Colaboración Remota: 5 herramientas esenciales para una colaboración eficiente en equipos remotos

El crecimiento del trabajo remoto e híbrido durante los últimos años ha planteado una serie de grandes desafíos a las empresas. Entre ellos, cómo lograr que los equipos remotos trabajen de manera eficiente y cohesionada cuando los miembros se encuentran a cientos de kilómetros de distancia. Pero la respuesta a esta cuestión es clara, aunque compleja: mediante la colaboración remota.

Esta aspiración puede convertirse en una realidad a través de la utilización de tecnologías diseñadas para potenciar la colaboración digital. ¿No sabes exactamente a qué nos referimos? Descubre en qué plataformas de colaboración deberías invertir para generar una experiencia fluida y mutuamente beneficiosa para tus empleados y tu compañía.

FAQ

Herramientas para equipos remotos que tu empresa debería adoptar

En la actualidad, existe una gran preocupación por alcanzar la colaboración remota, entendida como un proceso de trabajo en equipo a distancia. Si has implementado el trabajo remoto o híbrido en tu compañía, seguramente te estés preguntando si has invertido en todas las herramientas necesarias para alcanzar este ideal. Al fin y al cabo, para que tu empresa crezca, necesitas que tus empleados den lo mejor de sí. Entonces, es momento de preguntarte si ellos cuentan con todo lo necesario para desempeñar sus funciones correctamente.

Analiza de qué manera podrías facilitar las tareas de tus trabajadores remotos. ¿Qué podrías ofrecerles para que pudiesen aumentar su productividad y, al mismo tiempo, pudiesen coordinar mejor sus acciones con las del resto del equipo? Si tienes dudas, a continuación te contamos cuáles son las herramientas esenciales para la colaboración digital.

1. Herramientas para la comunicación en equipos remotos

La comunicación es clave en toda empresa. Cuando la misma falla, se producen toda clase de inconvenientes que pueden terminar afectando la productividad y el alcance de los objetivos. En el caso de los equipos remotos, cobra aún una mayor importancia. ¿Por qué? Pues, sencillamente, porque la distancia física puede causar aislamiento en los trabajadores y esto, a su vez, podría repercutir en desmotivación, bajo desempeño y, en algunos casos, depresión. 

Pero eso no es todo. Los equipos que no se comunican entre sí trabajan de manera aislada. De este modo, cada persona puede desempeñarse en su propia dirección, sin tener en cuenta los objetivos empresariales. Al no existir una coordinación de esfuerzos, podría producirse tanto una duplicación de los mismos como una falta absoluta de sinergia. ¿Puedes imaginar el resultado de esta situación? Altos costes para la empresa, mal ambiente de trabajo y rendimiento por debajo de las expectativas. Sin lugar a dudas, no es lo que deseas para tu compañía.

Para evitar estas problemáticas, es imprescindible que inviertas en la colaboración remota. Para ello, deberías poner a disposición de tu equipo diversas herramientas que fomenten el contacto directo, el intercambio de datos y la relación con los colegas. Hoy en día, existen muchas opciones de comunicación en equipos remotos que van desde el correo electrónico hasta plataformas que posibilitan el intercambio en tiempo real, como el chat, las llamadas o las videollamadas en HD. Bitrix24 ofrece una plataforma integral que aúna estas aplicaciones en un único lugar. 

Permite que tus trabajadores lleven a cabo consultas habituales a través del chat para, así, recibir respuestas inmediatas y minimizar la burocracia. Elimina el tiempo de espera para obtener datos. Soluciona dudas a través de llamadas o videollamadas e imparte capacitaciones grupales con videoconferencias. Como líder de la gestión de equipos remotos, asegúrate de que mantienes la conexión con cada persona. Estate atento a sus necesidades, deseos y expectativas.

Emplea las herramientas para equipos virtuales mencionadas para monitorear los avances que cada trabajador ha llevado a cabo. Para ello, organiza reuniones periódicas tanto en grupo como uno a uno; incluso, podrías preparar encuentros informales para mantener alta la moral del equipo. Sostén el contacto con un breve mensaje por chat al menos una vez por semana. Aumenta la frecuencia de la comunicación durante el onboarding de nuevos miembros; así, se sentirán acompañados y el proceso de incorporación será más placentero y eficaz. Haz que todos los miembros de tus equipos remotos se sientan parte de la empresa y valorados por ella. No les dejes solos: ocúpate de que la distancia sea solo física y no personal o laboral.

2. Herramientas para la gestión de documentos compartidos

Entre las herramientas para equipos virtuales fundamentales, no podemos dejar de hablar de aquellas encargadas de la gestión de documentos. Comprender su rol vital es fácil: favorecen el trabajo conjunto entre personas dispersas geográficamente. 

Imagina que dos de tus empleados son los encargados de diseñar un plan de marketing para el lanzamiento de un nuevo producto. No obstante, ambos se encuentran en husos horarios diferentes y las opciones de organizar reuniones diarias para llegar a una conclusión son escasas, además de que resulta imposible abordar la totalidad de las tareas en un único encuentro. Pues bien, las herramientas de gestión de documentos fomentan la colaboración remota. Varias personas pueden trabajar en tiempo real en el mismo documento. Así, uno de los trabajadores del ejemplo podría comenzar a desarrollarlo y el otro continuaría la labor, añadiendo comentarios. 

Crea toda clase de documentos compartidos desde cero o emplea una de las múltiples plantillas que ofrece Bitrix24 como base. Por supuesto, estas son totalmente modificables y adaptables a las necesidades de cada proyecto. Simplifica el trabajo de los empleados copiando documentos y ajustándolos según corresponda. 

¿Sabías que en aplicaciones como Bitrix24 puedes generar verdaderas discusiones empleando los comentarios de los documentos? Comparte ideas, propón cambios y señala mejoras en solo unos clics. Muchas herramientas de colaboración en documentos envían de forma automática un mensaje por correo electrónico para avisar a cada participante sobre los nuevos comentarios incluidos para que nunca te pierdas una actualización. ¿Y qué sucedería si la discusión tomase grandes proporciones y dificultase el avance? En ese caso, el administrador podría bloquear el documento para evitar nuevos cambios hasta que se determinase el curso a seguir. 

Bitrix24 almacenará cada versión en su historial de cambios, así como los datos de quién ha llevado a cabo cada uno, para que puedas recuperar información borrada o corregida. ¿No te parece magnífico? La distancia entre trabajadores no tiene por qué complicar el acceso a la información ni el trabajo en equipo. 

La revisión y la obtención de aprobaciones es muy simple, ya que todas las personas autorizadas pueden ingresar en el documento. Además, este tipo de herramientas de colaboración ofrece distintos niveles de seguridad que, por supuesto, deberías considerar antes de decidir cuál contratar. Bitrix24, por ejemplo, te permite configurar permisos de acceso a cada carpeta o documento de manera simple, sin necesidad de grandes conocimientos técnicos. El administrador puede crearlos y modificarlos en cuestión de segundos.

3. Herramientas de gestión de tareas y proyectos para equipos a distancia

Al hablar de herramientas de comunicación en equipos remotos, hemos mencionado el aislamiento como uno de los grandes desafíos a los que se enfrentan quienes escogen el trabajo remoto. Pues bien, si no empleas un software de colaboración, los trabajadores pueden olvidar que realmente forman parte de un equipo. Una consecuencia podría ser llevar a cabo sus propias tareas sin evaluar cómo la entrega a destiempo o la falta de calidad puede afectar a otras personas. El resultado final podría ser sumamente dañino para la compañía.

La gestión de equipos remotos implica organizar quién será el responsable de cada tarea para que cada esfuerzo esté direccionado a alcanzar un objetivo compartido. A este fin, no hay mejor idea que usar alguna de las plataformas de colaboración del mercado español. Divide los proyectos en tareas y estas, a su vez, en otras más pequeñas para minimizar riesgos y simplificar la gestión de plazos. En Bitrix24, puedes llevar a cabo estas acciones de forma simple y, posteriormente, determinar quién estará a cargo, la fecha de entrega y los recursos disponibles. Luego, programa recordatorios y notificaciones, y verifica los avances.

Una funcionalidad destacada en Bitrix24 es la creación de dependencias. En caso de demora en el cumplimiento de una tarea, la tarea dependiente modificaría automáticamente su fecha de entrega. Asimismo, las diferentes vistas en forma de calendario, Cuadro Kanban o Diagrama de Gantt permiten que cada miembro de los equipos remotos visualice el avance del proyecto como le resulte más claro. 

Las aplicaciones de gestión de tareas y proyectos también contribuyen a la colaboración remota al mostrar de un vistazo la carga laboral de cada trabajador. Sirven para priorizar tareas y saber cuál debe abordarse en primer lugar, así como para determinar el camino crítico. Y, ¿qué sucede con las tareas repetitivas que consumen tiempo de los miembros de tus equipos remotos? Automatízalas para liberar la agenda de tus empleados y que ellos se encarguen de tareas realmente importantes. 

Sin lugar a dudas, toda empresa interesada en la colaboración digital debería evaluar invertir en una completa aplicación de gestión de proyectos. Tú, como líder, tendrás acceso a los avances de múltiples proyectos en paralelo. Nunca antes había sido tan fácil estar al tanto de todo lo que sucede en tu empresa, incluso en diferentes departamentos.

4. Herramientas de seguimiento y gestión del tiempo en grupos de trabajo

El trabajo remoto plantea una modificación del horario laboral concebido tradicionalmente; es decir, de 9 a 18 horas. Los miembros de los equipos remotos se suelen desempeñar con flexibilidad, sin respetar un horario específico. Frente a esta situación, resulta complejo determinar si el empleado ha cumplido con la carga semanal estipulada en el contrato (aunque cada vez hay más puestos laborales por objetivos), o qué tareas consumen la mayor parte de su tiempo. La única manera de poder medir el desempeño y determinar la necesidad de automatizar tareas o delegarlas es llevando a cabo un seguimiento del tiempo de trabajo.

En este punto, entra a escena una de las herramientas para equipos remotos más extendidas: el reloj registrador en línea. Administra a tus empleados de manera práctica, observando el total de tiempo ingresado por día. El trabajador solamente deberá iniciar, pausar o terminar el reloj para que la información se guarde en la plataforma. Bitrix24 ofrece un reloj registrador para ordenadores y móviles. De este modo, los trabajadores de equipos remotos podrán indicar el tiempo dedicado a su labor desde cualquier lugar, incluso desde la calle cuando se estén trasladando a visitar a un lead o cliente. Los datos ingresados se emplean para calcular directamente los salarios, pudiendo incluso determinar el pago de horas extra si correspondiera según el acuerdo estipulado. 

Por otra parte, Bitrix cuenta con una herramienta que sorprende por su facilidad de uso y enorme practicidad: el gráfico de ausencias y el horario de trabajo. En el caso de los puestos por turnos, por ejemplo de los miembros del soporte al cliente, organiza fácilmente el horario de ingreso y salida de cada empleado y corrobora que el mismo se cumpla. Asimismo, el gráfico de ausencias recoge toda la información sobre los empleados que están de baja por enfermedad, maternidad o paternidad, se han tomado un día libre o están de vacaciones. De este modo, cada uno de los miembros del equipo sabe quiénes están desempeñando sus funciones en todo momento.

En este punto, hay que mencionar los calendarios que incluye la plataforma. Nunca más habrá dudas sobre la disponibilidad de los trabajadores, ya que pueden introducir todos sus compromisos en el calendario personal y, según la configuración de cada uno de ellos, se replicarán (o no) en el calendario del equipo de trabajo. Por ende, será posible saber siempre a quién contactar en caso de necesidad u organizar fácilmente una reunión. 

¿Y cómo puedes comprobar la eficiencia tanto de los trabajadores internos como de los colaboradores internos? El tracking en tareas te da la posibilidad de observar no solo los avances en las mismas, sino el tiempo dedicado a cada una de ellas. Las notificaciones te permitirán seguir todo el proceso para evaluar, en última instancia, la productividad de los profesionales. 

También, merece la pena señalar que uno de los principales desafíos del trabajo remoto, más allá de lograr la colaboración virtual, es lograr el equilibrio entre el trabajo y el tiempo libre. Muchos empleados tienen problemas para realizar un corte entre su vida laboral y personal al encontrarse en su hogar. El uso de una aplicación de seguimiento de tiempo puede mostrarles a estas personas cuál es el momento de concentrarse o de retirarse a descansar. Así, se minimiza el riesgo de burn out, un síndrome que cada vez afecta a más trabajadores. 

Por último, el seguimiento del tiempo es un pilar de la colaboración remota porque recopila información para generar informes de desempeño y eficiencia que pueden utilizarse, luego, para tomar decisiones. Identifica áreas de mejora, oportunidades de automatización o delegación, y premia a los empleados con mejor rendimiento. Conocer el tiempo dedicado a cada tarea te ayudará a ajustar estrategias de manera acorde a los resultados. Los informes de trabajo de Bitrix24 pueden personalizarse y obtenerse de forma diaria, semanal o mensual, además de agregar comentarios y calificar el desempeño.

5. Herramientas de almacenamiento: espacios compartidos

¿De qué manera podrían los miembros de los diversos equipos remotos desempeñar sus labores sin acceso a los datos de la empresa? La respuesta corta sería: no podrían. De hecho, podría decirse que la creación del almacenamiento en la nube ha propiciado, entre otras circunstancias, la posibilidad de trabajar desde el hogar. Hace algunas décadas era impensable que los trabajadores se desempeñasen a distancia, principalmente porque no contarían con los datos necesarios para ejecutar su labor adecuadamente.

En la actualidad, puedes contratar una nube para que tus empleados accedan a los diferentes documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento. No deberán posponer nunca más sus tareas a la espera de una respuesta a su solicitud de información. Asimismo, esta manera de archivar contratos, facturas y otros documentos de importancia también contribuye a minimizar costes. ¡Ya no es necesario tener un espacio destinado específicamente a los archivos! ¿Aún necesitas más ventajas para convencerte? Con una buena planificación y una guía de almacenamiento estructurada, encontrar un archivo será mucho más rápido y sencillo que antes. 

Los agentes de ventas podrán visualizar los perfiles de los prospectos y clientes en el CRM, al igual que el equipo de marketing o de atención al cliente. Toda la información necesaria para el funcionamiento de tu empresa estará centralizada y protegida mediante permisos para que solamente las personas autorizadas puedan acceder a ella. 

¿Te preocupa la protección de datos? Todo buen software de colaboración debe cumplir con las más exigentes normas de seguridad internacional para asegurar que la información de tu empresa sea totalmente confidencial. Por último, pero no por ello menos importante, las plataformas de gestión de documentos y datos en la nube, como Bitrix24, suelen llevar a cabo respaldos automatizados. ¡Nunca volverás a perder información! Y, además, son escalables; con lo cual, no necesitarás migrar tus archivos cuando tu empresa crezca, sino simplemente optar por un plan superior. 

¿Quieres alcanzar la colaboración remota? Invierte plataformas de colaboración

La colaboración remota se ha convertido en una realidad indispensable en el mundo laboral. Para lograr una colaboración eficiente en equipos remotos, debes contar con las herramientas adecuadas. Estas desempeñan un papel fundamental en la mejora de la comunicación, la cooperación y la productividad en equipos dispersos geográficamente.

La comunicación efectiva en equipos remotos es esencial para mantener a los empleados conectados y comprometidos, mientras que las herramientas de gestión de documentos permiten la colaboración en tiempo real, incluso cuando los miembros del equipo se encuentran en diferentes zonas horarias. La gestión de tareas y proyectos asegura que todos estén alineados en la consecución de objetivos comunes; y el seguimiento del tiempo proporciona información valiosa sobre el rendimiento de los empleados y la distribución del trabajo. Finalmente, el almacenamiento en la nube garantiza el acceso fácil y seguro a los datos empresariales desde cualquier sitio.

Sin dudas, invertir en estas aplicaciones para la colaboración remota contribuirá a mantener a los empleados motivados y una alta motivación repercute en un mejor desempeño y, por ende, en mayores posibilidades de alcanzar el éxito. ¡Regístrate hoy en Bitrix24 y goza de todas sus ventajas!