Cuando oímos la palabra "zombi", lo primero que se nos cruza por la mente es un ser que no está ni vivo ni muerto, pero que está profundamente preocupado por absorber cerebros de aquellos que aún respiran. En las empresas pasa algo parecido. Existen proyectos que no están del todo vivos ni del todo muertos, pero devoran horas senior, presupuesto y atención directiva.
Lo inquietante es que muchos de estos proyectos sobreviven a ciclos de planificación impecables, presentaciones con gráficos perfectos y comités de presupuesto muy serios. Sobre el papel, todo cuadra. Pero en realidad, son proyectos que no mueven ventas, no reducen costes y tampoco crean ventajas claras. Aun así, nadie quiere ser la persona que admita: “Esto nunca va a despegar”. Por tanto, estas iniciativas continúan avanzando y devorando recursos indefinidamente.
Este artículo va de ponerles nombre y fecha de caducidad. Veremos cómo identificar proyectos zombi, qué señales financieras delatan que ya son inviables y cómo usar un CRM como Bitrix24 para construir presupuestos que no solo describen el pasado, sino que te dicen con claridad qué cortar para liberar capacidad.
¿Cuál es el impacto de los proyectos zombis?
Hace unos años decidí comprar Animal Crossing para Nintendo Switch. Juego base, expansiones, todo el combo. A las pocas horas entendí la trampa: para “lograr algo” tenía que regalarle al juego mañanas, tardes y noches, y vivir una vida paralela que absorbía tiempo y atención a mi vida real. Pero en lugar de aceptar que había tirado el dinero, seguí jugando por semanas e incluso lo recomendaba a amigos y familiares. Me resistía a admitir que había pagado caro por una actividad inútil que se comía una parte absurda de mi tiempo.
Con los proyectos zombi pasa lo mismo, solo que la factura es mucho más grande. Ese rechazo a aceptar que el error tiene nombre: sesgo del costo hundido. Como ya invertimos tiempo, presupuesto y reputación, nos convencemos de que “ya va a repuntar”. Y entonces seguimos inyectando recursos para no reconocer la pérdida, mientras seguimos hablando maravillas acerca del potencial del proyecto durante las reuniones estratégicas.
El problema es que los números no perdonan. Distintos estudios de gestión de proyectos estiman que entre un 10 % y un 70 % de la inversión en carteras de proyectos se pierde porque no generan los beneficios prometidos. Informes internacionales hablan de cerca de $100 millones de dólares desperdiciados por cada $1.000 millones invertidos. Y en tecnología, apenas alrededor de un tercio de los proyectos se considera realmente exitoso; el resto llega tarde, se sale del presupuesto… o nadie lo usa.
Bajemos eso a un ejemplo sencillo. Imagina que tienes 10 proyectos activos:
- 3 aportan menos del 5 % de los ingresos nuevos.
- Pero consumen el 25 % de las horas del equipo.
En la práctica, estás financiando una miniempresa paralela que no vende nada.
El coste aparece en tres frentes:
- Dinero: si tu nómina mensual dedicada a proyectos ronda los $100.000 USD, esos proyectos zombi se comen $25.000 todos los meses. En un año, $300.000.
- Capacidad: esos mismos proyectos secuestran gente clave. No es “el equipo en general”, son tus perfiles más experimentados tratando de revivir un cadáver.
- Oportunidad: cada hora que se queda aquí es una hora que no se dedica a lanzamientos, mejoras de producto o iniciativas que sí podrían mover ventas.
La ironía es brutal: muchas organizaciones ni siquiera miden el ROI de sus proyectos con rigor. Así que el coste de los proyectos zombi no aparece en ningún reporte… pero sí en la caja y en el cansancio del equipo. Y el mensaje para finanzas es claro: esto tiene un precio, y lo estás pagando mes a mes, quieras verlo o no.
Creando un “presupuesto que dice NO”
Cuando llega el momento de recortar presupuestos, lo más difícil es saber dónde poner la tijera. Uno de los mayores obstáculos es nuestra propia tendencia a la impecabilidad cuando se trata de hacer presupuestos. Típicamente, creamos una hoja de Excel que muestra gastos, ingresos y proyecciones de manera clara y precisa, pero nunca responde la pregunta incómoda: “¿Qué debemos cortar hoy mismo?”.
Por eso, debemos aprender a hacer presupuestos que sí dicen “no”. Veamos las características que debe contener nuestro sistema asesino de zombis:
- Conecta P&L (pérdidas y ganancias) y flujo de caja con cada proyecto, no solo con la empresa entera.
- Traduce horas en dinero: registra el tiempo, lo multiplica por el coste de cada rol y te da el coste real del proyecto.
- Reparte el gasto de SaaS e infraestructura por proyecto, en vez de meter todo en “gastos generales”.
- Define reglas de decisión claras:
Por ejemplo: coste creciente + sin hitos cumplidos + sin impacto en ventas o MRR = candidato a kill o pausa.
Y, sobre todo, debemos crear un presupuesto que emita señales automáticas durante todo el año, no solo en la revisión presupuestaria anual.
¿Cómo se ve eso en la práctica? Como tres KPI que funcionan como sirena de incendio.
KPI 1: relación esfuerzo/ingreso (E/I)
¿Cuánto esfuerzo metes vs cuánto ingreso genera el proyecto?
Si un proyecto consume $5.000 en tiempo de equipo y solo aporta $500 en ventas adicionales, estás ante una relación 10:1. Ya esto no es una inversión, es caridad corporativa.
Incluso, puedes hacer esto aún más granular. Configuras el coste por hora en los perfiles de empleado (por ejemplo, Senior Dev = 80 $/h, Analista = 50 $/h) y activas el seguimiento de tiempo en las tareas. El equipo simplemente pulsa “Iniciar” y “Detener”; Bitrix24 se encarga del resto: horas × tarifa = coste actual del proyecto. En los reportes de trabajo ves, en tiempo casi real, si la relación Esfuerzo/Ingreso se está disparando.
En organizaciones que gestionan por “value streams”, esta métrica separa inmediatamente lo estratégico de lo sentimental.
KPI 2: tasa de consumo de licencias (TCL)
Aquí miras el costo SaaS por proyecto. Si el Proyecto A usa cinco licencias costosas de analítica o diseño, pero está detenido, mientras el Proyecto B usa las mismas cinco licencias para lanzar campañas que sí generan leads, el coste de A es una hemorragia en el presupuesto. Los estudios sobre gestión de SaaS muestran que una parte absurda del software pagado ni siquiera se usa de forma consistente.
Si conectas tu ERP o tus facturas de nube mediante la API, Bitrix24 puede imputar ese coste directo al proyecto. Así, si un proyecto está en pausa pero sigue cargando licencias caras, el sistema puede disparar una alerta automática.
KPI 3: desviación de carga de capacidad
¿Quién está pagando el precio en horas? Si siempre son los mismos perfiles senior haciendo horas extra para sostener un proyecto de bajo impacto, no tienes solo un problema financiero, tienes una fábrica de burnout.
Estos tres KPI salen de datos que ya tienes dispersos en finanzas, proyectos, registro de tiempo y herramientas SaaS. El siguiente paso es ponerlos a trabajar juntos en un sistema que no solo informe, sino que autorice a decir: “basta, este proyecto se termina aquí”.
Por supuesto, hay otras medidas que ayudan a hacer que el proceso de saneamiento presupuestario sea mucho más efectivo y eficiente:
1. Unificación del dato: el fin del Excel aislado
El primer paso es sacar el presupuesto de los archivos adjuntos. En Bitrix24, cada iniciativa vive en un grupo de trabajo o en un proceso inteligente (Smart Process). Ahí mismo puedes tener: objetivos, tareas, responsables, presupuesto aprobado y gasto real como campos vivos, no como PDFs olvidados. De esta manera, finanzas, PMO y todo el equipo hablan del mismo proyecto mirando la misma ficha en tiempo real.
2. El “detector de mentiras” con IA: CoPilot
Los informes de estado suelen endulzar la realidad. CoPilot, integrado en el Activity Stream y en las tareas, puede resumir el clima del proyecto a partir de comentarios, mensajes y cambios: si detecta “bloqueo”, “retraso”, “esperando respuesta del cliente” una y otra vez, te avisa antes de que el desastre llegue a los números.
5. El botón de kill y la reasignación inteligente
Cuando decides matar al zombi, lo mejor es no matar al equipo. Con un uso inteligente del diagrama de Gantt, y la vista de carga de trabajo, libera capacidad y mueve de inmediato tus recursos hacia proyectos estrella. De esta manera, dejas de ser un gestor de tareas sueltas y te conviertes en gestor de un portafolio rentable, respaldado por datos que explican con calma por qué un proyecto muere y otro merece más vida.
Funcionalidades clave para matar proyectos inútiles
Hasta aquí hemos hablado de conceptos y métricas. Ahora toca lo que realmente interesa a cualquier gerente: ¿cómo se ve esto bajado a sistema, pantalla y botón dentro de Bitrix24?
La gracia de Bitrix24 es que no necesitas cinco herramientas distintas para armar este “presupuesto que dice no”: lo haces desde una sola capa central.
1. Tareas y Proyectos + control de tiempo: dónde sangran las horas
Empiezas creando cada iniciativa como proyecto dentro de un grupo de trabajo. Ahí defines tareas, responsables, fechas límite y, si quieres, el presupuesto esperado. Luego activas el seguimiento de tiempo: cada miembro del equipo registra sus horas con un clic. Con el coste por hora configurado por rol, Bitrix24 te muestra el coste estimado vs. el coste real del proyecto. Ya no dependes de percepciones: ves qué proyectos se tragan más horas de las que justifican.
2. CRM y negociaciones: conectar esfuerzo con ingreso
Si el proyecto está ligado a clientes o ventas, lo conectas directamente con administración de ventas. Cada trato ganado, cada aumento de MRR o venta puntual se puede asociar al proyecto que lo hizo posible. Así cierras el círculo del KPI Esfuerzo/Ingreso: el mismo sistema que guarda las horas guardará también las oportunidades ganadas, los tickets promedio y el ingreso incremental generado.
3. Informes y tableros
Con los datos de tareas, tiempo y CRM, Bitrix24 genera reportes de coste por proyecto/equipo, tiempo invertido y resultados logrados. Puedes construir tableros donde, en una sola vista, se combinen coste, avance y métricas de impacto.
4. Integraciones y API
Mediante integraciones y API, Bitrix24 puede recibir información de tu herramienta contable o de tus proveedores de nube/SaaS. Eso te permite imputar licencias, servidores y servicios específicos a cada proyecto y etiquetar los costos por cliente o iniciativa. El resultado es que el “costo invisible” deja de estar escondido en “gastos generales” y entra al cálculo real de rentabilidad por proyecto.
5. CoPilot en el flujo de actividad: detector de ruido sin retorno
Mientras el equipo comenta, pregunta y se queja en tareas y chats, CoPilot puede analizar ese flujo de actividad. Detecta tareas eternas, proyectos que generan mucho ruido y poco avance, patrones de bloqueo crónico. Es la capa que te dice “ojo, aquí hay mucho movimiento y poco valor”.
En vez de pagar por varias soluciones dispersas, usas Bitrix24 como centro de mando: usuarios ilimitados, módulos incluidos y una visión clara del coste real por proyecto para cortar a tiempo, con datos en la mano y sin improvisar.
El antes y después de matar proyectos zombi
En empresas que introducen revisiones periódicas y criterios claros de cancelación, no es raro que entre un 10 % y un 20 % de los proyectos en cartera se corten de forma anticipada, liberando presupuesto y talento para iniciativas con mejor retorno.
El antes se parece demasiado a lo que muchas empresas viven hoy:
- Paneles financieros bonitos pero inofensivos.
- Equipos agotados, repitiendo la frase “no damos abasto”.
- Proyectos que se arrastran año tras año “porque ya invertimos demasiado como para detenernos ahora”.
El después se ve muy distinto:
- Una práctica mensual donde se revisan costos, avance e impacto y se decide qué se mantiene, qué se pausa y qué se termina.
- Un tablero en Bitrix24 que muestra, en una sola vista, qué proyectos comen más recursos de los que devuelven.
- Horas liberadas que pasan a proyectos “estrella” con impacto claro en ventas, retención o ahorro de costos.
Bitrix24 te permite reemplazar buena parte de ese zoológico de suscripciones dispersas: combina gestión de proyectos, CRM, comunicaciones y automatización en una sola plataforma. Es fácil migrar tus datos desde otros sistemas, se integra con tus herramientas habituales y funciona con usuarios ilimitados y tarifa plana, sin sorpresas por cada nueva persona que se suma al equipo. Más de quince millones de usuarios ya trabajan en un ecosistema unificado.
Al final, la pregunta no es si tienes proyectos zombi; es cuántos y cuánto te están costando. El presupuesto que no se atreve a decir “no” ya te está cobrando su precio en nómina, licencias y cansancio acumulado.
La invitación es sencilla: define tu primer tablero de proyectos zombi en Bitrix24 y comprométete a matar al menos uno este mes. El costo de no hacerlo ya lo estás pagando. Regístrate, crea tu cuenta gratuita de Bitrix24 y prueba con tu propio portafolio qué pasa cuando los números, por fin, te ayudan a tomar decisiones que liberan capacidad en lugar de seguir alimentando muertos vivientes.
¡Simplifica tus tareas administrativas!
Reduce las horas que dedicas a tareas repetitivas con nuestros sistemas automáticos. Bitrix24 te ofrece más eficiencia, seguridad y rapidez que Excel. ¡Un cambio sin traumas, en solo un fin de semana!
¡Empieza ahora!
FAQ
¿Cómo vinculamos costos a proyectos sin montar un sistema de gestión gigantesco?
Empieza por lo básico: define un catálogo corto de proyectos (no más de 10–15 activos), crea etiquetas de proyecto en tu herramienta actual de contabilidad o planillas, y exige que cada gasto relevante incluya siempre una etiqueta de proyecto al registrarlo. Con esto ya puedes responder preguntas clave como “¿Cuánto llevamos gastado en Proyecto A este trimestre?” sin necesidad de sistemas complejos. Más adelante, puedes integrar estas etiquetas al CRM o a tu herramienta de gestión de proyectos para cerrar el ciclo de visibilidad entre finanzas, operaciones y resultados.
¿Qué umbrales marcan un proyecto “zombi”?
Un proyecto empieza a oler a “zombi” cuando cumple dos o más de estas condiciones: lleva más de X semanas sin entregables visibles, consume horas constantes sin hitos cerrados ni aprendizajes documentados, y nadie puede explicar en una frase cuál es su objetivo actual o qué pasa si se pausa por un mes. Estos son indicadores claros de inercia, no de progreso. Cuando aparecen, es momento de una revisión objetiva basada en datos, no en afecto.
¿Cómo socializar la detención de un proyecto sin entrar en guerras políticas?
Cambia el relato: no se trata de “matar un proyecto”, sino de liberar capacidad para algo con mayor impacto. Usa un tablero compartido con solo cuatro indicadores: costo acumulado, horas dedicadas, hitos logrados y resultados de negocio. En cada reunión, aplica las mismas cuatro preguntas a todos los proyectos: ¿Qué hemos logrado? ¿Qué falta? ¿Qué cuesta seguir? ¿Qué ganamos si paramos ahora? Al aplicar el mismo filtro a todos, la discusión se vuelve objetiva, no personal.
¿Cómo me aseguro de mantener los presupuestos vivos y no como archivo muerto?
Reemplaza la revisión anual por una revisión mensual ligera: clasifica cada proyecto como verde (seguimos), amarillo (recortamos alcance) o rojo (pausa o cierre). Cada trimestre, enfócate solo en los proyectos grandes y pregunta: ¿sigue siendo prioridad frente a lo que ha cambiado en el negocio? El presupuesto debe ser una conversación recurrente, no un documento firmado y olvidado. Esto lo convierte en una herramienta de adaptación, no de burocracia.
¿Cómo atar el gasto en software por suscripción a resultados de proyectos?
Asigna cada suscripción a proyectos concretos: para cada herramienta, pregunta “¿De qué proyectos es habilitadora directa?”. Etiqueta facturas y usuarios según esos proyectos. Trimestralmente, evalúa: “Si este proyecto termina, ¿debemos reducir licencias o cambiar de plan?”. Así, puedes identificar que un software solo tiene sentido durante un piloto —y si no se escala con resultados claros, se cancela. Esto vincula el gasto con el valor real, no con la costumbre.
¿Qué hacemos con proyectos queridos por la dirección pero con números pobres?
No los enfrentes con opiniones, sino con un cuadro simple: dinero invertido, tiempo gastado, resultados obtenidos y alternativas donde esa misma capacidad podría generar más valor. Si la dirección decide mantenerlo a pesar de los números, que quede registrado como una apuesta estratégica intencional, no como un proyecto “rentable disfrazado”. Esto protege la integridad de la toma de decisiones y evita la erosión de la confianza en los datos.
¿Cómo evitar que el equipo sienta que “todo se puede cortar en cualquier momento”?
Define una ventana mínima de estabilidad: por ejemplo, ningún proyecto se detiene antes de dos ciclos de revisión, salvo en caso de emergencia real. Esto da espacio al equipo para ajustar, aprender y demostrar impacto, sin perder la disciplina de cortar lo que no funciona. La estabilidad no significa inmovilidad: significa que las decisiones son predecibles, no caprichosas.
.png?1765355820605)
