Gestión de cambios en el alcance de un proyecto: 6 estrategias clave

En la actualidad, el cambio se ha vuelto una constante. La globalización y las nuevas tecnologías han impactado de tal manera en las empresas que cada vez tienen mayor significación en los proyectos. En este sentido, puede suceder que alguna circunstancia externa impulse una modificación en un proyecto en ejecución. También, hay situaciones inherentes al proyecto o a las partes interesadas que podrían abogar por el cambio. En ambos casos, la única manera de continuar el camino hacia el éxito es contar con una clara gestión de cambios en el alcance del proyecto.

Si nunca antes habías escuchado hablar de esta temática, es hora de que te sientes y tomes nota. Considera crear un plan de gestión de alcance que te permita delimitar tu proyecto y, también, estar listo para posibles cambios. Prepárate para los imprevistos y responde a ellos de manera eficiente. A continuación, te contaremos cómo controlar el alcance de un proyecto y de qué manera actuar si algún stakeholder solicitase modificaciones.

FAQ

Descubre cómo manejar cambios de alcance en la gestión de proyectos paso a paso

No hay dudas de que la gestión de cambios en el alcance de un proyecto es una de las tareas más desafiantes a las que cualquier gerente de proyectos ha de enfrentarse. Lo inesperado puede poner a tu proyecto en peligro, empujándolo lejos del cumplimiento de los objetivos y potencialmente hacia el fracaso. Para minimizar estos riesgos, deberías tomar precauciones. Dicho esto, ha llegado el momento de que hablemos de la necesidad de hacer un plan de alcance del proyecto y, también, prever la manera de actuar frente a los posibles cambios.

La realidad es que existen muchas causas que pueden impulsar un cambio en un proyecto, aunque la falta de planificación y de definición del alcance son las principales. Por supuesto, también es posible que cambien las condiciones del mercado o se obtenga nueva información que haga evolucionar los requisitos del proyecto. Sea cual sea la causa, debes estar preparado para gestionar efectivamente los cambios en los proyectos. Y, para eso, no hay mejor opción que desarrollar una estrategia de gestión de cambios de alcance en un proyecto. ¿Preparado? Descubre los seis pasos para construirla. 

1. Comprende la necesidad de llevar a cabo cambios en proyectos

El primer paso del proceso de gestión de cambios de alcance es comprender la necesidad que impulsa esos cambios. Para ello, deberías realizar numerosas preguntas que te permitan profundizar en el tema. Sin tomar en cuenta quién haya solicitado la modificación, entender qué hay detrás es esencial para determinar si el cambio debe ser implementado o no. ¿Has recibido nuevos datos que indican que el resultado del proyecto tal como está planeado no se llevará a cabo de forma exitosa o no se alineará con los objetivos estratégicos? ¿Existen factores externos que requieren de una modificación en la fecha de lanzamiento? O tal vez, ¿se han modificado las expectativas del cliente?

Antes de realizar cualquier ajuste, tómate todo el tiempo necesario para comprender las motivaciones de las partes interesadas. Reflexiona y no olvides establecer un proceso para evaluar cuidadosamente el cambio junto con los solicitantes del mismo. Así, podrás decidir si se trata de una verdadera necesidad estratégica.

2. Documenta el cambio a implementar

Una vez evaluados los puntos señalados en el apartado anterior, debes documentar detalladamente la solicitud de cambio. Este es un paso crucial en la gestión de cambios en el alcance del proyecto, ya que permite mantener un registro de la solicitud y todos sus detalles. Merece la pena señalar que dicha documentación es simplemente un recurso para referencias y revisiones futuras; es decir, este registro no implica un compromiso de implementación del cambio que señala.

Redactar esta solicitud es una excelente manera de continuar con el análisis del cambio. Llevarla a cabo facilita la exploración de diversas soluciones al indicarse las implicaciones del cambio en términos de presupuesto, tiempo, calidad y responsabilidades, entre otras variables. Al plasmar todo por escrito, podrás visualizar mejor los distintos caminos a seguir y, por ende, tomar una decisión informada. Además, si en última instancia se decidiera proseguir con el cambio, esta documentación facilitaría la implementación y la comunicación del mismo.

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3. Emplea una matriz de gestión de cambios de alcance

Hasta el momento, has tenido la oportunidad de estudiar las motivaciones y las repercusiones posibles de la implementación del cambio. Pues ahora, emplea una matriz de gestión de cambios de alcance para clarificar aún más la situación antes de tomar una decisión. Si quieres lograr el éxito, es esencial que antes de modificar, aunque sea levemente, el plan de gestión de alcance, dimensiones el impacto que el cambio tendrá en el proyecto y en su resultado final. Asimismo, esta matriz te permite rastrear y manejar los cambios para que siempre tengas todo bajo control.

En general, esta herramienta es una tabla u hoja de cálculo que recoge:

• Número identificador del cambio solicitado.

• Descripción del cambio.

• Persona que lo solicitó.

• Fecha de la solicitud.

• Impacto potencial a nivel tiempo, costo, recursos y calidad.

• Prioridad.

• Estado de la solicitud.

• Fecha de aprobación 

• Fecha de implementación.

• Comentarios relevantes.

El diseño y el uso de la matriz de gestión de cambios de alcance simplifica la visualización de todas las posibles modificaciones que podría sufrir un proyecto y la decisión tomada sobre cada una de ellas. De este modo, se reduce el riesgo de desviación de un proyecto y es más fácil mantener el control de los cambios implementados.

4. Obtén las aprobaciones del cambio antes de implementarlo

¿Has llegado a la conclusión de que el cambio es necesario? Como gerente de proyecto, es tu responsabilidad investigar a fondo las posibles consecuencias de la implementación. Pero no eres la única persona que tiene potestad en la decisión final. De hecho, en el plan de gestión de alcance deberían estar establecidas las personas que deben ser consultadas.

La buena gestión de cambios de alcance en un proyecto señala la necesidad de la aprobación del cambio. Básicamente, debes obtener la conformidad de todas las partes interesadas. Para eso, envía la solicitud del cambio de alcance, con los motivos para su aprobación y cualquier otro detalle que consideres de importancia a los profesionales descritos.

¿Y qué sucede si tras la investigación considerases que el cambio no es realmente necesario? En ese caso, deberías informar al solicitante del motivo de la negación. Por supuesto, el mismo podría aportar nuevos datos para solicitar una revisión de la decisión, lo que desencadenaría el reinicio del proceso desde el punto uno hasta aquí.

5. Comunica claramente el cambio a los miembros del equipo de trabajo

Siempre que se decide implementar un cambio, es necesario tomar los recaudos correspondientes para que todos los involucrados puedan responder de manera acorde a lo que se espera de ellos. Por este motivo, la clara comunicación de los mismos es uno de los pasos esenciales de la gestión de cambios de alcance en un proyecto. 

Cabe destacar que no solo deberías dar a conocer la modificación a realizar, sino también explicar por qué se ha decidido proseguir con dicho cambio. Los miembros del equipo de proyecto tienen que comprender qué ha impulsado el cambio de dirección para, así, comprometerse al máximo con la nueva tarea. Una reunión en línea o presencial puede ser ideal para permitir el intercambio de ideas y preguntas. De este modo, podrás asegurarte de que la comprensión es máxima y nadie queda con dudas.

6. Implementa el cambio y controla

¿Quieres poner en práctica una efectiva gestión de cambios de alcance en un proyecto? En ese caso, deberías implementar el cambio de manera controlada. Para ello, nada mejor que usar una herramienta de gestión de proyectos que simplifique la asignación de tareas, recursos y fechas de entrega, así como las dependencias entre ellas y los potenciales cuello de botella. 

Asienta todas las tareas asociadas al cambio en la solución de gestión de tareas y proyectos que use tu empresa. Los empleados podrán consultarlas siempre que fuese necesario y corroborar quién es el responsable de cada una, así como todos los datos asociados. Si aún no estás utilizando una aplicación de esta envergadura, echa un vistazo a Bitrix24 y descubre qué tan fácil es mantener cada aspecto de un proyecto bajo el máximo control.

Estructura la gestión de cambios de alcance en un proyecto para minimizar el impacto de los mismos

¿Aún te preguntas cómo manejar cambios de alcance en la gestión de proyectos? Planifica pensando que los cambios pueden ser necesarios. Esto significa determinar un procedimiento claro a seguir a la hora de evaluarlos. Para ello, sigue los seis pasos de la gestión de cambios de alcance en un proyecto que te hemos presentado. 

Analiza el cambio impulsado. ¿Hace referencia a una necesidad o a un deseo? ¿Contribuye al éxito del proyecto o, por el contrario, puede empujarlo al fracaso? Documéntalo punto por punto, incluyendo las soluciones que puedes encontrar. Utiliza la matriz de gestión de cambios de alcance para controlar el avance de todas las modificaciones solicitadas. Pide aprobaciones a los profesionales interesados y comunica a todo el equipo por qué se ha decidido seguir adelante con el cambio. 

Por último, pero no por ello menos importante dentro de la gestión de cambios de alcance en un proyecto, implementa el cambio. Tu herramienta de gestión de proyectos te ayudará a administrar correctamente el tiempo, las tareas pendientes y los costos. ¡Todo de manera centralizada! Minimiza los errores humanos al crear tu cuenta en Bitrix24. Prueba hoy mismo la aplicación y obtén un seguimiento en tiempo real de los avances del proyecto, ¡incluyendo las modificaciones instauradas!