidades y cargas de trabajo, y hacer un seguimiento de los flujos de trabajo de forma individual, entre otros.

Llamadas y videollamadas integradas

Las llamadas telefónicas y videollamadas son una herramienta de comunicación muy potente. Desde Bitrix24 puedes hacer y recibir llamadas telefónicas y videollamadas fácilmente. Esta funcionalidad es fundamental en la comunicación externa con el cliente, ya que permite establecer un diálogo personalizado y cercano. 

Con Bitrix24, las llamadas que se ejecutan desde la misma plataforma pueden ser posteriormente rastreadas y grabadas. Además, el software de comunicación cuenta con la función “Llamada perdida” que notifica si una llamada no ha podido ser respondida a tiempo, permitiendo derivarla de forma automática a otro miembro del equipo.  

Base de conocimiento interna

Cualquier empresa dispone de información interna relevante para todos los empleados. Muchas veces en los procesos de incorporación a una empresa, tan solo se ofrece la información más básica. Sin embargo, existen documentos informativos que pueden ser muy útiles para el trabajo en equipo.   

Bitrix24, como software para comunicación interna, ofrece la posibilidad de almacenar documentos internos en su propia Base de conocimiento (Knowledge base). Se trata de un espacio para grupos reducidos o proyectos específicos, o incluso para toda la empresa, que incorpora un editor visual que permite incluir información relevante y archivos multimedia. Accede en cualquier momento y desde cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC) de forma rápida y sencilla.

Administración de Recursos Humanos

La administración de Recursos Humanos conlleva altas dosis de comunicación interna, tanto con antiguos empleados como con las nuevas incorporaciones. Es esencial que los empleados estén informados regularmente sobre su desempeño, el cumplimiento de horarios, y posibles bajas o incorporaciones que se produzcan en la organización.   

Un software para comunicación interna como Bitrix24 permite reportar fácilmente y evaluar de forma transparente. Además, puedes establecer organigramas que ayudan a clarificar la estructura de la compañía, con lo que todos los empleados conocerán los flujos de comunicación interdepartamentales y quién es responsable de cada área de negocio.  

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