Desarrollo de Negocios

5 maneras de salir de una crisis con la Gestión de Proyectos

Alejandra Carrillo
4 de Octubre de 2016
Última actualización: 24 de Diciembre de 2018
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El director del proyecto es la persona designada como responsable de la ejecución del proyecto. Hay 5 fases principales por las que cada proyecto pasa: iniciación, planificación, ejecución, seguimiento y cierre. Sin embargo, a pesar de los mejores esfuerzos, una crisis puede ocurrir en cualquier momento. Incluso si usted siente que tiene todas las bases cubiertas, lo inesperado puede suceder. Pueden provenir de cuestiones internas de la empresa, desastres naturales o cualquier otra cosa. Cada jefe de proyecto debe estar preparado para lo peor.

Cuando una crisis es inevitable, debe hacerse preparativos y tener un plan b. Aquí, hemos compilado una lista de consejos de gestión de crisis para ayudarle a volver al camino.

Buscar las primeras señales de una posible crisis

Si usted está preparado como debe ser, se dará cuenta de los signos de alerta a tiempo. Para minimizar el daño potencial debe empezar la gestión de crisis tan pronto como los note. Aquí están las preguntas que permitirán determinar los problemas potenciales: ¿Hay quejas constantes? ¿Cuál es la tasa de facturación? ¿Hay resistencia al cambio? ¿Están siendo rechazados nuevas tecnologías? ¿Hay varios rumores malos circulando?

A menudo puede confiar en su instinto. Los problemas comienzan como algo pequeño, pero si no se controlan, puede causar grandes problemas. La última cosa que quiere hacer es ignorarlos. Se necesitaría mucho más tiempo para recuperarse de un problema dejado de lado.

Desarrollar su plan de gestión de crisis

Si ocurre una crisis que debe tener un plan de crisis de gestión de proyectos para responder eficazmente a la amenaza. En primer lugar, pensar en la lista de posibles crisis y preparar escenarios diferentes para cada tipo de crisis que puede experimentar. Asegúrese de que sus planes de crisis son detallados, realistas y oportunos. El siguiente paso es establecer marcadores que muestran que una crisis está aquí y es el momento de poner en marcha su plan de crisis. Cuando ocurra la emergencia, sea claro sobre el papel especial que cada miembro de su equipo juegue en la gestión de crisis. Asegúrese de que sean objetivos y responsabilidades claras.

Mantenerse positivo

Quiere evitar la especulación. Esto es especialmente cierto cuando se prepara el informe de crisis en gestión de proyectos. Cuando una crisis se lleva a cabo, todo el mundo quiere saber cómo sucedió. Sin embargo, muchas situaciones son tan complejas que no siempre se puede apuntar a un tema solo. También es necesario entender cómo hacer que su equipo trabaje unido.

Además, llegar a conclusiones puede ser peligroso. Se podría añadir más leña al fuego y causar un obstáculo para encontrar las soluciones adecuadas. En lugar de la especulación, se debe centrar en el análisis de la causa raíz (RCA). Por otra parte, no centrarse en las cosas pequeñas.

Recuérdese a sí mismo la imagen grande. Los problemas no ocurren todos los días, y cuanto antes se resuelven, más pronto para que pueda seguir adelante y volver al trabajo más eficiente. Naturalmente, es fundamental ser realistas, pero siempre mantener una actitud positiva.

Cortar por lo sano, si es necesario

El éxito del proyecto depende de muchas variables. Incluso si usted es un genio de la gestión de proyectos, tiene un gran equipo y todos los recursos para lograr y hacer mérito de sus indicadores clave de rendimiento, lo inesperado puede ocurrir. Sin hablar sobre el hecho, de que el equipo “ideal” y los recursos suficientes son términos utópicos en la gestión de proyectos. Así que si el proyecto está destinado al fracaso, es mejor poner fin a un proyecto en lugar de hacer los intentos de salvar un barco hundido. Si usted ve que hay demasiados problemas sin solución, si carecen de recursos esenciales y no hay manera de que usted puede encontrar en el momento oportuno, o si hay otros signos que indican que el proyecto va a fracasar, es mejor cortar por lo sano tempranamente. El objetivo es actuar con rapidez y decisión, comunicarse adecuadamente en todos los niveles, y comportarse lo éticamente posible.

Haga una crisis post mortem para evitar la situación en el futuro

Toda crisis viene con una lección. Es posible que haya manejado la crisis, pero su trabajo no ha terminado. Usted ha pasado por la parte difícil, pero ahora tiene la oportunidad de echar un vistazo a la crisis desde una nueva perspectiva. Puede comenzar por tomar en cuenta el cuadro completo de lo sucedido desde antes de la crisis a la solución. También desea revisar lo que ha aprendido y las conclusiones que haya realizado.

Tómese el tiempo para hablar de lo que se hizo bien y lo que podría haber mejorado. También desea empezar a trabajar en la recuperación de la confianza del cliente y de los interesados. Esto puede hacerse a través de la transparencia y asumiendo la responsabilidad. Por otra parte, después de la crisis post mortem, se puede empezar a compartir lo que va a hacer para prevenir las crisis futuras.

El punto es ser lo más específico posible. Clientes y partes interesadas quieren aliviar sus temores con un plan sólido, amplio y detallado que transmite todos los pasos exactos a seguir si surgen problemas en el futuro otra vez.

Las crisis en gestión de proyectos ocurrirán, pero puede gestionarlos o incluso evitarlos con los planes en el lugar correcto. Nadie espera que tenga todas las respuestas o que haga frente a los problemas por sí solo. Sin embargo, la manipulación de manera positiva, con transparencia, le dará un beneficio positivo en términos de relaciones públicas.
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