7 claves para una comunicación interna eficaz en el trabajo

Contenido

¿Qué es la comunicación interna?

Cómo llevar la comunicación interna de tu empresa al siguiente nivel

1. Determina los objetivos de la comunicación interna

2. Rediseña tu estrategia de comunicación interna

3. Segmenta los diferentes públicos dentro de tu plantilla

4. Define los canales y tácticas de comunicación interna

5. Involucra a tus empleados con contenido informativo estén donde estén

6. Presta atención a la retroalimentación de tus trabajadores

7. Crea mensajes claros y concisos

Invertir en la comunicación interna en la empresa es vital para el éxito

La forma en que te comunicas con tus empleados tiene un impacto directo en el éxito de tu empresa, ya sea que estés haciendo crecer un negocio pequeño o grande. Por eso, la comunicación interna podría considerarse una genuina inversión a futuro, que influye directamente en la productividad, el trabajo en equipo, la experiencia del trabajador y, en última instancia, su compromiso con tu empresa.

Es innegable que la comunicación interna es más importante que nunca en el panorama laboral actual. La fuerza laboral ha experimentado cambios significativos debido a los avances tecnológicos, la globalización y el ingreso de la Generación Z al mercado. Sin duda, te enfrentas a nuevos desafíos, pero también a  oportunidades para mejorar la comunicación. ¿Quieres descubrir cómo convertir tu estrategia de comunicación interna actual en un plan a largo plazo enfocado en la eficacia? Entonces, continúa leyendo y toma nota de nuestras recomendaciones.

FAQ

¿Qué es la comunicación interna?

Antes de abordar en profundidad cómo mejorar la comunicación interna en el trabajo para contribuir a una mayor eficacia y productividad, deberías comprender exactamente qué es la comunicación interna. Básicamente, es la comunicación dirigida a los trabajadores; es decir, que engloba todos los métodos que utiliza tu organización para hacer llegar información a los miembros de la plantilla y recibir su retroalimentación. Por supuesto, cubre la comunicación oral y escrita, así como formal e informal y, también, la respuesta de los miembros frente a ella.

La importancia de la comunicación interna radica en que todas las interacciones entre la empresa y los empleados ayudan a que estos últimos adquieran una comprensión adecuada de la visión, la misión y los valores organizacionales, mientras que la empresa aumenta el entendimiento de su público interno. Sin duda, los diversos métodos son esenciales para, por un lado, mantener al personal actualizado sobre las iniciativas de la compañía y, por otro, establecer una voz de confianza y autoridad que minimice los rumores que podrían repercutir negativamente en el día a día del grupo de trabajo. Entre las funciones clave de la comunicación interna en los negocios, se incluyen:

• Mantener a los empleados informados sobre actualizaciones importantes como cambios en la dirección.

• Facilitar la creación de equipos en el lugar de trabajo.

• Fomentar relaciones más sólidas entre los empleados y los líderes.

• Mejorar el ánimo del personal y la participación de los empleados.

• Permitir que los gerentes envíen comunicaciones efectivas al equipo.

• Tomar nota de las opiniones de los empleados y hacer que se sientan escuchados y valorados.

• Ayudar a los empleados a mantener la fe en la empresa, incluso en momentos de crisis.

Claramente, la comunicación interna en la empresa es una pieza fundamental para mantener la conexión y la cohesión entre los empleados, permitiendo una fluidez en la transmisión de información y la alineación de objetivos. A continuación, te contamos cómo gestionarla adecuadamente. Una vez ha quedado claro por qué la comunicación interna es importante, llega el momento de comenzar a desglosar las mejores maneras de mejorar la comunicación interna en una organización. 

Cómo llevar la comunicación interna de tu empresa al siguiente nivel

En el pasado, la comunicación interna solía ser principalmente unidireccional. Las empresas transmitían la información de manera descendente hacia los empleados, sin esperar retroalimentación. Sin embargo, en los últimos años ha habido una evolución significativa en este campo. Se ha reconocido la importancia de la bidireccionalidad en la comunicación interna. De este modo, los miembros de la plantilla tienen la oportunidad de participar y expresar sus opiniones a través de canales de comunicación abiertos. Esta evolución ha llevado a un mayor compromiso y empoderamiento de los empleados, lo que a su vez ha mejorado la eficacia de la comunicación interna en las organizaciones.

Recientemente, se ha sumado un nuevo cambio clave en la evolución de la comunicación interna: la implementación del trabajo híbrido y remoto. Con más empleados desempeñándose fuera de la oficina, las empresas han tenido que adaptarse. Así, la comunicación interna se ha vuelto más digital y las plataformas de mensajería, videoconferencias y espacios de colaboración en línea han comenzado a ocupar un lugar central dentro de la estrategia. Reconocer estos cambios y acomodarse a ellos es crucial para que tu empresa dé el paso hacia el futuro. Fomenta una cultura abierta y transparente, promueve la participación activa de los empleados y asegúrate de que sus voces son escuchadas. ¿Cómo? Pon en práctica las estrategias de comunicación interna que compartimos a continuación.

1. Determina los objetivos de la comunicación interna

Establecer las metas es el primer paso de toda planificación. Al determinar objetivos claros, proporcionas una dirección a seguir y, de este modo, puedes enfocar los esfuerzos comunicacionales para obtener los resultados deseados. Los objetivos pueden incluir mejorar la alineación con la estrategia de la empresa, aumentar la participación de los empleados, fortalecer la cultura organizacional o aumentar la satisfacción y el compromiso, entre muchas otras posibilidades.

Una vez establecidos, podrás comenzar a desarrollar un plan de comunicación interna que defina las estrategias y las acciones necesarias para alcanzarlos. Esto implica identificar los mensajes clave, seleccionar los canales adecuados, establecer un calendario de comunicación y asignar responsabilidades claras. Además, es fundamental medir y evaluar regularmente los resultados para ajustar y mejorar la estrategia de comunicación interna en función de los logros y los desafíos identificados. Para ello, puede ser recomendable utilizar un gestor de proyectos que facilite la asignación de tareas y recursos, así como el control y el monitoreo de las mismas. 

2. Rediseña tu estrategia de comunicación interna

¿Te has puesto a pensar si tu estrategia de comunicación interna se adecúa a la actualidad de tu negocio? Las empresas avanzan, al igual que las personas cambian. Por lo tanto, deberías tomarte el tiempo para investigar si la manera en la que has estado llevando a cabo el día a día se adapta a la realidad. Evalúa los objetivos y considera si necesitan ser ajustados o refinados. Analiza también los canales de comunicación que estás empleando y asegúrate de que sean los más efectivos para alcanzar a todos los empleados de manera adecuada.

Además, considera la implementación de nuevos enfoques y herramientas de comunicación, como el uso de plataformas digitales, redes sociales internas o herramientas de colaboración en línea. ¿Una parte de tu plantilla se desempeña de manera remota o híbrida? Pues bien, estos recursos pueden facilitar la comunicación bidireccional y promover la participación activa de los empleados, aun si no se encuentran en la oficina. Al rediseñar tu estrategia de comunicación interna, podrás fortalecer la colaboración, la cohesión y el compromiso en el entorno laboral.

3. Segmenta los diferentes públicos dentro de tu plantilla

Dentro de tu plantilla, tienes empleados con diferentes niveles jerárquicos, roles, departamentos, intereses y necesidades de información. Por lo tanto, si realmente deseas mejorar la eficacia de la comunicación interna en la empresa, debes aprender a detectar y organizar estos grupos. ¿Por qué? Sencillamente, porque al identificar y comprender estas segmentaciones, podrás adaptar tu mensaje y seleccionar los canales de comunicación más adecuados para cada grupo.

Utiliza la segmentación para personalizar la comunicación y hacerla más relevante para cada público objetivo. Esto implica adaptar el tono, el estilo y el contenido de los mensajes según las características y las preferencias de cada grupo. Al hacerlo, aumentarás la probabilidad de que los empleados se sientan valorados, lo que fortalecerá la efectividad de tu comunicación interna en general. Recuerda: todos los trabajadores son importantes, desde los directivos hasta los empleados encargados de tareas repetitivas o mantenimiento. 

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4. Define los canales y tácticas de comunicación interna

Evalúa los diferentes canales disponibles. ¿Con cuáles cuentas a día de hoy? Seguramente, basas tu comunicación en los medios más tradicionales como los correos electrónicos, los boletines internos, la intranet, y las reuniones presenciales o virtuales. Sin embargo, hay muchísimas otras posibilidades que podrías poner en práctica para transmitir tus mensajes de manera clara y oportuna. El chat facilita la interacción bidireccional instantánea y un podcast puede ser, por ejemplo, una buena forma de capacitar a tus trabajadores. 

Además, considera la diversidad de tácticas a usar para enriquecer tu estrategia de comunicación interna. Esto puede incluir el uso de vídeos, infografías o blogs internos para hacer que la información sea más atractiva y accesible para los empleados. También, puedes aprovechar las redes sociales internas para fomentar la participación y el diálogo entre los equipos. Selecciona los canales y tácticas de comunicación que se alineen con los objetivos y las necesidades de tu organización, y mantén una combinación equilibrada de enfoques para llegar a todos los empleados de manera efectiva. 

5. Involucra a tus empleados con contenido informativo estén donde estén

Tus empleados no solo necesitan estar informados para desempeñar correctamente su labor, sino que también desean contar con los datos requeridos para triunfar. Si buscas construir una comunicación interna eficaz, es vital que aproveches las herramientas tecnológicas disponibles actualmente. Estas contribuyen a la horizontalidad y la homogeneidad al alcanzar a todos los empleados, incluso a aquellos que trabajan de forma remota o en ubicaciones dispersas. Utiliza la intranet de la empresa para compartir noticias, actualizaciones y recursos relevantes, y asegúrate de que sea accesible desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

No dudes en implementar soluciones de gestión de equipo, como Bitrix24. La misma simplifica compartir información de manera instantánea y acceder a documentos y recursos desde cualquier lugar. Los empleados estarán siempre al tanto de los acontecimientos y las actualizaciones de la empresa. Además, podrías organizar reuniones regulares a través de videoconferencias y encuentros regulares cortos por chat. Dichas herramientas permiten la comunicación cara a cara, aunque sea de forma virtual, y ayudan a mantener una conexión cercana entre los miembros del equipo. Al involucrar a tus empleados con contenido informativo dondequiera que estén, fortalecerás su conexión con la empresa, su sentido de pertenencia y su compromiso con los objetivos organizacionales.

6. Presta atención a la retroalimentación de tus trabajadores

¿Te gustaría fomentar un ambiente abierto y receptivo donde los empleados se sientan seguros y motivados para compartir sus opiniones, ideas y preocupaciones? Ciertamente, este es uno de los objetivos más habituales de la comunicación interna. Recuerda que la misma debe ser de doble vía para considerarse realmente efectiva. No solo debes utilizar los diferentes canales para informar. Es necesario que abras medios para escuchar a los trabajadores. Una política de puertas abiertas no solo mejora la satisfacción, también te permitirá adaptarte a las necesidades y las expectativas de los trabajadores para minimizar su rotación. Por este motivo, deberías plantear diferentes opciones para obtener opiniones de tu público interno. Si bien las reuniones y los encuentros uno a uno pueden ser una práctica forma de escucharles, toma en consideración que muchas personas se sienten cohibidas a la hora de brindar una opinión cara a cara.

El uso de encuestas o un buzón de sugerencias anónimo puede democratizar la comunicación interna. Al no deber identificarse, los empleados serán más sinceros y las opiniones y comentarios que recibas serán más valiosos. Recoge y analiza esta retroalimentación para mejorar tus estrategias de comunicación interna, identificar áreas de mejora y responder a las necesidades y los deseos de tus empleados. Realiza ajustes en función de los comentarios recibidos y comunica claramente las acciones tomadas en respuesta al feedback. Al prestar atención a la retroalimentación de tus trabajadores, demostrarás que valoras su opinión y fortalecerás la confianza y la transparencia en la comunicación interna de la empresa.

7. Crea mensajes claros y concisos

La última de las claves de comunicación interna que queremos compartir contigo está íntimamente relacionada con la segmentación y la consecución de los objetivos. Una vez hayas determinado tu plan de comunicación interna, tus estrategias y tácticas, identificado los grupos y los canales, es momento de preparar los mensajes. No obstante, estos no deberían ser iguales para todo el mundo. Personaliza la comunicación interna para que cada público reciba la información pertinente, en el momento correcto y con el nivel de detalle necesario. Evita la jerga técnica o el lenguaje complicado en las comunicaciones internas, ya que ello puede generar confusiones o malentendidos entre los empleados. Por el contrario, usa un lenguaje claro y sencillo, que sea fácil de entender para todos.

Además, asegúrate de que sean concisos y vayan directo al grano. La brevedad es muy valorada en el ámbito laboral, ya que el tiempo es un recurso escaso. Deja de lado la información redundante o innecesaria que pueda diluir el mensaje principal. Organiza tus ideas de manera estructurada y destaca los puntos clave para que los destinatarios puedan captar rápidamente lo verdaderamente importante. Tomando en cuenta estas recomendaciones, serás capaz de elaborar mensajes claros y precisos que faciliten la comprensión y la asimilación. Sin dudas, esto mejorará la efectividad de la comunicación interna de los empleados.

Invertir en la comunicación interna en la empresa es vital para el éxito

Como seguramente has descubierto a lo largo de este artículo, invertir en la comunicación interna en la empresa es fundamental para el éxito de cualquier empresa. ¿Por qué? En pocas palabras, porque permite mantener a los empleados informados, fomentar la colaboración y fortalecer la retroalimentación en la organización. Una estrategia de comunicación interna bien definida y respaldada por un plan sólido puede tener un impacto significativo en la productividad, la satisfacción de los empleados y el logro de los objetivos organizacionales.

En este punto, Bitrix24 puede serte de gran ayuda para mejorar la comunicación interna de tu compañía. La plataforma cuenta con una enorme oferta de herramientas de comunicación, como el chat en vivo, el correo electrónico, las llamadas, las videollamadas en HD y las videoconferencias. Pero eso no es todo. También, te brinda la posibilidad de crear una intranet y una red social corporativa. De este modo, podrás generar tableros de anuncios y, a su vez, fomentar la interacción informal. Por otra parte, podrás diseñar boletines internos para resaltar el buen trabajo de los empleados e implementar un gestor de tareas y proyectos para incrementar la productividad y la excelencia en la colaboración dentro de un equipo de trabajo y, asimismo, entre equipos y departamentos. 

Además, Bitrix24 ofrece funcionalidades para recopilar retroalimentación y opiniones de los empleados, como las encuestas de satisfacción. ¿Aún no has implementado este software? Prueba Bitrix24 hoy mismo y benefíciate de sus funcionalidades para establecer las bases para un entorno de trabajo más exitoso.