Controla el acceso a los archivos
Los contratos y anexos forman parte de cada operación comercial. Cuando permanecen vinculados al registro correspondiente, ventas, administración y las personas responsables de aprobar pueden consultar la documentación sin perder el contexto del acuerdo.
Bitrix24 organiza este flujo de CRM document management alrededor de operaciones, empresas y contactos. Puedes crear documentos desde plantillas, definir permisos, seguir el estado de cada archivo y revisar su historial para distinguir la versión vigente durante la negociación.
Identifica la etapa del contrato
Indica si un documento está en preparación, revisión, aprobación o pendiente de completar. El estado permite detectar qué operaciones requieren atención y coordinar el siguiente paso sin confundir un archivo iniciado con uno listo para continuar.
Relaciona contratos con cada operación
Asocia contratos, propuestas y anexos con la operación, empresa o contacto correspondiente. Así, el equipo consulta los términos y archivos desde el mismo contexto comercial, sin separar la documentación del historial del acuerdo.
Prepara contratos con plantillas
Las plantillas proporcionan una estructura reutilizable para iniciar contratos y otros documentos. El equipo parte de un formato establecido y lo adapta a los datos de la operación, en lugar de reconstruir cada archivo desde cero.
Controla el acceso a los archivos
No todas las personas necesitan las mismas facultades sobre un contrato. Los permisos permiten delimitar quién puede consultar, editar o gestionar documentos según su participación en la contratación, desde ventas hasta administración o aprobación.
Revisa versiones e historial
Durante una negociación, un contrato puede cambiar varias veces. El control de versiones y el historial de actividad ayudan a diferenciar la versión vigente, revisar modificaciones y entender cómo evolucionó el documento asociado a la operación.
Centraliza el flujo documental del CRM
El CRM se convierte en el punto de referencia cuando contratos, archivos, permisos y estados se consultan desde los registros comerciales. Cada participante puede localizar la documentación del acuerdo y saber qué revisión o acción corresponde después.
