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¿Qué es la automatización de documentos? 13 beneficios importantes para tu empresa

¿Qué es la automatización de documentos? 13 beneficios importantes para tu empresa
Equipo de Bitrix24
23 de Mayo de 2022
Última actualización: 23 de Mayo de 2022
En la actualidad, cada vez son más las empresas que optan por implementar herramientas de trabajo colaborativo con el objetivo de aumentar la productividad. Para ello, se busca automatizar tareas repetitivas que consumen mucho tiempo y recursos, entre ellas la gestión de documentos. Ahora bien, ¿qué es la automatización de documentos?

Sin lugar a dudas, la automatización del flujo de trabajo de documentos es una de las grandes tendencias empresariales actuales. ¿Te preguntas si llevar a cabo este proceso puede ser beneficioso para tu negocio? Continúa leyendo para descubrir qué es la automatización de documentos y qué tiene para ofrecerle a tu empresa.

FAQ




¿Qué significa automatizar un documento?

Automatizar un documento significa diseñar flujos de trabajo y sistemas específicos para favorecer la creación de documentos libres de errores. Para ello, se utilizan herramientas de software cuya inteligencia artificial genera nuevos documentos sobre la base de los existentes.

¿Cómo crear un documento automatizado?

Para crear un documento automatizado puedes utilizar Word, Excel o cualquier otra herramienta de software que ofrezca la funcionalidad para automatizar documentos. Estas herramientas te permiten generar nuevos documentos, crear plantillas o personalizar plantillas preexistentes.

¿Cómo se introduce la automatización de documentos?

La automatización de documentos debería introducirse poco a poco siguiendo estos pasos:
  • Identifica puntos de dolor y trabaja sobre ellos. 
  • Crea un equipo encargado de la automatización. 
  • Comienza con algunos documentos y testea. 
  • Diseña una guía de respuesta a los problemas de automatización. 
  • Prepara guías de uso de documentos automatizados.

¿Cuáles son las principales actividades que se pueden automatizar en una oficina?

Las principales actividades que se pueden automatizar en una oficina se relacionan con los documentos de uso cotidiano, como pueden ser:
  • Boletines o newsletters. 
  • Correos electrónicos. 
  • Promociones. 
  • Presupuestos. 
  • Facturas. 
  • Contratos de empleados. 
  • Recibos. 
  • Recibos de sueldo. 
  • Convenio de publicidad. 
  • Acuerdo de confidencialidad.

¿Cuál es el objetivo de la automatización de documentos comerciales?

El objetivo de la automatización de documentos comerciales es aumentar la eficacia de los trabajadores, reduciendo la posibilidad de errores y el tiempo dedicado a la generación de estos archivos.


¿Qué es la automatización de documentos? Definición


La automatización de documentos es, básicamente, la sistematización del proceso de creación de documentos de manera tal que estos puedan generarse de forma rápida y a escala. En general, se trabaja con un software de automatización de documentos para facilitar la tarea. El mismo incluye diferentes plantillas que pueden ser personalizadas según las necesidades de tu compañía.


Una vez modificadas, las plantillas pueden ser almacenadas para su uso posterior y repetitivo. Así, la aplicación utiliza los datos almacenados, por ejemplo, en el CRM, para autocompletar las áreas predefinidas en los documentos. Dichas plantillas pueden incluir solamente texto o combinaciones de texto, gráficos e imágenes, como es el caso de los boletines corporativos.


¿Cuáles son los principales beneficios de la automatización de documentos?


Ahora que ya conoces qué es la automatización de documentos, llega el momento de determinar de qué manera beneficia a tu empresa. Así, podrás decidir si te conviene llevar a cabo este proceso en tu compañía. Por este motivo, te contaremos a continuación todas las maneras en las que la automatización del flujo de trabajo de documentos puede contribuir a mejorar la productividad de tus empleados y, por lo tanto, de tu organización.


Los beneficios de la automatización de documentos son muchos. No obstante, el pilar central que lleva a iniciar este proceso es un enfoque basado en la eficiencia y la agilidad. Automatizar documentos ayuda a cada miembro de tu empresa a producir archivos más rápido y con un menor riesgo de errores. Si bien ya hemos definido qué es la automatización de documentos, dicha descripción podría especificarse mencionando las ventajas que se plantean en los siguientes párrafos.


1. La automatización del flujo de trabajo de documentos aumenta la eficacia


La gran mayoría de las empresas que optan por un software de automatización de documentos lo hacen con una única finalidad en mente: velocidad. Se busca, así, lograr que los empleados preparen documentos con mayor celeridad, incluso en el caso de archivos de gran longitud o de documentos múltiples.


Al utilizar una plantilla, el empleado solamente deberá rellenar la información requerida, mientras que el cuerpo general del documento ya está redactado. En el caso de las herramientas más eficaces, estas se conectan de manera directa con el CRM y tras escoger los datos requeridos, los mismos se insertan automáticamente. 


2. Libera tiempo para tareas de mayor importancia


La automatización de documentos comerciales, legales, para recursos humanos, marketing o comunicación disminuye el tiempo destinado a la creación por parte de los empleados. En pocas palabras, las plantillas permiten que tus trabajadores se concentren en tareas más redituables para la empresa.


Los agentes de ventas, por ejemplo, pasan una gran parte de su tiempo preparando documentos, ya sean presentaciones, cotizaciones o contratos. Si estos documentos se automatizan en el CRM, las horas empleadas se reducen notablemente. De esta manera, los trabajadores pueden ocuparse de generar mayores conexiones y conversiones.




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3. Mejora la coherencia de los archivos


Uno de los mayores problemas a los que se enfrenta una empresa es la falta de coherencia entre documentos. Esto se observa claramente a la hora de leer los contratos laborales, los correos de atención al cliente y cualquier otro documento empresarial. Lamentablemente, esto puede generar descuidos o equivocaciones que repercuten tanto a nivel económico como de imagen empresarial.


La mejor manera de lograr documentos coherentes es invertir en la automatización del procesamiento de documentos. De este modo, los mismos se producen sobre la base de una plantilla, minimizando los errores humanos y un uso inadecuado del tono de la comunicación.


4. Favorece al incremento de la cohesión entre la comunicación y la marca


Toda marca tiene una personalidad, unos valores y una misión. Estos elementos deberían verse plasmados en cada comunicación de la empresa con sus diferentes públicos de interés. Al hablar de comunicación, no nos referimos únicamente a la publicidad o las relaciones públicas, sino a todo elemento redactado por tu compañía.


Como puedes inferir, se incluyen aquí también los contratos, las facturas, las cotizaciones y cualquier otro documento desarrollado por tu empresa. Al implementar la automatización del flujo de trabajo de documentos, te aseguras de que todos los documentos respetan el tono de la comunicación. Por otra parte, todos los archivos incluirán los elementos gráficos requeridos y utilizarán la paleta escogida. Sin lugar a dudas, esta es la mejor manera de consolidar la cohesión de marca en tu empresa.


5. Minimiza los riesgos de repercusiones legales


La automatización de documentos es, también, una manera de proteger la integridad de la compañía. ¿Cómo? Muchas empresas se desarrollan en industrias controladas por sistemas regulatorios complejos. Este es el caso de las empresas de seguros, de salud o de servicios financieros. En estas circunstancias, automatizar documentos puede ser una buena manera de minimizar riesgos en las comunicaciones.


Los errores, por menores que sean, pueden tener importantes repercusiones legales o financieras para estas compañías. Al incorporar la automatización, se asegura una mayor precisión en la redacción de documentos orientados al cliente. 


6. Optimiza la organización de tu empresa


¿Alguna vez te has planteado cuánto tiempo puede consumir realizar una auditoría de los documentos de tu empresa cuando todos ellos son diferentes? Cuando los documentos no se asemejan entre sí, resulta mucho más complejo encontrar la información requerida según el propósito de la auditoría.


Por el contrario, entre los beneficios de la automatización de documentos destaca la estandarización de la documentación. Así, por ejemplo, la persona encargada de realizar informes de desempeño sabrá exactamente dónde buscar los datos y no perderá tiempo entre un documento y otro. Por otro lado, algunas herramientas de software de automatización generan informes de manera directa, lo cual simplifica el control y la evaluación de la gestión.


7. Mejora el acceso a la información, desde cualquier lugar y en cualquier momento


Una de las principales desventajas de mantener toda la documentación en papel es la dificultad para acceder a dichos datos. El formato físico de los archivos implica la necesidad de estar presente en la oficina para poder consultar cualquier tipo de información.


Esto se resuelve totalmente a través de la automatización del flujo de trabajo de documentos y su posterior almacenamiento en la nube. Así, los empleados pueden consultar la documentación corporativa desde cualquier lugar, incluso si trabajan desde casa o si están de viaje por trabajo. Por supuesto, las plataformas de gestión de documentos permiten la configuración de permisos para limitar el acceso a la información según sea pertinente.


8. Reduce los costes empresariales de forma considerable


Si analizas los costes asociados a la documentación en papel, te llevarás una sorpresa. Más allá de los recursos utilizados, es decir, de los consumos básicos como el papel y la tinta, deberías considerar otras variables. Entre ellas, el coste de los archivadores, el espacio físico que ocupan y el tiempo de trabajo de los empleados encargados de la gestión documental.


Se trata de un gasto elevado que puede reducirse notablemente con la implementación de una plataforma de automatización y almacenamiento de documentos. Piénsalo: reducirás la compra de papel, impresos y tinta, así como la inversión de horas laborales de tus trabajadores.


9. Contribuye a proteger el medioambiente


La huella de carbono preocupa cada vez más a las sociedades, principalmente a las generaciones más jóvenes, quienes están involucradas en el cuidado medioambiental. 


Optar por la automatización de documentos te permitirá disminuir el uso de papel de tu empresa y, por lo tanto, impactarás en la cantidad de árboles que se talan para fabricar este recurso. Asimismo, no contribuirás al gasto de agua y energía asociado con dicha actividad. No dudes en colaborar en la protección del planeta siempre que sea posible.



10. Aumenta la transparencia de los procesos de la compañía


La automatización de documentos comerciales, por ejemplo, facilita el rastreo de las actividades de ventas. Al almacenar todos los documentos producidos en el servidor o en la nube, podrás determinar las tareas realizadas por los empleados. Las cotizaciones, las propuestas comerciales, las presentaciones y las facturas estarán debidamente organizadas y clasificadas.


Este beneficio no solo afecta al área de ventas, sino a todos los departamentos de la empresa. Una correcta integración de la automatización de documentos con los demás procesos de gestión facilitará la visualización de las actividades desarrolladas por los empleados. De igual manera, permitirá analizar los datos más rápidamente, encontrar los desafíos y las oportunidades, y actuar en consecuencia. Un fácil acceso a los documentos contribuirá, sin duda, en la transparencia de la gestión de tu compañía.


11. Incrementa la seguridad de los documentos


En el pasado, se consideraba que no existía mejor manera de proteger la documentación que almacenándola impresa en algún lugar de la compañía. Los archivadores y las cajas fuertes se encontraban repletos de miles de papeles. En la actualidad, esto ya no es así. La digitalización de los documentos se ha convertido en la mejor alternativa para cuidar los documentos de extravíos, accidentes y robos. 


Un software de automatización de documentos no solo contribuye a la creación de los mismos, sino también a su almacenamiento. Bitrix24, por ejemplo, dispone de servidores con alto nivel de seguridad que protegen la integridad de la información. Por otra parte, las copias de seguridad regulares sirven para garantizar el respaldo de los archivos frente a cualquier imponderable.


12. Mejora el control del flujo de información


Todo documento automatizado se almacena en el servidor junto con todos los datos relacionados con su creación. Es decir, junto al día y la hora de la creación, además de la persona que lo ha elaborado. Pero eso no es todo: el software tiene, también, la capacidad de recoger la información de acceso a cada documento.


Básicamente, es posible llevar a cabo un mejor control mediante la automatización de documentos, ya que la plataforma recoge quién accedió a cada archivo y cuándo. Asimismo, es posible visualizar los cambios realizados en cada documento o plantilla, y cualquier acción efectuada en los mismos.

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13. Colabora en la satisfacción de los empleados


El ingreso de datos, más conocido como data entry por su nombre en inglés, es una de las tareas más engorrosas que se llevan a cabo en cualquier organización. Si bien se trata de una actividad de vital importancia, al ser repetitiva puede generar desconcentración y, sobre todo, falta de motivación.


La automatización del procesamiento de documentos permite reducir las actividades que menoscaban la productividad. Esto puede repercutir en un aumento del nivel de satisfacción de los trabajadores, sobre todo si se trata de millennials o Gen Z, generaciones que valoran los avances tecnológicos. Sin lugar a dudas, este es uno de los grandes beneficios, ya que un empleado motivado trabaja de manera más eficiente.


¿Quién necesita la automatización del procesamiento de documentos?


Toda empresa puede necesitar la automatización del procesamiento de documentos sin importar la industria en la que se desempeñe. Incluso, dentro de tu compañía, diversos departamentos o puestos de trabajo pueden verse beneficiados por la implementación de sistemas de automatización.


Las áreas de ventas, marketing, comunicación, recursos humanos, legal, y producción son algunas de las que pueden percibir las mejoras de la automatización documental. De hecho, cualquier trabajador que cree documentos de forma rutinaria y repetitiva notará la diferencia. Por supuesto, los beneficios se evidencian en mayor medida a gran escala que a pequeña escala, pero tanto las grandes empresas como las pymes son candidatas a la automatización.


4 principales características del software de automatización de documentos


¿Aún tienes dudas sobre qué es la automatización de documentos? Es una ventaja competitiva que agiliza y simplifica los diferentes procesos dentro de la empresa. Son muchos los departamentos que pueden verse beneficiados por esta implementación, aunque suele destacarse la automatización de documentos comerciales.


Ahora bien, supongamos que te has decidido a implementar un software de automatización de documentos. ¿Sabes, acaso, cómo escoger el mejor del mercado? No te preocupes, porque a continuación te contamos cuáles son las características que debes observar a la hora de comparar las diferentes plataformas de automatización.


1. El software de automatización de documentos debe ofrecer acceso móvil


La sociedad actual está hiperconectada. Hoy en día, es normal ver a las personas llevando a cabo toda clase de tareas, tanto de ocio como laborales, en los lugares más inverosímiles. El autobús, el metro y el tren se han convertido en verdaderas oficinas al paso.


Por lo tanto, al escoger el software de automatización de documentos deberías optar por uno que te brinde acceso móvil. En el mercado, existen diferentes opciones que ofrecen aplicaciones para smartphones, como Bitrix24. Esta posibilidad es importante, sobre todo para los trabajadores que pasan bastante tiempo fuera de la oficina, como los agentes comerciales. Verifica que el diseño sea responsive y que el acceso, la generación y el envío de documentos sea fácil.


2. Debe ofrecerte una gestión inteligente de contenidos


El software de automatización de documentos debería incluir variadas plantillas que puedas personalizar. Las mismas deberían abarcar los diferentes sectores de la empresa en los que deseas llevar a cabo la automatización documental.


Del mismo modo, sería beneficioso que facultasen la definición de flujos de trabajos personalizados con reglas. La inteligencia artificial simplifica la labor de los trabajadores al facilitar la adecuación de documentos según la respuesta obtenida. Así, al cumplirse una regla, podría enviarse, por ejemplo, un documento determinado. 


3. Debe recabar y analizar información de uso


Un buen software de automatización de documentos debería ser capaz de recolectar datos de utilización y, también, de respuesta. Recuerda que toda interacción de un potencial cliente o comprador con tu compañía debe ser registrada para optimizar tu estrategia. 


Así, la herramienta para automatizar documentos debería capturar datos de respuesta para modificar el mensaje en caso de ser necesario. Algunas plataformas no solo recaban esta información, sino que además generan informes de desempeño de manera automática.


4. Debe integrarse fácilmente con el sistema de tu empresa


Cuando definimos qué es la automatización de documentos, y a lo largo de todo este artículo, señalamos que se trata de una sistematización de procesos para mejorar la productividad. Esto significa que se trata de una mejora para tu empresa y no una complicación. Entonces, el software escogido debería integrarse totalmente con el sistema ya utilizado en tu empresa.


Si no fuese así, generaría más complicaciones que valor. Presta atención a la herramienta y asegúrate de que se integra totalmente con las múltiples fuentes de datos de tu compañía, como el CRM. ¿Otra opción? Migra tu sistema a una plataforma integral como Bitrix24 que englobe herramientas de automatización, CRM, gestión de tareas y proyectos, colaboración y mucho más.


Implementa la automatización del procesamiento de documentos


Ahora que te ha quedado claro qué es la automatización de documentos, sabes que se trata de una oportunidad que no deberías dejar pasar. Reduce las tareas repetitivas que sobrecargan a tus empleados y minimiza, a su vez, el riesgo de equivocaciones. Libera tiempo laboral de tus trabajadores y asegúrate de que todos los documentos se alinean con la personalidad de tu marca.


Evita problemas legales y malentendidos. Aumenta la velocidad en la atención de los clientes. En pocas palabras, lleva a tu empresa a la cima a través de la automatización del procesamiento de documentos. ¿Estás preparado para poner en práctica estos consejos?



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