Programa para organización de eventos de una empresa
Toda empresa lleva a cabo encuentros y eventos de diferente índole y tamaño varias veces al año que utilizan una gran cantidad de recursos, además de energía por parte del personal a cargo. La utilización de un programa de organización de eventos contribuye a simplificar el trabajo a través de la automatización de diferentes tareas.
¿Te estás preguntando qué tipo de software se utiliza en la organización de eventos? En el mercado, existen diferentes aplicaciones que favorecen la planificación y permiten llevar a cabo múltiples actividades con el menor esfuerzo posible por parte del personal, como las herramientas de emailing o las soluciones de software de videoconferencias.
Bitrix24, el programa para organización de eventos más completo
A la hora de escoger entre el enorme abanico de herramientas digitales para organizar eventos disponibles es importante prestar especial atención a las funcionalidades que cada una de ellas ofrece. Mientras que algunas se enfocan totalmente en una única variante de la organización de eventos, como el envío de invitaciones, otras se plantean como una solución integral.
Este último es el caso de Bitrix24, un software para planificar eventos que no solamente contribuye a esta tarea, sino que permite establecer una mejor planificación general de todos los procesos de la empresa para minimizar, así, los riesgos de errores y maximizar el aprovechamiento de recursos.
Descubre las principales funcionalidades de este magnífico programa de organización de eventos.
CRM para eventos
Un CRM para eventos puede resultar vital para centralizar en un único lugar toda la información relacionada con los prospectos y clientes potenciales para realizar las invitaciones de forma rápida, práctica y sencilla. De manera particular, el CRM gratuito de Bitrix24 cuenta con contactos múltiples para un canal.
Por otra parte, el CRM puede funcionar también como una base de datos de proveedores. Así, los organizadores de eventos tendrán acceso tanto a aquellas personas invitadas como a aquellos proveedores habituales, facilitando de esa forma la organización del evento.
* Tenga en cuenta que la información puede haber cambiado desde la publicación. Para ver precios y características actuales, visite la página de precios de Bitrix24.
Creación de espacios de trabajo compartidos
Programar todo lo necesario para que un evento sea un verdadero éxito implica no solo planificación y organización, sino también gestión de equipos de trabajo. En este sentido, resulta imprescindible contar con un espacio de trabajo compartido entre todos los implicados.
Bitrix24 es el software para planificar eventos que permite crear espacios de trabajo compartidos para diferentes grupos de trabajo según el evento que se esté preparando. Además, es posible invitar a personas ajenas a la empresa, siendo posible incluir a clientes o proveedores externos dentro de dicho espacio.
Herramientas de comunicación
Entre las principales aplicaciones para organizar eventos destacan las herramientas de comunicación que facilitan el intercambio de ideas, la solicitud de presupuestos y la coordinación general de cada procedimiento necesario para planificar el acontecimiento.
Bitrix24 pone al alcance de sus usuarios múltiples herramientas de comunicación como el correo electrónico, el chat uno a uno y el chat grupal, las llamadas y videollamadas HD, entre otros. De este modo, los cambios de impresiones y datos, así como el ajuste de situaciones particulares pueden realizarse sin dilaciones.
Videoconferencias en un solo clic
En la actualidad, cada vez son más los eventos que se organizan de forma remota. Para su planificación y ejecución, nada mejor que contar con un software de conferencias completo y de uso totalmente intuitivo como el que ofrece Bitrix24.
La suscripción gratis de Bitrix24 incluye videoconferencias HD para 48 participantes, siendo así posible llevar a cabo eventos pequeños y medianos con la plataforma. Por otra parte, esta herramienta puede resultar práctica para la organización de eventos presenciales al permitir que los organizadores y colaboradores se reúnan de forma online.
Invitación por correo electrónico
En un mundo digitalizado, cada vez es más habitual que las invitaciones se reciban de forma online, a través del correo electrónico. Sin lugar a dudas, esta opción disminuye el trabajo generalizado del equipo de eventos al evitar tareas que consumen esfuerzos, recursos y tiempo, como la impresión de invitaciones o la preparación de sobres.
El programa para organización de eventos Bitrix24 ofrece la posibilidad de enviar la invitación al evento por correo electrónico con iCalendar al contar con una suscripción de pago, ya sea Basic, Standard o Professional. Así, se puede utilizar el CRM para preparar y enviar las invitaciones, simplificando la tarea.
Integración con MailChimp y otros gestores de email marketing
Muchas empresas optan por el envío de las invitaciones a los diferentes eventos corporativos a través de MailChimp o herramientas similares. Quienes han llevado la tarea a cabo con anterioridad, seguramente deseen continuar con el uso de la misma aplicación.
Por eso, la integración del software para planificar eventos con este tipo de aplicaciones resulta tan importante. Bitrix24 se integra de manera total con Mailchimp y otros gestores de emailing, como es el caso de SendPulse, Mailigen, Unisender y SM24. Bitrix24 incluye email marketing en los planes comerciales.
Gestión de tareas sencilla
La planificación integral de un evento engloba un sinfín de pequeñas actividades que deben llevarse a cabo en un momento determinado y puntual con el fin de alcanzar el objetivo final, que es un evento exitoso. A fin de poder coordinarlas no hay mejor opción que contratar un programa para organización de eventos que incluya herramientas para la gestión de tareas.
Bitrix24 simplifica el proceso de planificación de tareas al favorecer la distribución de las mismas con asignación a uno o más responsables y la determinación de los tiempos de inicio y finalización que se estiman. Por otra parte, estas herramientas permiten monitorear el tiempo que lleva cumplir con cada tarea y evaluar, así, el rendimiento de cada miembro del equipo en la planificación y organización de un evento.
Diagrama de Gantt
Entre las principales aplicaciones para organizar eventos destaca el diagrama de Gantt, una herramienta muy utilizada tanto en la planificación de proyectos como de eventos, ya que proporciona una vista general de cada una de las tareas a completar.
El diagrama de Gantt de Bitrix24 ofrece la posibilidad de asignar prioridades de tareas, así como señalar las tareas principales, o tareas madres, y las secundarias, o tareas dependientes. De esta manera, al modificarse el tiempo de finalización de una tarea secundaria, se modifica de forma automática el deadline de la tarea madre.
Tablero Kanban
A nivel organizativo, el tablero Kanban es una de las aplicaciones más utilizadas al permitir una rápida visualización de tareas a desarrollar separadas por etapas. Sin lugar a dudas, es una de las herramientas más sencillas que favorecen el mapeo de las actividades y la evolución de las mismas.
De forma particular, el tablero Kanban de Bitrix24 destaca por la inclusión de colores diferentes para cada uno de los responsables, a fin de favorecer el reconocimiento de tareas con un simple vistazo. Asimismo, cada tarea que es concluida puede moverse a la sección de “tareas terminadas”, para evitar que dificulten la visualización de las demás tareas pendientes relacionadas con el evento en cuestión.
Calendarios compartidos
Una correcta organización resulta fundamental de cara a la planificación y ejecución de un evento empresarial. Por eso, el uso de calendarios cobra a este fin una gran importancia. Utilizar calendarios compartidos permite a todos los miembros del equipo organizativo estar al tanto de las reuniones pautadas.
Los calendarios de Bitrix24 pueden utilizarse de manera personal o grupal, es decir, que es posible gestionar de forma separada los compromisos personales de aquellos empresariales e, incluso, tener diferentes calendarios compartidos separados por equipos de trabajo. Asimismo, los calendarios se integran con Outlook, entre otros.
Bitrix24: el mejor software para gestión de eventos del mercado
¿Aún te preguntas qué tipo de software se utiliza en la organización de eventos? Con toda seguridad, un software de gestión de proyectos y tareas que contemple el almacenamiento y la organización de datos y las herramientas de comunicación necesarias para el trabajo en equipo.
Ya sea que tengas una empresa de organización de eventos o que tu empresa trabaje de manera eventual planificando acontecimiento, prueba Bitrix24 y descubre una plataforma integral que es mucho más que un programa para organización de eventos: podrás centralizar toda la información en un único lugar para una mejor gestión de la misma.
