Introducción a la gestión de los Business Process

¿Qué significa exactamente la gestión de business process? Según las Naciones Unidas, BPM (Business process managment) es un sistema que trabaja con los flujos de trabajo necesarios para dirigir una empresa exitosa. Puede invertir en un software BPM para todos los aspectos de su negocio, desde el diseño, control, promulgación e incluso análisis de rendimiento y datos.

Las empresas que utilizan la tecnología BPM son capaces de hacer frente a los desafíos y reconocer las oportunidades futuras antes de que sus competidores lo hagan. Sin ella, las empresas ya no pueden competir en el mercado actual. Esta es la razón por la que el BPM es la última palabra de moda: las empresas están luchando para incluir el software BPM en sus prácticas comerciales cotidianas.

Ejemplos de BPM

La gestión de business process es simplemente una guía rápida para conseguir una tarea cumplida. Cuantas más tareas cumplan, más BPM-friendly es un negocio. Puede utilizar procesos BPM para cualquier proyecto empresarial, en cualquier departamento:

· Compras y finanzas

Para maximizar los ingresos, es esencial administrar adecuadamente los activos financieros. El software BPM puede administrar y realizar el seguimiento de los gastos, así como supervisar a los proveedores y subcontratistas. La tecnología BPM le permite supervisar y coordinar actividades cruciales, como facturaciones, solicitudes de compra, reembolsos, recaudación de pagos, aprobaciones presupuestarias e incluso solicitudes de viaje.

· Recursos humanos 

El BPM hace mucho más fácil a los departamentos de recursos humanos supervisar los datos importantes de los colaboradores, tales como formaciones, vacaciones, contrataciones, despidos, revisiones de rendimiento y gestión de certificaciones. Estos procesos se hacen más rápidos, más consistentes y más eficientes con la tecnología BPM. El acceso fácil a esa información da a los departamentos de RRHH los datos necesarios para tomar buenas decisiones sobre los colaboradores.

· Marketing y ventas

Las aplicaciones basadas en procesos trabajan con los equipos de marketing y ventas de una empresa al ahorrar tiempo y recursos valiosos. En estos departamentos, el software BPM agiliza los procesos de preventa, al tiempo que permite al personal responder rápidamente a los clientes potenciales y adaptarse adecuadamente a las demandas de los clientes. Los flujos de trabajo de BPM para ventas y marketing pueden incluir campañas promocionales, consultas de clientes, manejo de ofertas y propuestas, lanzamiento de nuevos productos y una gestión del proceso de ventas.

· Relaciones con el cliente

Los colaboradores que se ocupan de las relaciones con los clientes podrán utilizar los flujos de trabajo de BPM para resolver problemas de manera eficiente y proporcionar a los clientes información actualizada y precisa. Es imprescindible que el software BPM se integre sin problemas con los sistemas de ventas, marketing y soporte de una empresa. Cuando se hace correctamente, el BPM puede automatizar y organizar actividades importantes, como la adquisición de nuevos clientes, la gestión de llamadas de servicio, la resolución de quejas de clientes, la aprobación de crédito, la gestión de tareas y la realización de la evaluación del fraude.

Características del BPM

Entonces, ¿cómo utilizan las organizaciones la tecnología BPM? Las empresas invierten en el software de BPM para agilizar sus operaciones de negocio, mediante la ejecución, supervisión y automatización de business process de principio a fin. Hacen esto incorporando estas características en sus prácticas de BPM:

· Análisis de información

Tomar una buena decisión de negocio depende en gran medida de tener la información más precisa y completa a su disposición. El uso de datos actuales conduce a los mejores resultados. Si los datos están desfasados, inexactos o incompletos, las empresas toman malas decisiones. El software de BPM almacena los datos en un solo lugar, para que los tomadores de decisiones puedan elegir la mejor acción necesaria en cualquier circunstancia posible.

· Automatización

Cada empresa utiliza los procesos de negocio para lograr sus objetivos, ya estén cumpliendo órdenes o abastecimiento estratégico a través de empresas o cadenas de suministro. Los procedimientos obsoletos y las tareas manuales pueden costar tiempo y dinero para los negocios. El BPM automatiza las tareas para mejorar la eficiencia de las operaciones, impulsando más supervisión, crecimiento, cumplimiento y riesgo, al tiempo que aumenta el compromiso entre los colaboradores y los clientes.

· Sistema de reglas

Para lograr una automatización consistente, una plataforma de BPM debe tener reglas como un componente principal. Se necesita un sistema de reglas dinámicas no solo para automatizar los procesos repetitivos, sino también los complejos que tienen muchas variables. Las reglas de negocio facilitan procesos optimizados y consistentes en casi cualquier circunstancia.

· Movilidad del dispositivo

La tecnología BPM debe ser accesible tanto en dispositivos móviles como en equipos de escritorio. Hoy en día, más personas utilizan sus tablets y smartphones para acceder a la información sobre lo que hacen sus escritorios, tanto personal como profesionalmente. Para lograr la máxima productividad, las empresas deben ampliar los conjuntos de herramientas que los colaboradores tienen en cualquier dispositivo, sin disminuir el impacto, la utilidad o la funcionalidad.

· Accesibilidad de datos

La capacidad de almacenar y utilizar el software de BPM, tanto en la nube como en las instalaciones, proporciona la máxima flexibilidad para las empresas que necesitan almacenar datos y procesos detrás de su firewall. Hacer que la tecnología BPM sea accesible en cualquier entorno le ayudará a satisfacer sus necesidades únicas de datos y procesos. Esto es, particularmente, cierto cuando se administran datos sensibles.

· Seguridad

La seguridad es de suma importancia cuando el software de BPM impulsa los procesos centrales de su negocio. Debe proporcionar suficiente seguridad para proteger sus operaciones y datos contra hackers informáticos, desastres o cualquier posible catástrofe. No puede ser demasiado seguro en el mundo de hoy. Casi todos los días, los principales hacks hacen los titulares. Supervise y pruebe la seguridad de sus sistemas BPM continuamente.

· Colaboración inclusiva

Uno de los mayores beneficios de BPM es su capacidad para maximizar la interacción y el intercambio de información entre todos los colaboradores. La colaboración social incluye a todas las personas de una organización o grupo, permitiéndoles alcanzar objetivos comunes juntos. Con el software de BPM adecuado, pueden acceder a flujos de trabajo en un solo lugar, al igual que una red social.

Beneficios del BPM

¿Por qué las empresas pasan por todas estas molestias? Según Forbes, los beneficios de BPM son tangibles y extremadamente valiosos. El aumento de los ingresos y la disminución de los costos son obviamente ventajosos, pero la conexión de los objetivos de negocio y la tecnología siguen siendo incomparables por cualquier otra plataforma de gestión de procesos de hoy.

El software de BPM permite a las empresas adaptarse a los entornos de negocio cambiantes rápidamente y con éxito, simplificando la capacidad de manejar cambios, gestionar procesos e impulsar proyectos hasta su finalización. Empresas de todos los tamaños pueden aprovechar estos cinco beneficios de BPM:

1. Eficiencia de Costos

En los últimos años, el simple recorte de los presupuestos no es viable para las empresas que responden a unas condiciones económicas más delgadas. No hay suficiente para cortar. Para prosperar, las compañías deben maximizar la eficacia coste y de beneficios. El BPM les permite hacer esto, ya que simplifica la colaboración empresarial y las operaciones, automatiza las tareas repetitivas, reduce el riesgo corporativo y mejora la calidad del producto.

2. Clientes Satisfechos

El cliente moderno hace exigencias serias. Necesitan procesos extensos de prueba de concepto. Esto significa que las empresas deben proporcionar capacidades de autoservicio Web 2.0 que documenten exactamente cómo el negocio satisface sus necesidades.

La gestión de business process permite a las empresas combinar la tecnología y a las personas para obtener nuevos clientes, mientras que lo satisfacen y los mantienen. Ofrece a cada cliente un rol de seguridad dentro de su propia cuenta, formando el camino para la colaboración en tiempo real y en curso con la empresa que proporciona personalización, acceso a información y capacidad de respuesta.

3. Flexibilidad y agilidad

Las empresas están confiando en los procesos más ágiles de la tecnología BPM para responder a las nuevas tendencias en el mercado. Ahora existe una gran demanda de herramientas extremadamente flexibles que se pueden cambiar, desplegar y diseñar rápida y fácilmente. La agilidad empresarial, generalmente, incorpora estos tres elementos:

· Automatización e integración

El software de BPM ofrece soluciones para apoyar la gestión de casos y business process que se integra plenamente con la gestión de proyectos. Una única base de datos de toda la compañía ofrece total visibilidad, control y análisis en tiempo real y capacidad de generación de informes.

· Gestión de reglas

La gestión del trabajo ahora, es más colaborativa y menos estructurada que nunca. Para mantenerse adecuadamente conformes, visibles y gobernados, las reglas son imperativas, y la gestión de ellos aún más. El BPM permite a las empresas configurar reglas, según sea necesario, para cada proyecto, función o departamento.

· Gestión de proceso

Uno de los beneficios del BPM más útiles es la capacidad de personalizar y reutilizar los flujos de trabajo, según los necesite, donde los necesite. Este tipo de gestión de procesos es invaluable para la producción y la colaboración.

4. Colaboradores felices

Un ambiente de trabajo gratificante y satisfactorio puede aumentar significativamente el rendimiento y la productividad del personal. Las empresas siempre están encontrando formas de motivar y recompensar a su personal. El BPM proporciona procesos documentados y desarrollados para ayudar a motivar a los profesionales, lo que lleva a una mayor colaboración y un mayor enfoque en las tareas. El personal puede acceder a la información en un solo lugar, y los gerentes pueden monitorear a todos fácilmente.

5. Cumplimiento mejorado

Los cambios legislativos y otros factores han obligado a las empresas a tener un sistema flexible para manejar y demostrar el cumplimiento. Si no lo hacen, los costos de notificación y penalización pueden ser exorbitantes e imprevistos. Las empresas pueden integrar el cumplimiento en sus prácticas comerciales cotidianas si lo incluyen en su sistema BPM.

La gestión de procesos de business process es un producto real. Se necesita tiempo, esfuerzo e inversión. El software de BPM ayuda a las empresas con todos y cada uno de sus esfuerzos de procesos empresariales, utilizando varias herramientas y aplicaciones para crear una solución personalizada para la empresa que lo utiliza. Las organizaciones pueden elegir el software de una variedad de vendedores para integrar y optimizar sus objetivos BPM en sus prácticas diarias.


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