Plan 30-60-90 para organización documental: cómo mantener el orden en 3 fases

¿Los miembros de tu equipo pierden tiempo rebuscando entre las versiones de un mismo archivo? ¿Cada persona guarda los documentos como quiere y el caos se multiplica entre ordenadores, chats, carpetas y drives? El desorden digital es más común de lo que parece y puede frenar, incluso, a los equipos más eficientes. La buena noticia es que puedes recuperar el control en tres meses poniendo en práctica el popular plan 30-60-90.

Este método nació originalmente para estructurar objetivos y planes de trabajo, pero también puede aplicarse eficazmente para organizar archivos en fases. En general, tendemos a querer solucionar los problemas a la brevedad. Sin embargo, la implementación gradual suele ser la manera más adecuada de alcanzar el éxito, sin abrumar a los trabajadores. ¿Quieres descubrir cómo hacerlo?

¿Qué es el método 30-60-90?

El plan 30-60-90 es una herramienta de planificación del cambio que divide cualquier proceso de mejora en tres etapas de 30 días cada una. El objetivo es alcanzar resultados sostenibles gracias a su estructura progresiva, evitando los errores y los retrocesos que suelen acompañar a los cambios bruscos.

Dicho enfoque trabaja en fases de orden que permiten avanzar paso a paso: primero, se limpian y se clasifican los datos; luego, se estructura y se estandariza; y, finalmente, se automatiza y se consolida. Así, la gestión documental se transforma en un sistema estable y orientado a la mejora continua.

¿Cómo aplicar el plan 30-60-90 a la gestión documental?

Aplicar el plan 30-60-90 para organizar documentos implica abordar el orden de forma estratégica, mediante una implementación gradual que evite el colapso de la información y la pérdida de tiempo. En lugar de intentar reorganizarlo todo en un día (o una semana), el método divide las tareas en fases claras y alcanzables. De este modo, cada equipo puede adaptarse sin poner en riesgo los datos ni frenar las operaciones.

Veamos ahora cómo podrías llevar a cabo la gestión por etapas de este plan para cambiar para siempre la manera en que tu empresa organiza, comparte y conserva sus documentos. ¿Preparado para poner en práctica el plan 30-60-90?

Fase 1 (Días 0-30): Limpieza y control de documentos para domar el caos

La meta inicial de tu plan de acción documental es recuperar el control del entorno digital y establecer las bases para una organización sólida de archivos en fases. Antes de crear las nuevas estructuras, es fundamental entender qué documentos tienes, dónde están y cuáles aportan (o no) valor. Durante los primeros 30 días, deberás encargarte de eliminar el ruido que dificulta la labor diaria.

1. Realiza una auditoría total de documentos

El primer paso del plan 30-60-90 consiste en realizar una radiografía completa de los documentos empresariales. Busca dónde se encuentra la información: drives personales, carpetas compartidas, escritorios llenos, WhatsApp, herramientas empresariales. Prepara un registro detallado de todos los tipos de archivos existentes, ya sean contratos, propuestas, facturas, manuales internos, guías, SOP, etc.

No olvides analizar quién usa cada documento y para qué. Este estudio detallado te permitirá identificar si existen archivos duplicados, como “final_v3_def” y “final_v3_def_def_OK”, y material obsoleto. Indudablemente, es la mejor forma de encontrar cuellos de botella y hábitos desordenados que podrían afectar a tu plan.

2. Pon en práctica la eliminación y el archivado digital

Cuando tengas el mapa de documentos completo, aplica el principio de “menos es más”. Elimina todos aquellos que no tienen valor operativo y archiva lo que deba conservarse. Los duplicados, las versiones antiguas y el material desactualizado deben desaparecer para dejar espacio a los documentos nuevos y útiles.

La eliminación y el archivado digital permiten liberar memoria en la nube, pero también reducen el ruido documental, facilitando encontrar los datos necesarios, minimizando la confusión y la frustración e incrementando la satisfacción de los empleados.

3. Establece límites claros para congelar el desorden de archivos

Para evitar que el caos se expanda nuevamente, debes definir reglas inmediatas que todos los departamentos y los diferentes equipos deben seguir. Comunica claramente dónde se guardarán los archivos y verifica que se respeten las indicaciones.

Por ejemplo, podrías indicar que a partir de X día, todos los documentos deben almacenarse en el Drive institucional, dentro de /Equipo_Ventas/Propuestas/. Estas normas básicas detienen la creación de nuevas carpetas aleatorias y sientan las bases de una estructura progresiva orientada al orden.

Al finalizar la primera fase de tu plan 30-60-90 para organizar documentos, deberías saber exactamente qué existe, dónde está y qué ya no sirve. El sistema todavía no será perfecto, pero el control de documentos ya no dependerá del hacer. El orden no es “bonito”, pero ya es controlable. Los primeros 30 días son el cimiento de un proceso de mejora continua que no terminará en el día 90, sino que debe continuar para evitar que el caos documental vuelva a proliferar.

Fase 2 (Días 31-60): Estructura de archivos, convenciones de nombres y permisos de acceso

Pocas cosas generan mayor frustración que perder el tiempo buscando un archivo para resolver una duda o avanzar en una tarea. Una vez dominado el caos inicial, llega el momento de crear orden. Esta segunda etapa del plan 30-60-90 se centra en construir una estructura optimizada, coherente y accesible para todos. La meta es simple, pero ambiciosa: lograr que cualquier profesional encuentre lo que necesita en menos de 30 segundos.

1. Crea una estructura oficial para la organización de archivos y única para tu negocio

En este punto, debes trabajar una arquitectura común para los documentos que se debe seguir obligatoriamente. Para ello, define una estructura oficial con una jerarquía única de carpetas y espacios, aplicable a toda la empresa, para acabar con la anarquía de nombres como “Carpeta María” o “Comercial Nuevo”.

Veamos un ejemplo de una buena estructura:

• 01_Ventas
  • Propuestas
  • Contratos_firmados
• 02_Marketing
  • Brand
  • Campañas
• 03_Finanzas
  • Facturas_clientes
  • Proveedores
• Etc.

2. Unifica los criterios en materia de nombres con una convención obligatoria

Una buena gestión de documentos no existe sin coherencia. Por eso, es vital definir una convención de nombres (naming conventions) para identificar cada archivo sin necesidad de abrirlo. El formato estándar, y más recomendado, es AAAA_MM-Cliente-Descripción-Versión. Ejemplo: 2025-10-ClienteX-Propuesta-Rev02.pdf.

De esta manera, desaparecen los nombres confusos como presentacion_nueva_def_DEF_vFINAL_OK2(copia).pptx y se gana claridad y trazabilidad. Este paso ayuda a mantener la disciplina documental y avanzar hacia un archivado digital profesional. Ahora bien, merece la pena señalar que no basta con comunicar la convención de nombres obligatoria, sino que es imprescindible controlar su aplicación.

3. Define permisos y visibilidad para cada carpeta y documento

La realidad es que no todos los trabajadores necesitan acceso irrestricto. En esta fase de tu plan 30-60-90, establecerás las reglas de acceso que equilibrarán la colaboración fluida y la seguridad de los datos. Más allá de los permisos, determinarás también qué nivel de edición tendrá cada perfil: solo lectura, comentador o editor.

Así, los documentos de RR. HH. y finanzas, por ejemplo, se limitarán a perfiles concretos, mientras que los materiales de uso común, como las guías, el brand kit o las plantillas, se compartirán abiertamente en la base de conocimientos. Evitarás la práctica poco segura de compartir enlaces públicos y consolidarás el control de documentos en un sistema fiable.

4. Elabora un repositorio vivo de plantillas y documentos maestros

Entre las fases de orden, destaca la necesidad de preparar un repositorio de documentos que constituyan la fuente única de verdad. Solo existirá, entonces, un contrato estándar, una plantilla de oferta y una guía de onboarding. Por lo tanto, todos los empleados deberán utilizar ese documento, lo que elimina versiones paralelas que suelen desencadenar errores.

El día 60 de tu plan de organización de archivos en fases te encontrarás con una estructura establecida, con normas, jerarquías y permisos claros. Los usuarios deberían ser capaces de acceder a lo que necesitan a la brevedad, sin dudas sobre cómo hacerlo ni qué versión usar. Tras la limpieza y el orden, habrás disminuido radicalmente los riesgos legales y operativos y estarás mucho más cerca de un sistema de mejora continua marcado por un flujo lógico, colaborativo y seguro de la información.

Fase 3 (Días 61-90): Automatización y gobernanza continua para que el sistema se mantenga a largo plazo

Llegados a este punto del plan 30-60-90, los trabajadores desempeñarán sus funciones sin caos documental. Sin embargo, tu labor aún no ha terminado: debes asegurarte de que el sistema esté bien instaurado y se mantenga solo, para no volver a la situación anterior en seis meses.

1. Automatiza la gestión de documentos para reducir tareas repetitivas

La tecnología puede convertirse en tu mejor aliada para mantener el control de los documentos. No dudes en implementar automatizaciones básicas que permitan que los flujos de trabajo funcionen por sí mismos, sin intervención humana.

Un buen ejemplo es el traslado automático de archivos a la carpeta adecuada y el bloqueo de edición. Supón que se firma un contrato, la plataforma de gestión de documentos puede mover el PDF final automáticamente a la carpeta adecuada según la estructura determinada (por ejemplo, /01_Ventas/Contratos_firmados) y protegerlo de posteriores ediciones inadvertidas. Lo mismo sucede con un nuevo cliente: la herramienta podría generar automáticamente una carpeta con subcarpetas estándar (facturas, reportes, acuerdos, etc.).

La creación de estas reglas automatizadas libera tiempo de tu equipo, que puede emplearlo en tareas de mayor valor para el negocio, y, a su vez, garantiza la coherencia total del sistema.

2. Determina un versionado controlado de documentos

Como ya hemos mencionado a lo largo del artículo, uno de los grandes problemas de la documentación empresarial es la proliferación de versiones diferentes de un mismo archivo. Para evitar este problema, busca una herramienta que garantice la trazabilidad, más allá de posibilitar la protección de los documentos, para que solo áreas autorizadas puedan publicar una nueva versión de las plantillas modelo. Por ejemplo, una regla podría ser “solo el área legal puede publicar una nueva versión de la plantilla NDA”.

Aplicaciones como Bitrix24 registran cada cambio para que siempre sepas quién realizó la modificación, cuándo y en qué contexto. Así, se protege la información, se evita la duplicidad y se conserva un historial claro, según lo establecido en el plan 30-60-90 para organizar los documentos.

3. Desarrolla una política de retención y limpieza programada de archivos

La clave para minimizar el desorden es saber cuándo eliminar o archivar documentos. Un buen sistema de gestión de documentos no se mide por la cantidad de datos almacenados, sino por su relevancia y accesibilidad.

Por eso, no dudes en definir qué se borra tras un determinado tiempo, por ejemplo: ¿cuánto tiempo merece la pena guardar un borrador de una presentación? Asimismo, especifica qué se archiva para referencia futura o control interno, como los contratos finalizados, los reportes semestrales y anuales, o la documentación de proyectos cerrados. Finalmente, establece qué debe mantenerse de forma permanente por motivos legales o fiscales. Esta práctica reduce la sobrecarga del sistema y conserva a mano solo lo realmente útil.

4. Redacta una guía de uso o manual interno para la organización de documentos

Puedes llevar a cabo tu plan 30-60-90 sin inconvenientes y obtener los resultados esperados, pero si no trabajas en un manual interno que explique cómo se organizará y tratará la información de ahora en más, tu labor será en vano a largo plazo.

No es necesario que prepares un documento extenso, con uno sencillo que especifique cómo se organiza la información adecuadamente basta. Asegúrate de incluir dónde guardar cada tipo de documento, cómo nombrarlo correctamente y no olvides destacar qué no se debe hacer. Este manual se convertirá en la brújula que marcará el rumbo documental y debería entregarse durante el onboarding de todo nuevo empleado.

5. Nombra un responsable de gobernanza documental que preserve la coherencia del sistema

Ningún sistema sobrevive sin un liderazgo claro. Lo mismo sucede con la gestión de documentos: para que se sostenga efectivamente en el tiempo, debes designar un propietario (owner). El responsable de gobernanza será el encargado de revisar, supervisar y corregir desviaciones.

Merece la pena señalar que los expertos recomiendan escoger a alguien concreto, no al departamento de IT de forma genérica. Esta figura, reconocida por su nombre y apellido como el responsable de la tarea, dará continuidad y coherencia al sistema para que no se rompa y se actualice al ritmo que crece tu empresa.

El día 90, al finalizar tu plan 30-60-90, el orden ya no debería depender de la disciplina y el esfuerzo individual, sino haberse convertido en un sistema sólido con un proceso claro, automatizaciones y una persona responsable. La documentación habrá dejado de ser un dolor reactivo para convertirse en un activo real de la compañía.

Los grandes beneficios de un plan 30-60-90 para equipos desorganizados

Adoptar un plan 30-60-90 para organizar documentos es mucho más que una acción puntual: implica una planificación del cambio que transformará la cultura de trabajo en tu negocio. Gracias a esta implementación gradual, los equipos ganarán un control de documentos estable, evitarán errores debido a versiones duplicadas u obsoletas y desarrollarán hábitos que protegen la información y garantizan la trazabilidad de cara al futuro.

Además, este método impulsa la eficiencia, reduce los tiempos de búsqueda y crea una base sólida para la mejora continua que repercute en mayor productividad y crecimiento empresarial. En apenas tres meses, la documentación dejará de ser una fuente de frustración para ser un recurso estratégico que te ayudará a aventajar a tu competencia.

Si buscas una herramienta que te ayude a aplicar el plan 30-60-90, Bitrix24 ofrece todo lo necesario para avanzar sin obstáculos. Su sistema combina gestión de documentos y almacenamiento en la nube, administración de tareas y proyectos, colaboración en tiempo real y control total de cada archivo.

En Bitrix24, podrás crear, editar y compartir documentos en línea, directamente desde la plataforma, sin depender de apps externas. Tanto si se trata de textos, hojas de cálculo o presentaciones, podrás trabajar simultáneamente con tus compañeros e, incluso, con usuarios externos, viendo al instante quién edita y qué cambios realiza, con posibilidad de recuperar versiones o dejar comentarios.

Además, toda la actividad se centraliza en un único panel que te permite ajustar los permisos de acceso, activar bloqueos para impedir modificaciones accidentales y consultar el historial completo. De esta forma, incrementas la trazabilidad, incluso en equipos a distancia. Por su parte, el almacenamiento en la nube de Bitrix24 garantiza disponibilidad 24/7, estés donde estés, así como máxima seguridad gracias a sus 7 capas de protección.

Pero Bitrix24 va mucho más allá de la documentación: incluye un completo software de tareas y proyectos pensado para adaptarse a cualquier metodología de trabajo, ya que puedes organizar las actividades en listas, Scrum, Kanban o Gantt.

Asimismo, su asistente de IA, CoPilot, es capaz de generar descripciones automáticas de tareas, redactar resúmenes de proyecto o transformar tus indicaciones en listas de trabajos completas, lo que acelera la planificación y reduce la carga operativa.

Automatiza tareas repetitivas, como cambiar responsables, actualizar estados o enviar notificaciones, y recibe reportes diarios, semanales o mensuales para saber si se están alcanzando los objetivos pautados.

Para completar, Bitrix24 incluye una base de conocimientos para que puedas centralizar manuales, guías y procesos internos. Recuerda que crear una buena estructura de archivos es un pilar esencial de la gestión por etapas que se aborda a lo largo de este artículo.

¿Preparado para transformar el caos documental en orden? Empieza hoy con Bitrix24 y lleva tu plan 30-60-90 a la práctica.

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