Herramienta gratuita para programar reuniones

Planificar una reunión puede convertirse en una tarea ardua, con intercambio de correos electrónicos y discusiones variadas relacionadas con las agendas de cada uno de los participantes. Sin lugar a dudas, utilizar una herramienta gratuita para programar reuniones puede contribuir a minimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo invertido en las mismas.

Planificar una reunión puede convertirse en una tarea ardua, con intercambio de correos electrónicos y discusiones variadas relacionadas con las agendas de cada uno de los participantes. Sin lugar a dudas, utilizar una herramienta gratuita para programar reuniones puede contribuir a minimizar las tareas de gestión y reducir el tiempo invertido en las mismas.
La implementación de un programador de reuniones sencillo, pero a la vez completo, como Bitrix24 permite la visualización de la disponibilidad de cada invitado, la invitación directa a las reuniones, el envío de recordatorios y, por supuesto, su inclusión automática en el calendario personal y grupal a medida que cada participante acepta la invitación. ¿Te gustaría descubrir qué herramienta es buena para programar reuniones?

Bitrix24, la herramienta gratuita para programar reuniones más completa del mercado


Para responder a la pregunta: ¿qué herramienta es buena para programar reuniones?, es necesario tomar en consideración qué esperas de ella. Habitualmente, se considera una buena opción a las aplicaciones que favorezcan la organización del calendario personal y grupal, a la vez que no limiten la invitación a personas ajenas a la compañía.
Por otra parte, las integraciones con las principales herramientas de software del mercado resultan esenciales. Asimismo, deberías buscar una opción fácil de implementar y utilizar, para evitar la necesidad de invertir en desarrollo del personal. Sin lugar a duda, en el mercado existe una herramienta de programación de reuniones gratuita que responde a todas estas necesidades e, incluso, las sobrepasa: Bitrix24. Descubre sus principales funcionalidades.

* Tenga en cuenta que la información puede haber cambiado desde la publicación. Para ver precios y características actuales, visite la página de precios de Bitrix24.

Creación de calendarios personales y grupales

¿Cuántas veces se producen inconvenientes a la hora de gestionar reuniones generales para todo un equipo de trabajo debido a la falta de información sobre las actividades particulares de cada miembro? El uso de un calendario grupal reduce estas molestias.

Los calendarios grupales o departamentales favorecen el trabajo en equipo, ya que todos los miembros conocen a qué se dedican sus compañeros y simplifica la tarea de encontrar un horario en común para las sesiones de brainstorm o las presentaciones de proyecto. La herramienta gratuita para programar reuniones de Bitrix24 no solo ofrece la posibilidad de crear calendarios grupales, sino también personales para que cada empleado pueda centrar todos sus compromisos en un único lugar.

Visualización de fechas y horarios posibles

La gestión de la agenda de múltiples individuos puede resultar compleja, sobre todo a la hora de programar reuniones de trabajo. La situación puede ser aún más complicada cuando se debe encontrar un espacio libre para compaginar los calendarios de trabajadores remotos con diferentes husos horarios.

Bitrix24 destaca como el mejor software de disponibilidad de reuniones al permitir la visualización de las fechas y horarios disponibles para cada invitado una vez generado el evento desde el flujo de actividad o desde el mismo calendario. De esta manera, se evitan las superposiciones de actividades.

Eventos públicos o privados

El uso de múltiples herramientas para asentar los diversos compromisos de cada persona puede generar un solapamiento de eventos que, en última instancia, repercuta en la consecución de tareas y objetivos de cada gerente o empleado.

Una de las grandes ventajas de la herramienta gratuita para programar reuniones de Bitrix24 es la posibilidad de agendar eventos privados en el mismo calendario en el que se asientan los eventos públicos. Nadie podrá ingresar al evento, salvo la persona con los permisos adecuados; no obstante, todos podrán observar que dicho horario no está disponible para reuniones.

Invitaciones por email y confirmaciones automáticas

Un programador de reuniones sencillo colabora con la automatización de determinadas tareas engorrosas que solamente consumen tiempo y recursos, como es el caso de la confirmación de asistencias. Al crear un evento en Bitrix24, podrás escoger a los participantes y enviar de forma directa una invitación a la reunión con todos los datos de la misma ya cargados.

Cada uno de los invitados recibirá un mensaje con la temática, los participantes, los archivos relacionados (en caso de tratarse de una reunión consecuencia de un proyecto), la agenda, la fecha y el horario de la reunión. Este último se adaptará de manera automática al horario de cada persona según su huso horario. Asimismo, el invitado podrá confirmar o declinar la invitación con un simple clic y dicha respuesta se añadirá directamente a la agenda de la reunión.

Invitación a personas externas a la aplicación

En algunos casos, puede ser necesario organizar una reunión con personas externas a la compañía y, por lo tanto, ajenas al software de gestión integral implementado en ella. Por ello, la herramienta de programación de reuniones gratuita escogida debe ser flexible y permitir la invitación directa aun cuando el participante no tenga una cuenta dentro de la misma.

Este es el caso de Bitrix24. Esta completa herramienta es mucho más que un software de disponibilidad de reuniones; de hecho, podría considerarse una solución integral para todas las necesidades de tu empresa. Particularmente, destaca por permitir la invitación de proveedores, prospectos y clientes a reuniones desde el mismo CRM, sin necesidad de que tengan una cuenta en la plataforma.

Grupos de trabajo

Algunos eventos se planifican para llevar a cabo proyectos puntuales y, para ello puede ser importante poder crear un grupo de trabajo específico para dicha reunión. Con Bitrix24 podrás producir un grupo de trabajo independiente en cuestión de unos pocos clics.

En solo unos segundos, el grupo de trabajo estará listo, con su propio calendario de proyecto y una herramienta para gestionar tanto tareas como archivos, así como también un monitor del flujo de actividad. Por supuesto, tras la conclusión de la reunión, cuando ya no sea necesario acceder a esta información puntual, el grupo puede ser fácilmente desactivado.

Sincronización con las principales plataformas de calendarización

Si bien algunas personas continúan anotando a mano en una agenda en papel todos sus compromisos, cada vez son más aquellos que se han decantado por el uso de las nuevas tecnologías para centralizar todas las reuniones y los eventos.

Entre las herramientas más utilizadas, destacan Outlook y Google Calendar. Por eso, a la hora de escoger una herramienta gratuita para programar reuniones puede ser interesante considerar su integración con dichas plataformas. Bitrix24, por su parte, se sincroniza de forma bidireccional con ambas; esto significa que cualquier cambio en el calendario de Bitrix24 se verá reflejado de manera instantánea en MS Outlook o en Google Calendar, y viceversa.

Reuniones en el móvil

En caso de que uno de los participantes de la reunión se encuentre de viaje, o tenga algún inconveniente con su ordenador, siempre puede participar en el evento pautado a través de Bitrix24 Mobile App. Esta aplicación puede descargarse tanto en dispositivos Android como Apple.

La app de Bitrix24 para móviles ha sido probada en más de 100.000 equipos diferentes con excelentes resultados. La misma permite programar y crear reuniones, participar en videoconferencias, acceder a la información almacenada en Bitrix24, gestionar tareas y proyectos, seguir las actualizaciones de los flujos de trabajo y comunicarse a través de chat, llamadas o videollamadas, entre otras funcionalidades.

Bitrix24, tu herramienta para programar reuniones y mucho más

En el mercado, encontrarás un sinnúmero de calendarios que posibilitan la creación de reuniones de manera sencilla. No obstante, Bitrix24 se erige como la mejor elección porque es mucho más que una herramienta gratuita para programar reuniones: se trata de un verdadero software de gestión corporativa que contribuye a la organización, la planificación y el control de cada área de tu empresa.

Programa reuniones fácilmente con Bitrix24, a la vez que facilitas la comunicación entre tus empleados y sus superiores a través del chat, las llamadas y las videollamadas en HD ofrecidas por la aplicación. Por otra parte, podrás centrarte en el CRM, la gestión de Marketing, de Recursos Humanos y de Ventas, y probar la automatización de tareas, además de crear fácilmente sitios web y landing pages. ¿Puedes pedir algo más? Bitrix24 es la plataforma colaborativa para emprendedores, pymes y grandes empresas más completa del mercado. ¡Prúebala gratis!

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