Gestión de productos vs gestión de proyectos: 5 diferencias cruciales

¿Qué diferencias existen entre la gestión de proyectos y la gestión de productos?

Al hablar de la gestión de productos vs la gestión de proyectos, es imprescindible comprender en primer lugar exactamente a qué hace referencia cada término. La gestión de productos implica la supervisión de toda la vida útil de un producto; es decir, que involucra la conceptualización, la estrategia, el diseño, el desarrollo y la construcción de marca de un producto. Cabe mencionar que el mismo puede ser físico, como un teléfono inteligente, o intangible, como una aplicación de software o un servicio.

Por su parte, la gestión de proyectos es un proceso de planificación y asignación de recursos y talentos para alcanzar las metas impuestas y lograr la satisfacción del cliente. Como puede verse, ambos conceptos tienen puntos en común, ya que la gestión de proyectos usualmente trabaja el desarrollo de un producto, su venta, su introducción en el mercado u otras situaciones similares; no obstante, también existen notables diferencias que deberías comprender. A continuación, abordaremos cada una de ellas.

1. El foco puesto en el interior o en el exterior de la compañía

La gestión de proyectos y la gestión de productos podrían considerarse las dos caras de una misma moneda: similares en algunos aspectos; diferentes en otros. Ambas disciplinas buscan solucionar un problema, aunque desde ópticas distintas. La gestión de productos tiene una visión externa; es decir, el foco está puesto en lo que ocurre fuera de la organización. Su meta es construir un producto que responda a las necesidades del mercado. Con este fin, la mirada de este profesional se centra en el potencial cliente. Busca entenderlo en profundidad. ¿Cuáles son sus pain points? ¿Qué desea? ¿Cuáles son sus expectativas insatisfechas? ¿Qué obtiene de la competencia? ¿Cómo se podría superar a la oferta existente, satisfacer las necesidades y aumentar, así, las ganancias de la compañía?

En cambio, la gestión de proyectos se enfoca internamente. El foco se corre del cliente hacia la propia empresa, la cual ocupa el centro del proyecto. ¿Cuál es el objetivo específico del proyecto? ¿Cuál es el producto involucrado? ¿De qué manera el éxito del proyecto impactaría en la organización? ¿Qué variables determinan el éxito? ¿Acaso el cumplimiento de las tareas en un determinado plazo, el uso del presupuesto estipulado, un incremento de la facturación? En este caso, la mirada del gerente de proyectos se dirige a la compañía y, específicamente, al equipo de trabajo. Su meta es maximizar el potencial del equipo para obtener el resultado esperado.

2. Los roles y las responsabilidades del gerente de producto vs el gerente de proyecto

Abordemos ahora al gerente de producto vs el gerente de proyecto. Si bien en algunas empresas la misma persona ocupa ambos roles, esto no es lo ideal. Si es posible, escoge dos profesionales para ocupar estos puestos, y así evitarás conflictos de intereses y problemas de productividad. Pero veamos en profundidad cuáles son las diferencias entre ambas carreras. El gerente de producto es el responsable del producto de principio a fin. Tiene la visión global del mismo y actúa como enlace entre la cúpula directiva, los usuarios y el equipo de desarrollo. Estudia y comprende los requisitos de las partes interesadas, genera los objetivos de diseño y alinea el desarrollo con los mismos. Para ello, crea hojas de ruta que guíen la actividad de los diseñadores. Define los requerimientos funcionales y el precio, y obtiene un producto como resultado final de la ejecución de sus tareas y responsabilidades.

¿Y cuáles son las funciones del gerente de proyecto? Esta persona comprende la visión y los objetivos del producto, según fueron presentados por el gerente de producto. Luego, crea planes y cronogramas para ejecutar las tareas necesarias en la persecución de las metas. Entre sus responsabilidades, destacan la gestión del presupuesto, el tiempo y la calidad de los entregables. Asimismo, es el encargado de motivar a los trabajadores, estar atento a posibles desviaciones y tomar decisiones frente a imprevistos. También, lleva a cabo la gestión de interesados, entendida como la administración de las comunicaciones con cada uno de los stakeholders, así como la resolución de los desafíos asociados. Podría decirse que actúa como el capitán de un barco, ya que guía al equipo de trabajo a través de toda clase de tormentas hasta llegar a buen puerto. 

Quizá, la manera más clara de visualizar las diferencias de roles sea a través del análisis de las preguntas que uno y otro gerente se realizan al momento de desempeñar sus funciones. El gerente de producto se plantearía cuál es el resumen del producto, quiénes son los usuarios finales, qué problemas se quieren solucionar, cómo se verá, sentirá y/o funcionará el producto, cómo es la competencia y cómo se la podría superar. En cambio, el gerente de proyecto busca responder a estos interrogantes: ¿cuánto tiempo tenemos para completar el proyecto?, ¿cuál es el presupuesto asignado?, ¿de qué manera conviene gestionar los plazos?, ¿el equipo está alcanzando la calidad prometida?, y ¿de qué manera se puede optimizar la asignación de recursos?

3. La planificación estratégica de la gestión de productos vs la gestión de proyectos

En una comparación sobre gestión de productos vs gestión de proyectos, no puede faltar el análisis de la planificación estratégica en ambos casos. La primera está intrínsecamente relacionada con la elaboración de algo desde la nada misma y, por lo tanto, requiere de una capacidad enorme de abstracción, innovación y creatividad. Por su parte, la gestión de proyectos entra en el ámbito de la practicidad al buscar formas de ejecutar las tareas de manera eficiente para alcanzar los objetivos. Esto no significa que la innovación no tenga lugar al hablar de proyectos; por el contrario, la misma debe estar presente tanto a nivel tecnológico como estratégico. No obstante, la creatividad en este ámbito parecería estar más regulada que durante el desarrollo y la elaboración de productos, quizá porque el gerente de proyectos recibe un objetivo específico a perseguir. 

Por otra parte, si bien tanto el gerente de productos como el de proyectos plantean objetivos SMART (específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales), estos serán diametralmente diferentes, aunque complementarios. Al hablar de un producto, el objetivo es ser capaces de crear algo que, por un lado, satisfaga las necesidades y las expectativas de los clientes y les impulse a comprarlo, y, por el otro, que las variables relacionadas con la producción y el precio de venta sean adecuadas para la empresa. Esto significa que la compañía obtenga beneficios de la comercialización de dicho producto. 

Entre los objetivos principales de la gestión de proyectos, podríamos señalar:

• Optimizar el uso de recursos humanos, financieros y materiales.

• Supervisar el desempeño, la coordinación y la comunicación efectiva del equipo.

• Lograr los objetivos del proyecto dentro del tiempo y el presupuesto asignados.

• Obtener la máxima satisfacción del cliente.

4. Los diversos criterios de éxito entre la gestión de productos y la gestión de proyectos

El éxito es un concepto subjetivo y, por lo tanto, es imprescindible determinar criterios para evaluarlo de manera objetiva. Esto implica determinar indicadores claves de rendimiento, o KPI, sigla que proviene de la terminología en inglés key performance indicator. Como puedes imaginar, estos indicadores se redactan en relación con los objetivos y, como ya hemos visto, estos difieren al abordar la gestión de productos vs la gestión de proyectos. Así, es fácil comprender que el éxito tendrá una cara diferente para cada gerente.

El éxito de un gerente de proyectos se basa en completar y entregar las tareas planificadas dentro del presupuesto y los plazos establecidos, alcanzando a su vez la calidad esperada. Esto podría significar terminar la construcción de un edificio, finalizar un nuevo producto o llevar a cabo un lanzamiento. Sin embargo, el éxito de un gerente de productos se mide en términos de satisfacción del cliente, aceptación del producto en el mercado y el rendimiento económico de la empresa. Todo esto podría resumirse explicando que mientras el gerente de proyectos se centra en la ejecución eficiente y efectiva del proyecto, el gerente de productos se enfoca en la estrategia y el ciclo de vida del producto, y la maximización del valor para el cliente y la empresa.

5. La duración del ciclo de vida del proyecto en contraposición con la del ciclo de vida del producto

El último de los conceptos fundamentales a analizar sobre gestión de productos vs gestión de proyectos es la duración del ciclo de vida, tanto del producto como del proyecto. El primero suele ser largo; al fin y al cabo, el producto se desarrolla para llenar un vacío en el mercado y, de este modo, se espera que tenga una vida útil extensa. Habitualmente, resulta prácticamente imposible cuantificar cuál será la duración del ciclo de vida del producto y, por eso, la labor del gerente a cargo no tiene un fin determinado, sino que continuará mientras el producto esté a la venta. Es posible que sea necesario llevar a cabo reformulaciones, modificaciones y relanzamientos a medida que el mercado evoluciona y se modifica. Adaptarse es parte de la labor del gerente de productos. 

Ahora bien, el ciclo de vida de un proyecto está determinado desde el inicio del mismo. Todo proyecto tiene una duración estipulada que puede verse claramente en una línea de tiempo: posee un inicio y una finalización. Un gerente de proyecto siempre comienza su tarea sabiendo cuál es la fecha de entrega del proyecto. De hecho, su trabajo es gestionar el proyecto para que el mismo se finalice según lo esperado. Para ello, administra las tareas diarias, a los miembros del equipo y se enfrenta a los desafíos y complejidades que surjan, pero siempre con la idea de cumplir con el objetivo según lo acordado y pasar al siguiente proyecto.

Gestión de productos vs gestión de proyectos: entender las diferencias es esencial para llevar a cabo la planificación estratégica de la empresa

¿Qué te ha parecido nuestro estudio detallado sobre la gestión de productos vs la gestión de proyectos? Comprender las diferencias entre ambos te permitirá llevar a cabo una planificación estratégica más exitosa, libre de confusiones y superposiciones de responsabilidades.

Como has podido descubrir, tanto el gerente de productos como el de proyecto buscan soluciones y la satisfacción del cliente. Sin embargo, el primero basa su visión en las necesidades del mercado y construye sobre ellas un producto que las satisfaga y el segundo se enfoca en la ejecución eficiente y efectiva del proyecto, garantizando el cumplimiento de objetivos en términos de tiempo, presupuesto y calidad. Además, la planificación estratégica difiere en cada caso, ya que la gestión de productos requiere una mayor capacidad de abstracción e innovación, mientras que la gestión de proyectos busca la practicidad y la eficiencia en la ejecución.

Ten siempre en mente estas diferentes para evitar conflictos entre los gerentes de proyectos y productos. Ambos profesionales deben trabajar en colaboración, cada uno enfocado en sus propias metas y su estilo de planificación estratégica. Si ambos se desempeñan correctamente, el éxito estará garantizado.