El generador de documentos

El generador de documentos genera archivos con la extensión .docx basados ​​en una plantilla creada por el usuario, sustituyendo datos de CRM en los campos.

Una solución rápida a una pregunta modelo.

Muchos usuarios de Bitrix24 utilizan Business Process Designer en su trabajo diario. Los procesos de negocio de plantilla facilitaron enormemente el trabajo, pero la formación manual del mismo tipo de archivos después de resolver el proceso de negocio aún retrasaba el tiempo para completar la tarea. Por ejemplo, documentos estándar como una oferta comercial o un contrato tenían que completarse manualmente con datos duplicados: nombres de empresas, nombres de empleados, detalles, etc.

Objetivos

Era necesario desarrollar una solución para automatizar la generación de archivos de plantilla mediante la sustitución de datos de procesos comerciales. Al crear un documento que contiene, por ejemplo, datos sobre una empresa, debe completar muchos campos: nombre, detalles, etc. Hacer esto manualmente cada vez es aburrido y consume mucho tiempo, además, existe una alta probabilidad de cometer un error al copiar datos. Por lo tanto, se necesitaba una solución que le permitiera transferir datos directamente desde CRM al archivo final.

El resultado

Como resultado, hemos desarrollado una nueva acción para el Business Process Designer - "El generador de documentos", que genera archivos con la extensión .docx a partir de una plantilla creada por el usuario, y datos estándar como detalles, apellidos, etc. se sustituyen en los campos de la plantilla después de iniciar el proceso empresarial.Cómo funcciona la aplicación (un ejemplo)

Para trabajar con el generador, primero debe crear un archivo de plantilla con la extensión .docx. La plantilla puede contener cualquier texto con el formato que necesite, también debe contener campos del tipo Merge Field con los nombres de variable especificados para la sustitución de datos.

Puede agregar campos de tipo Merge Field de la siguiente manera. Haga clic en la pestaña Insertar, elija Bloques rápidos - Campo. Seleccione el tipo MergeField, en el campo Nombre del campo ingrese el nombre de la variable, en el campo Formato debe indicar Ninguno.

Guarde la plantilla terminada. A continuación, debe cargarlo en el sistema. Vaya al menú Disco, seleccione la carpeta deseada para la plantilla y cargue su archivo de plantilla allí.

¡Consejo! Cuando se trabaja con MacOS, se recomienda utilizar MS Word para Windows para crear plantillas.

Observe el campo ID junto a la plantilla descargada. Se utilizará en la configuración del generador. Si la columna ID está oculta, actívela en la configuración.

También cree una carpeta para guardar el archivo de resultados después de ejecutar el Generador y recuerde su ID.

Después de descargar la plantilla, puede continuar trabajando con los procesos comerciales. Como ejemplo, crearemos una plantilla de proceso empresarial para una empresa en CRM.

Agregue el Generador de documentos en cualquier parte de la cadena de procesos comerciales (desde la pestaña Acciones de la aplicación)

Abra la configuración del generador. La configuración prescribe los campos de los que se tomarán los datos para su sustitución en los campos variables de la plantilla.

Echemos un vistazo más de cerca a los campos de configuración:· Título: el nombre de la acción del generador. Esto es especialmente útil si hay varios de ellos en la cadena de procesos empresariales. En este caso, los archivos creados con el resultado tendrán diferentes nombres que usted especificó en la configuración de cada acción del Generador;

· ID de plantilla (número): ID del archivo con la extensión .docx que cargó como plantilla;

· ID de carpeta: ID de carpeta para guardar el archivo resultante con el resultado (número);

· Nombre del archivo de resultados: el formato del nombre del archivo de resultados, por ejemplo: KP_{=System:Date} - en este caso, el nombre contendrá las letras KP, guión bajo y la fecha actual (si es un archivo con este nombre ya existe, el resultado no se guardará);

· Etiqueta: el nombre de la variable en el archivo de plantilla. Si hay varios campos de tipo MergeField en el archivo de plantilla, haga clic en el botón "Agregar" y escriba los nombres de las variables restantes;

· Texto para etiqueta: el nombre del campo del que desea tomar datos para sustitución. Si ha especificado varias etiquetas, para cada una de ellas debe crearse un campo "Texto para etiqueta". Puede seleccionar un campo para sustituir de la lista haciendo clic en el botón de puntos suspensivos.

· Ejecutar en nombre: en nombre de qué usuario ejecutar el proceso empresarial.

Después de completar todos los campos del Generador, haga clic en el botón "Guardar". Luego, guarde los cambios realizados en el proceso comercial (el botón en la parte inferior).

Lanzamiento del proceso empresarial

Después de definir todas las configuraciones para el generador, debe iniciar el proceso comercial, que se asociará con la generación del archivo. En nuestro ejemplo, el proceso empresarial se realiza con datos de la empresa, por lo que seleccionamos cualquier empresa de la lista y lanzamos nuestro proceso empresarial.

Después de iniciar el proceso comercial, el archivo resultante con el resultado se puede descargar fácilmente de la carpeta que especificó en la configuración, imprimir o enviar por correo electrónico.

El formato que especificó se conserva completamente en el archivo terminado.

Conclusión

¡El tiempo de preparación de los documentos se ha reducido significativamente! También se excluye el factor humano, porque al completar un conjunto de documentos del mismo tipo, es fácil equivocarse. Y cuando los datos se toman automáticamente del sistema, esto se excluye. ¡MC Art sabe cómo hacer que su trabajo sea más eficiente!

Preguntas y respuestas

Pregunta: ¿Cómo se sustituyen los datos bancarios en la plantilla?

Respuesta: el método estándar se puede utilizar para sustituir solo el campo obsoleto "Detalles bancarios". Este es solo un campo de texto, no relacionado con el valor del campo "Detalles" en la tarjeta de la empresa. En la antigua tarjeta CRM, los detalles se establecen en la pestaña "Detalles". Utilice el código BANKING_DETAILS para sustituir los datos por el campo de texto obsoleto "Detalles bancarios".

No existe un mecanismo estándar para sustituir
detalles relacionados con una empresa o un contacto.

Pregunta: ¿Cómo mostrar el ID del archivo creado, el enlace
para verlo y el enlace de descarga?

Respuesta: Ahora en el Generador de documentos para la nube Bitrix24 hay una nueva oportunidad: mostrar el ID del archivo resultante, así como los enlaces para verlo y descargarlo. Para hacer esto, seleccione los campos apropiados en la sección "Resultados adicionales".

Para aprovechar esta nueva función, debe reinstalar la aplicación.

Para que estos resultados muestren los valores
deseados, en la configuración del propio Generador, es necesario indicar Esperando una respuesta - ¡Sí!

Pregunta: ¿Puedo ver el enlace al archivo guardado con el resultado?

Respuesta: Sí, ahora el Generador de documentos tiene los parámetros de salida "Enlace para ver el documento" y "Enlace para descargar".

Pregunta: No puedo mostrar variables de los tipos "Fecha" y "Fecha / Hora", así como solo la fecha actual {=System:Date}, en el documento.

Respuesta: Para mostrar la fecha, use el modificador ">printable", por ejemplo, para la fecha actual {=System:Date > printable}

Pregunta: ¿Cómo mostrar una variable del tipo "Lista"? ¿Cómo mostrar una variable de tipo "Lista" con opción múltiple si se selecciona más de un valor?

Respuesta: De esta manera:

{= Variable:su código de variable > printable}

o así:

{= Variable:código de su variable_printable}

Pregunta: ¿Cómo mostrar una lista de líneas con una nueva línea?

Respuesta: Hay que usar etiquetas especiales xml.

Por ejemplo, use esta etiqueta <w:br/>.

Es decir, la cadena sustituida debería verse así:

Párrafo1 <w: br /> Párrafo2 <w: br />Párrafo3