Gestión de proyectos web

Bitrix24, el mejor software de gestión de proyectos web, cuenta con las funcionalidades necesarias para la planificación, desarrollo y seguimiento de cualquier proyecto web.

Cuando se inicia un proyecto web para un cliente, se entra en una fase de negociación entre el departamento de desarrollo y el cliente. Antes de empezar a trabajar se van a decidir una serie de tiempos y las fases del proyecto. Ambas partes establecerán un calendario, trabajos entregables al cliente y fecha estimada para completar el proyecto web. El cumplimiento de lo acordado previamente con el cliente va a ser determinante para conseguir el objetivo final y satisfacerlo.  

 

Una buena gestión de proyectos web consiste, precisamente, en establecer la correcta organización y división de tareas que conforman un proyecto web. Sin esta planificación se podría correr el riesgo de fracasar y es por esto, que es indispensable aplicar medidas que ayuden a realizar el trabajo de forma correcta. Establecer procesos, gestionar grupos de trabajo, y determinar los recursos con los que se cuenta en cada etapa y las fechas clave son factores esenciales en la gestión de proyectos web.    

 

En la actualidad, las herramientas tecnológicas de software han adquirido un gran peso en la gestión de proyectos web, ayudando a solucionar los errores más comunes en cuanto a planificación y comunicación en el equipo. Realizar una buena gestión y desarrollo de proyectos web se convierte en una tarea más sencilla si se utiliza un software de gestión de proyectos web como el de Bitrix24, que cuenta con las funcionalidades necesarias para la planificación, desarrollo y seguimiento de cualquier proyecto web.  

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Jerarquización del proyecto y sus tareas

Antes de arrancar un proyecto web es importante identificar cada tarea del proyecto y su relevancia. Es recomendable tener planificadas todas las tareas, incluso el trabajo más sencillo es importante. Teniendo en cuenta que no todas las actividades son urgentes es un buen momento para establecer prioridades. De este modo, se pueden dirigir los recursos económicos y el personal de acuerdo con las necesidades del proyecto.

Para hacer más sencillo el proceso de asignación de tareas y las sub-tareas, Bitrix24 cuenta con la posibilidad de establecer diagramas de Gantt. Este tipo de gráficos son muy útiles porque permiten visualizar quién es la persona responsable de la tarea y la cronología de la misma. Trabajar con un diagrama de Gantt ofrece una idea completa de la evolución del proyecto web de un golpe de vista y ayuda a entender donde se producen retrasos potenciales y existentes. Además, la gráfica de Gantt, al ser muy visual, servirá para realizar al equipo la presentación de un proyecto web nuevo.    

Canal de comunicación y mensajería

La gestión de proyectos se realiza principalmente a través de canales de comunicación como chats o herramientas de mensajería instantáneas. El tiempo es un factor clave en el desarrollo de un proyecto y es por esto, que la inmediatez en las conversaciones sobre proyectos debe realizarse a través de herramientas de software especializadas.

El software Bitrix24 es especialmente adecuado si el equipo está buscando una herramienta rápida y eficaz para la comunicación interna. Esta herramienta ha sido creada especialmente para la gestión de proyectos y es muy recomendable para solucionar vacíos de comunicación que pueden surgir en el equipo. Sus amplias funcionalidades como la posibilidad de realizar chats individuales o grupales entre los miembros del equipo son una buena opción para equipos deslocalizados o situados en remoto.        

Gestión de los tiempos de entrega

Cuando un equipo se encuentra inmerso en la planificación de un proyecto web, la gestión de los tiempos es un objetivo prioritario. Incluso, en ocasiones, dentro de un equipo se asigna una persona encargada de controlar que todos los tiempos y plazos de entrega se cumplen. Las herramientas de software como la de Bitrix24 tienen una gran ventaja con respecto a este asunto, ya que incorporan contadores.

Los contadores de tareas ayudan a mantener las tareas que requieren atención inmediata e indican al responsable de control de tiempos, si hay alguna tarea incompleta. Por lo tanto, gracias a la funcionalidad de contadores es posible simplificar el trabajo al supervisor del proyecto y comprender si el trabajo se está desarrollando en los plazos marcados.

Creación de listas de verificación de tareas

Cuando se está planteando cómo hacer un proyecto de una página web y el gestor de proyecto se encuentra en la fase de setup, es interesante poder contar con la funcionalidad de listas de verificación que ofrece Bitrix24. Esta utilidad permite incorporar unos pasos intermedios para tareas que son complejas y requieren de la acción de múltiples participantes.

Si el desarrollo del proyecto web requiere de varios responsables implicados en la tarea, puedes agregar Observadores o Participantes a la lista de verificación. Además, si la ejecución de una tarea necesita añadir ciertos archivos, es posible adjuntarlos desde la misma herramienta.

Establecimiento de grupos de trabajo

Cuando un mismo equipo está dividido en micro-tareas y varias personas van a ayudar a lograr el objetivo global, es conveniente agrupar a los empleados en pequeños equipos de trabajo. Bitrix24 te ayuda en la asignación de grupos de trabajo para facilitar la gestión de proyectos web.

Cada grupo se establece como una intranet en miniatura que no sólo almacena archivos y datos, sino que también sirve para establecer discusiones, seguimiento de tareas y planificación. 

Crea un pequeño subgrupo, específico para los integrantes de esas micro-tareas, en el que cada miembro del equipo del proyecto web se sienta cómodo para trabajar. 

Reporting de tareas

Bitrix24 incorpora la posibilidad de generar reportes de tareas, lo que permite saber cuánto tiempo invierte un empleado en una determinada tarea o proyecto. Este tipo de función es imprescindible para lograr un correcto avance de los proyectos web, ya que ayuda a determinar cuántas tareas aún están en proceso o cuáles han sido terminadas. Los informes de tareas pueden generarse con una frecuencia semanal, mensual y anualmente.

Además, esta funcionalidad incorpora una plantilla de reportes de eficiencia (pre-configurada) que ayuda a evaluar el desempeño y la eficiencia de los participantes de tareas y proyectos. Para un responsable de gestión de proyecto web es de gran utilidad, porque ayuda en el análisis de eficiencia del equipo. Además, toda la información puede exportarse en un documento excel si se desea.

Generación de Informes de resultados

La gestión de proyectos web está sujeta a cambios e imprevistos por parte del cliente. Para poner en valor el trabajo de la agencia y del equipo encargado del desarrollo, es imprescindible contar con una herramienta de generación de informes de resultados.  

El generador de informes permite filtrar y ordenar datos de un informe para poder mostrarlo a directores o clientes. El generador de informes que ofrece Bitrix24 permite recolectar los datos necesarios para evaluar la eficiencia del trabajo realizado y el tiempo dedicado a su desarrollo.

Acceso a usuarios externos

Otro de los aspectos que más demandan los clientes es poder ver cómo avanza el proyecto web. Esta opción es posible gracias a la extranet de Bitrix24, que provee un espacio separado donde se puede compartir información con personas ajenas al desarrollo del proyecto.

Los usuarios externos o clientes pueden ver el avance del proyecto web de forma segura y así verificar si son necesarios cambios o retoques. Si se trata de partners o proveedores es posible seleccionar parte del proyecto web y limitar la vista disponible a unas secciones determinadas.

Integración de aplicaciones

Si está haciendo un análisis sobre cuáles son los softwares para la gestión de proyectos web que existen en el mercado, será determinante seleccionar uno que pueda integrarse fácilmente con otras herramientas que tu empresa ya utilice.   

La amplia selección de aplicaciones para Bitrix24 aporta un gran potencial a nivel de integración con otras aplicaciones de gestión de proyectos web. Ésto da flexibilidad a la empresa para decidir con qué herramienta quiere gestionar una serie de tareas e incremeneta la posibilidad de realizar más tareas en una única plataforma.

Bitrix24 es un software completo para la gestión de proyectos web. Disfruta de todas sus funcionalidades e integraciones. ¡Regístrate de forma gratuita aquí!

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