6 razones por las que deberías calcular horas en tu trabajo

Determinar las horas que trabajas puede parecer un poco obvio, pero no lo es tanto cuando trabajas como freelancer, por ejemplo, o como empleado pero de forma totalmente remota. En esos casos, tener una calculadora de horas te va a ayudar a que recibas el pago correcto, el que corresponde a lo que realmente has trabajado.

Por suerte, ya no tienes que sentarte con una hoja en blanco y un lápiz a hacer el cálculo: en cambio, hay varios métodos, apps y plataformas que puedes usar para rastrear y tener control de tus horas de trabajo en los proyectos en los que estés participando. Y en este artículo te contamos exactamente cuáles son las razones por las que debes gestionar efectivamente tu tiempo de trabajo.

Cómo Calcular tus Horas de Trabajo

Tal vez suene un poco obvio, pero calcular tus horas de trabajo no es tan sencillo como parece si no usas ninguna app para hacer tareas o ayuda tecnológica para hacerlo. Si quieres tener un registro verdaderamente preciso de estos datos, hay varios elementos que hay que tener en cuenta, por ejemplo:

• A qué hora empiezas y terminas
• Cuántas horas y minutos te lleva cada tarea
• Tener sistematizado la anotación, para que otros también lo puedan entender.
• Pausas y descansos,
• Cuánto tiempo pasas en reuniones o respondiendo emails
• Horas extra

Y mucho más. Revisar el registro al final de cada semana o mes permite evaluar el cumplimiento con las horas acordadas en el contrato laboral. La comunicación abierta con el empleador es clave, especialmente al anticipar cambios en el horario. La utilización de herramientas automatizadas puede facilitar el seguimiento, y la flexibilidad en el horario debe reflejarse adecuadamente en el registro. Mantener un proceso claro y una comunicación constante contribuirá a un registro preciso y a una compensación justa por el tiempo y esfuerzo dedicados al trabajo remoto.

1. Facturación precisa

Imaginemos que eres freelancer y acuerdas trabajar en un proyecto por 20 horas a una tarifa de $20 por hora y que no estás trabajando por objetivos. En este caso, una calculadora de horarios con una app o un software se vuelve fundamental, porque necesitas registrar cada hora trabajada.

De esta manera, luego podrás hacer una factura que refleje correctamente las 20 horas a $20 cada una, para un total de $400, sin que haya problemas de confianza con tu cliente o empleador. Si decidieras hacerlo manualmente, tendrías que registrar a qué hora comienzas a trabajar en cada tarea (o cada día), a qué hora te tomas una pausa, a qué hora terminas definitivamente, etc.

Y luego deberías comunicar toda esa información ya sea por correo electrónico, Slack, o el medio que utilices para hablar con tus clientes o tu equipo para que puedan hacer la factura que corresponda. Ahora, si no quieres perder tiempo tomando cuenta de todas estas horas, lo bueno es que hay otras herramientas que puedes usar para poder tener un registro más preciso y eficiente. Sigue leyendo porque más abajo vamos a darte todos los detalles sobre estas apps.

2. Optimizar tu tiempo

Incluso si no tienes que comunicar obligatoriamente tus horas a tu empresa o cliente, es bueno que lleves un registro de cada operación o tarea que llevas a cabo, sea en el formato que sea. Si te decides por alguna app para llevar registro de tus horas, entonces vas a aprovechar varios beneficios, como por ejemplo optimizar tu tiempo. Al llevar un buen registro de cómo gastas ese tiempo, vas a entender cuántas horas dedicas a diferentes tareas y así identificar áreas en las que puedes optimizar tu eficiencia y mejorar la productividad.

Por ejemplo, si eres copywriter, puede que la investigación en línea sea la parte de tu trabajo que menos te gusta y por eso te lleva más tiempo del que debería. Si estimas cuánto tiempo debería llevarte y cuánto te lleva realmente, entonces podrás tomar cartas en el asunto y ponerte firme con tiempos de inicio y finalización. Tal vez incluso puedes implementar alguna técnica para fijar tu atención y tener mejores resultados, como la técnica de Pomodoro.

3. Establecer un buen presupuesto

Contar tus horas también te puede ayudar a tener un mayor control sobre el valor de tus presupuestos al momento en que decides tomar un trabajo nuevo. Esto es especialmente útil para personas que recién están comenzando en el mundo freelance y que todavía no tienen mucha experiencia estimando cuánto tiempo puede llevarle ciertas tareas.

Imaginemos que eres un desarrollador de software freelance contratado para crear una aplicación móvil y que tal vez sea la primera vez que aceptas un proyecto de este tipo. Por eso, estimaste que el proyecto completo te llevaría unas 100 horas y por ese tiempo le cobras un número de dinero en particular. Luego, al llevar un registro, te das cuenta que el diseño de interfaz, codificación, pruebas y reuniones con el cliente en total te llevaron mucho más que 100 horas.

Al identificar esto, puedes ajustar tu presupuesto para el futuro (o tal vez negociar el existente con tu cliente, si está abierto a ofrecerte una solución). Así, podrás cobrar por tu trabajo de una manera más precisa. Incluso es posible que puedas implementar mejores prácticas al programar (por ejemplo, pagando una herramienta de AI que te ayude a ser más eficiente).

4. Negociar contratos de una mejor manera

Este consejo viene para los empleados remotos: lleva un registro de tus horas, ya sea con una app o una plantilla de Excel, y esto te ayudará a negociar contratos de una mejor manera, especialmente si lo que buscas es un aumento de sueldo.

Imaginemos esta situación: estás en un equipo de marketing y tu compañero, que se ocupaba de las redes sociales, renuncia. Hasta que la empresa consiga nuevos empleados, los datos y tareas que manejaba esa persona se reparten entre los otros miembros del equipo.

Tal vez al principio no parece mucho, pero al hacer un seguimiento de las horas te das cuenta que más de 3 horas al dia lo pasas haciendo tareas que no deberían estar en tu tarjeta. Por lo tanto, la carga que tienes ahora es mayor a la de antes. Con estos datos concretos en plantillas de horas, te será más fácil pedirle a tu manager que te alivie la carga horaria o, por qué no, que te dé un aumento acorde a las nuevas tareas a realizar.

5. Maneja tu carga horaria de forma realista

Si hay algo que es finito, es el tiempo que tenemos y mucho más el que podemos dedicar a proyectos que llevan una carga mental grande, donde tenemos que estar concentrados. Y esto es algo difícil de aceptar para freelancers novatos, que recién están empezando en este mundo y ven que pueden tener muchas propuestas interesantes, y no sólo con respecto al dinero.

Pero todo esto trae varios problemas aparejados, porque lamentablemente hay cierta cantidad de horas en las que humanamente se puede trabajar. Por eso, tener una carga de trabajo abrumadora no sólo puede traer problemas de salud físicos y mentales, sino también problemas familiares. Y no podemos dejar de mencionar también los problemas que esto puede traer en el rendimiento.

No es posible ser eficiente en todos tus trabajos si tomaste demasiadas horas que te impiden el descanso, más todavía si tienes una profesión exigente o que tiene fechas ajustadas de entrega. Por eso, si no quieres que se vea comprometida tu reputación o la calidad de los proyectos que entregas, lo mejor es rastrear tus horas de forma eficiente.

6. Transparencia con tus empleadores

Si trabajas remoto, entonces sabes la importancia de la confianza y la transparencia a la hora de colaborar con personas que nunca has conocido fuera de lo virtual. Si bien puede ser un desafío desarrollar esa confianza, el software para calcular horas te puede ayudar muchísimo a mantener una relación de trabajo honesta.

Por ejemplo, vas a poder registrar precisamente cuántas horas has trabajado, así evitando horas extra impagas. Además, se puede ser detallado al explicar exactamente en qué estuviste trabajando. Luego, tu cliente o empleador puede tomar una decisión informada cuando se trate de estimar el tiempo o los costos que va a llevar determinado proyecto.

Hoy, incluso hay apps que te generan informes detallados de tu actividad, así no tienes que perder tu tiempo elaborando esos informes tú mismo. Por ejemplo, tu cliente simplemente puede entrar al registro de la app y entender exactamente qué es lo que estuviste haciendo, cómo y cuándo, sin tener que preguntarte o esperar a alguna reunión con el informe. También va a ser fácil hacer un seguimiento de las listas de tareas y entender cómo va avanzando el proyecto.

Software que puedes usar para calcular horas

Ahora que ya comprendimos exactamente para qué se usan, queremos presentarte algunas de las opciones que tienes disponible en el mercado como calculadora de horas ya sea freelance o de empleados full-time.

Toggl:

• Interfaz intuitiva y fácil de usar.
• Seguimiento del tiempo con un temporizador.
• Informes detallados y personalizables.
• Integraciones con otras herramientas y plataformas.

Harvest:

• Seguimiento de tiempo simple y eficiente.
• Funciones de facturación integradas.
• Reportes detallados y personalizables.
• Integraciones con herramientas de contabilidad y gestión de proyectos.

Clockify:

• Registro de tiempo con temporizador y manual.
• Seguimiento de proyectos y tareas.
• Generación de informes detallados.

Hubstaff:

• Seguimiento del tiempo con capturas de pantalla (opcional).
• Funciones de seguimiento de la productividad.
• Integraciones con herramientas de gestión del tiempo en el trabajo.
• Herramientas de facturación y pagos.

Riesgos de usar este tipo de calculadora de horas

Indudablemente, calcular horas en tu trabajo remoto es muy útil y tiene varios beneficios, pero también hay que considerar los riesgos al usarlos, porque no todo es color de rosas. Aquí te dejamos algunos ejemplos para que los consideres antes de comenzar con su uso.

Problemas de privacidad

Hay algunos programas que, además de registrar el tiempo que estás trabajando, sacan capturas de pantalla o incluso graban y luego se lo muestran a tu empleador. Ten cuidado con esto porque puede informar datos sensibles tuyos, como información bancaria, emails personales u otra actividad que estés llevando a cabo que no tenga que ver con tu actividad profesional.

Errores y bugs

No todos los programas funcionan bien todo el tiempo. Por ejemplo, si alguna vez usaste el software de Upwork, sabrás que usa un sistema de capturas de pantalla y tarjetas para llevar el registro del tiempo que pasaste trabajando. Cada vez que saca una captura, te suma 10 minutos al tiempo trabajado que luego cobrarás según lo establecido en tu contrato.

Sin embargo, a veces pasa más de 10 minutos sin sacar una captura, lo cual significa que tienes que esperar mucho tiempo para que se sume el dinero que realmente corresponde. Incluso puede que funcione mal y que tengas que hablar con tu cliente para avisarle que vas a agregar tiempo manual.

Falta de Flexibilidad

Puede que tal vez te sientas cansado o con ganas de cambiar de tarea, pero que al saber que tienes activado el software de control de horas, no puedas dejar de hacer lo que estás haciendo. Esto no es bueno porque puede llevar no sólo a falta de eficiencia y concentración en las tareas sino también a frustración por tu parte, especialmente si eres freelancer y se supone que tienes libertad para determinar tus tiempos.

Conclusión

Como puedes ver, calcular tus horas de trabajo, ya sea como freelancer o empleado remoto, tiene muchos beneficios como asegurarte de que recibes una compensación justa y entender cómo estás usando tu tiempo mientras estás trabajando.

Para esto, ya no tienes que usar lápiz y papel: herramientas como Toggl, Harvest o Bitrix24 te pueden ayudar de forma eficiente y sencilla. Sin embargo, es crucial que tengas en cuenta algunas desventajas de usar estas calculadoras de horas, como problemas de privacidad, errores en el software y la posible falta de flexibilidad. En última instancia, ser transparente con tus tiempos no sólo con tus clientes sino contigo mismo es esencial para poder tener un ambiente de trabajo honesto y sincero y también para sentirte cómodo con lo que estás haciendo.