Una cotización no es un documento aislado: marca un momento decisivo dentro del trato.
Una cotización no es un documento aislado: marca un momento decisivo dentro del trato. El equipo necesita prepararla con los datos de la oportunidad, enviarla a revisión cuando corresponda y compartirla con el cliente sin romper el flujo comercial.
Con Bitrix24, la gestión de cotizaciones en el CRM se organiza alrededor del trato. La propuesta queda relacionada con la negociación, mientras el equipo define quién la prepara, quién la aprueba y qué seguimiento debe realizarse después del envío.
Ejemplo: una etapa activa la cotización
Cuando un trato entra en una etapa que exige una oferta, ese cambio funciona como disparador. El responsable crea la cotización en el CRM, la envía a aprobación y, una vez validada, la comparte con el cliente.
La acción del CRM mantiene la propuesta vinculada al trato. El resultado medible es el tiempo entre la entrada en esa etapa y el envío de una cotización aprobada, además del número de propuestas pendientes de respuesta.
Crea la cotización desde el trato
Cuando una oportunidad llega a la etapa que requiere una propuesta, el responsable puede iniciar la cotización desde el registro del trato. Así conserva el contexto del cliente y de la negociación mientras prepara la oferta.
- Selecciona el trato correspondiente.
- Prepara la cotización con la información disponible.
- Comprueba los datos antes de enviarla a revisión.
Define la revisión antes de compartirla
No todas las propuestas siguen el mismo nivel de control. Define qué cotizaciones requieren aprobación, qué información debe revisarse y qué rol puede autorizarlas antes de que lleguen al cliente.
Con esta lógica, la revisión forma parte del proceso del trato y no depende de instrucciones separadas o de una comprobación informal.
Envía la propuesta y registra el seguimiento
Después de la aprobación, el equipo puede compartir la cotización y mantener visible el siguiente paso dentro de la oportunidad. El trato conserva el contexto de la propuesta, su estado y la acción pendiente.
Si el cliente solicita cambios o necesita otra conversación, el responsable puede continuar desde el mismo flujo comercial.
Asigna permisos y responsables
El proceso necesita límites claros: quién puede crear, editar, revisar y enviar una cotización. Configura los permisos según las responsabilidades reales del equipo y reserva la aprobación para los roles correspondientes.
También conviene asignar a una persona el seguimiento de las propuestas abiertas para evitar que una cotización quede sin próxima acción.
Supervisa los tiempos y pendientes
El análisis del proceso permite detectar dónde se retrasa una propuesta. Revisa la creación, la aprobación, el envío y las cotizaciones que aún esperan respuesta dentro de los tratos.
- Tiempo entre creación y aprobación.
- Cotizaciones enviadas por período o responsable.
- Propuestas pendientes de seguimiento.
Mantén la cotización dentro de la negociación
La propuesta debe conectarse con las actividades y comunicaciones que llevan al siguiente contacto comercial. Relacionar estos pasos ayuda a que el equipo entienda qué ocurrió y qué debe hacer después.
El flujo queda ordenado: gestionar el trato, preparar la cotización, aprobarla, enviarla y continuar la conversación desde la misma oportunidad.
