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8 consejos para medir la productividad y aumentar la eficiencia

8 consejos para medir la productividad y aumentar la eficiencia
Equipo de Bitrix24
29 de Octubre de 2022
Última actualización: 28 de Octubre de 2022

CONTENIDO

8 recomendaciones importantes para medir la productividad en tu empresa

  1. Medir la productividad a través de las ganancias de la compañía

  2. Evaluar la cantidad de tareas completadas en un periodo determinado

  3. Analizar la gestión del tiempo de cada empleado o equipo de trabajo

  4. Posibilitar la opinión de los miembros de un grupo

  5. Controlar el nivel de satisfacción del cliente

  6. Monitorear los avances de cada empleado y flujos de trabajo

  7. Comparar el resultado obtenido con los recursos empleados

  8. Evaluar las mejoras producidas a lo largo del tiempo

Implementar métricas de productividad te permitirá aumentar la eficiencia empresarial



Medir la productividad de manera regular y adecuada puede ser lo que tu empresa necesita para incrementar la rentabilidad en el mediano y largo plazo. Los equipos ágiles y eficientes favorecen la adaptabilidad de la compañía a un entorno cambiante y cada vez más competitivo. No te quedes atrás y verifica que todos los procesos están optimizados para el mejor aprovechamiento de los recursos. Alcanzar los objetivos, hoy en día, no es suficiente. Para asegurar la subsistencia y el éxito de la empresa, resulta fundamental verificar los desempeños individuales y colectivos. De este modo, se puede aumentar la eficiencia y, por ende, los ingresos finales de tu empresa. ¿Te parece interesante esta óptica? Descubre, a continuación, cómo conseguir estas metas.

FAQ


¿Qué es la productividad?

La productividad es la medida que indica el nivel de eficiencia con el que una persona, un equipo, una empresa o una fábrica completa una tarea. La misma se calcula, principalmente, dividiendo los productos o servicios producidos o desarrollados por los recursos utilizados, ya sean horas de trabajo, insumos o cualquier otro coste en que se haya incurrido directa o indirectamente. No obstante, existen otras múltiples maneras de medir la productividad.

¿Qué son las métricas de productividad y para qué sirven?

Las métricas de productividad son sistemas de medición que rastrean la eficiencia de un trabajador o un equipo de trabajo. Los datos obtenidos sirven para determinar si los recursos se emplean de la mejor manera posible y de qué manera se puede optimizar su aprovechamiento. El objetivo final es obtener resultados altamente satisfactorios frente al menor uso de recursos posible.

¿Cómo medir la productividad en el trabajo de manera eficiente?

Sigue estos consejos para medir la productividad en el trabajo de manera eficiente: Evalúa la rentabilidad de tu compañía. Observa la cantidad de tareas finalizadas en un periodo de tiempo. Verifica la gestión de tiempo de cada trabajador. Fomenta la retroalimentación del equipo de trabajo. Controla el nivel de satisfacción de los clientes. Estudia el crecimiento y el desarrollo de cada empleado. Contrasta los resultados obtenidos con el uso de recursos. Compara el crecimiento empresarial de los últimos años.

¿Por qué es importante llevar una medición de la productividad individual y grupal en la empresa?

Realizar una medición de la productividad, tanto individual como grupal y departamental, en la empresa es importante porque: Simplifica la toma de decisiones informadas. Permite corroborar que se cumplirá con los objetivos. Minimiza el riesgo de sobrecostes y de incumplimientos de proyectos. Facilita la detección de áreas de mejora. Brinda la oportunidad de plantear nuevas estrategias. Posibilita calibrar la calidad de la fuerza laboral.

¿Qué herramientas se pueden utilizar para medir la productividad?

Para medir la productividad, se pueden instaurar en la empresa diversas herramientas que, por un lado, simplifiquen la asignación de tareas y recursos y, por otro, recaben información sobre el desempeño. En el mercado, existen múltiples plataformas de gestión de tareas y proyectos. Algunas de ellas, como Bitrix24, generan automáticamente informes de rendimiento de empleados que facilitan la retroalimentación y la toma de decisiones.


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8 recomendaciones importantes para medir la productividad en tu empresa

Todo equipo trabaja con el fin de alcanzar un objetivo. Sin embargo, diferentes circunstancias pueden mermar la productividad y, en última instancia, restar rentabilidad a la organización. Si deseas que tu empresa alcance el éxito, debes apostar a aumentar la eficacia. Para ello, es esencial medir la productividad. Ahora bien, existen diferentes maneras de obtener métricas de interés para tu empresa. Las métricas de productividad facilitarán la toma de decisiones y ayudarán a la cúpula a determinar de qué manera optimizar el uso de recursos. ¿Te preguntas cómo medir la productividad de tu plantilla? Continúa leyendo porque compartiremos contigo los mejores consejos al respecto.

1. Medir la productividad a través de las ganancias de la compañía

La manera más habitual de medir la productividad es observar los cambios producidos en la rentabilidad de la empresa año a año. Por un lado, se compara el dinero que ha ingresado y cuál ha sido la ganancia real para la organización. En este punto, se descuentan los gastos de producción y el uso de recursos, lo cual permite determinar si ha habido una malversación de recursos o, incluso, cuánta materia prima se ha desperdiciado. Dicha evaluación puede realizarse para un empleado en particular o para un departamento (¿qué ganancia le ha reportado el trabajador o el departamento a la compañía?). Por otra parte, el dato obtenido se puede comparar con aquellos de años anteriores. Así, obtendrías un claro indicador del nivel de productividad de tu empresa. ¿Las ganancias han crecido o han decaído? ¿En qué porcentaje? La comparativa de ganancias es, sin lugar a dudas, una de las métricas de productividad más fácilmente evaluables. Por supuesto, una vez cuentes con la información necesaria, llegará el momento de tomar decisiones para mejorar la eficacia. Esto podría significar modificar el rumbo o, sencillamente, recurrir a la automatización para ajustar aún más la eficiencia de tus empleados.

2. Evaluar la cantidad de tareas completadas en un periodo determinado

Tus empleados reciben un sinfín de tareas que deben concluir para, en última instancia, alcanzar un objetivo. Ahora bien, ¿te has puesto a pensar cómo la cantidad de tareas completadas por cada trabajador puede convertirse en una de las métricas de productividad de tu empresa? Este enfoque no toma en consideración el tiempo empleado para concluir una tarea, sino que la misma se haya finalizado de manera exitosa en el periodo preestablecido. Para aumentar la eficiencia de tus empleados en este punto, sería importante diseccionar cada tarea en otras más pequeñas. Una vez llevado a cabo este proceso, deberías proceder a asignar cada tarea secundaria con una fecha de entrega y los recursos necesarios. Para ello, no hay mejor opción que utilizar un gestor de tareas y proyectos. El mismo facilita el proceso de asignación de responsabilidades, pero también el control del avance del proyecto. Bitrix24, por ejemplo, simplifica el monitoreo a través del establecimiento de tareas dependientes y reglas automatizadas. Estas últimas modifican la fecha de entrega de la tarea madre cuando existe una demora en alguna tarea secundaria. De este modo, es más fácil visualizar la progresión de un proyecto y, por lo tanto, medir la productividad tanto individual como grupal.

3. Analizar la gestión del tiempo de cada empleado o equipo de trabajo

Todo proyecto tiene una fecha estimada de conclusión. De hecho, no respetar dichos tiempos puede conllevar a fuertes sobrecostes que afecten, finalmente, a la rentabilidad. Por este motivo, analizar la gestión del tiempo es otro de los mejores consejos para medir la productividad. Presta atención a las horas que cada empleado requiere para concluir una tarea. ¿Se condice con el tiempo asignado para la misma? Si no es así, ¿por qué ha empleado más tiempo del estimado? ¿Ha habido algún contratiempo o, simplemente, existe una posibilidad de mejora de la gestión personal del tiempo? Olvídate de las interminables planillas de cálculo que cada empleado debía rellenar a mano para contar con datos de tiempo asignado a cada tarea. En la actualidad, puedes implementar un software de gestión de tiempo y medición de la productividad en tu empresa. Estas herramientas pueden funcionar tanto en la nube como en premisa y recopilan toda clase de datos del comportamiento de los empleados. Así, podrás detectar cambios en la forma de trabajar de un empleado, si su productividad mejora o no y garantizar que el tiempo se emplea de manera adecuada. En el caso particular de Bitrix24, la aplicación recaba información de manera continúa. Luego, elabora un completo reporte de rendimiento que te servirá de base para la retroalimentación individual y grupal.

4. Posibilitar la opinión de los miembros de un grupo

Si buscas mejorar la medición de la productividad y, por lo tanto, repercutir positivamente en la eficiencia, escucha a tus empleados. Los compañeros de un equipo de trabajo cuentan con información del día a día que puede resultar muy valiosa a la hora de tomar decisiones. Dales la posibilidad de compartir contigo sus conocimientos. Abre las puertas de tu oficina u organiza reuniones con el fin de obtener retroalimentación. ¿Qué ven tus empleados que tú no? ¿Existe algún sistema que no funcione correctamente? ¿Qué tarea consume mucho tiempo? ¿Sería posible automatizarla? ¿De qué manera? Genera un espacio de discusión constructiva, ya sea en línea o en persona. Permite que los miembros de un equipo compartan sus ideas. Fomentar la comunicación libre y bidireccional te brindará un interesante conocimiento que, bien gestionado y aplicado, puede repercutir en aumentar la eficiencia de tu empresa. Asimismo, puedes planificar encuentros individuales para obtener retroalimentación sobre los compañeros de un equipo. Para ello, debes generar un espacio de confianza y comodidad que le permita a cada trabajador ser honesto y compartir su verdadera opinión sobre el rendimiento de sus colegas.

5. Controlar el nivel de satisfacción del cliente

El nivel de satisfacción del cliente es otra de las métricas de productividad más implementadas. En general, esta metodología es muy utilizada en los servicios de atención al cliente, tanto por correo electrónico como por chat o teléfono. Tras la consulta, el cliente es invitado a dejar su opinión. En algunos casos, la encuesta se puede rellenar en el momento y, en otros, la misma se recibe unos momentos después de finalizada la interacción. Sea como fuere, los datos de las encuestas a los clientes permiten evaluar el desempeño de los agentes de atención al cliente. No evalúes únicamente cuántas llamadas o cuántos correos electrónicos ha respondido un representante por hora, sino también cuál ha sido la calidad de su atención. Medir la productividad y aumentar la eficiencia implica determinar cuál es el estándar de calidad esperado por tu empresa. ¿Cuántos clientes esperas que cada agente atienda por hora y con qué resultados? Determina el objetivo para, después, evaluar desempeños. No olvides comparar periodos para visualizar cambios y poder tomar decisiones adecuadas.

6. Monitorear los avances de cada empleado y flujos de trabajo

La productividad no es un concepto estático. Por el contrario, se trata de una de las variables más cambiantes dentro de una empresa. Por este motivo, resulta vital medir la productividad regularmente y siempre de manera comparativa. En el caso de la evaluación del rendimiento de un empleado, mira su desempeño a lo largo del tiempo. No se espera lo mismo de un trabajador nuevo en la compañía que de uno senior. Por lo tanto, deberías monitorear el camino realizado por cada persona. ¿El empleado analizado muestra un progreso a lo largo del periodo? Si no es así, quizá sea hora de evaluar qué impide que cumpla con los objetivos. ¿Es acaso necesario que implementes alguna herramienta de automatización o recurras a la capacitación? Revisa los flujos de trabajo para detectar si existe una sobrecarga laboral. Compara la cantidad de tareas finalizadas en el mismo periodo por diferentes trabajadores. ¿Qué variables cambian de uno a otro? ¿Sería posible replicar esas variables para aumentar la eficiencia del empleado menos productivo? Como mencionábamos en el punto 4, no dudes en escuchar lo que tu plantilla tenga para decir ni tampoco en tomar decisiones para modificar comportamientos. Optimizar recursos es tu meta.

7. Comparar el resultado obtenido con los recursos empleados

Una de las métricas de productividad tradicionales en las fábricas es la comparación de productos con los recursos empleados; es decir, materias primas, energía, empleados y capital; entre otros. Dicha medición puede extrapolarse, también, a otras áreas de la empresa como ventas. ¿Cuántas ventas se han logrado? ¿Cuántos recursos humanos han sido necesarios para conseguir dicho resultado? Si divides el número total de productos por los recursos necesarios para producirlos (insumos, tiempo invertido, capital y recursos naturales), obtendrás un ratio que te indicará el coste-beneficio. Ahora bien, lo mismo puedes hacer con las ventas al dividir el total de ventas por la cantidad de agentes de ventas. El ratio obtenido dará cuenta de la eficiencia de tus trabajadores. Otra opción es evaluar la relación entre los prospectos dentro del embudo de ventas y la cuota de ventas efectivamente obtenida. El resultado indica cuántas oportunidades han sido aprovechadas.

8. Evaluar las mejoras producidas a lo largo del tiempo

Esta forma de medir la productividad es menos conocida, pero igual de interesante que las anteriores. Esta medición puede aplicarse a distintos ámbitos de la compañía, siendo así una de las más versátiles. En líneas generales, se determinan las tasas de reducción o de crecimiento de diferentes variables empresariales. Así, se evalúa si existe una reducción de los costes de producción con respecto a un periodo similar. O si la adquisición de clientes evidencia un incremento con respecto al año anterior. Medir la productividad de cualquier departamento de la empresa con este enfoque es posible de manera sencilla, siempre y cuando cuentes con datos pasados. Las retrospectivas te darán una visión de crecimiento o decrecimiento de cada actividad empresarial o departamento. Puedes, también, analizar el rendimiento de un equipo de trabajo utilizando esta variable. ¿Ha sido igual, peor o superior al del periodo anterior? La comparativa contribuirá a aumentar la eficiencia.

Implementar métricas de productividad te permitirá aumentar la eficiencia empresarial

La medición de la productividad es la mejor manera de aumentar la eficiencia. ¿Por qué? Sencillamente, porque te permite detectar malversaciones de recursos, procesos que podrían automatizarse y cualquier otra deficiencia en un procedimiento. Para medir la productividad, deberías determinar cuáles son las métricas más adecuadas para tu negocio.

Por supuesto, podrías utilizar diversas variables para controlar distintos sectores de tu compañía. Sea cual fuere tu decisión, te aconsejamos optar por un software integral de gestión empresarial. De este modo, podrás recabar información de manera automática y obtener informes de rendimiento personalizados. Asimismo, centralizarás toda la información de tu compañía en un único lugar. Esto facilita la toma de decisiones y la realización de comparativas con periodos anteriores. Comienza a medir la productividad hoy mismo con Bitrix24.



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