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10 consejos para combatir la sobrecarga de trabajo como emprendedor

10 consejos para combatir la sobrecarga de trabajo como emprendedor
Equipo de Bitrix24
27 de Junio de 2022
Última actualización: 27 de Junio de 2022

10 consejos para combatir la sobrecarga de trabajo como emprendedor


Emprender ha sido siempre tu sueño. Y un día, has decidido hacerlo realidad. Te has puesto manos a la obra y te has esforzado hasta conseguirlo. Tu negocio es un hecho. Sin embargo, nunca creíste que podrías sentirte abrumado frente a la sobrecarga de trabajo que te entierra en tu escritorio cada día. Esta situación es más común de lo que puedas imaginar. La sobrecarga de trabajo como emprendedor es uno de los grandes desafíos a los que se enfrentan muchos microempresarios. La necesidad de controlar cada tarea y el trabajo en solitario terminan causando este malestar que ahoga. No obstante, no debes preocuparte, porque ¡hay solución! Sigue los consejos que compartiremos contigo a continuación y deja de sentir que estás superado por el trabajo.


FAQ




¿Qué es la sobrecarga de tareas?

La sobrecarga de tareas podría definirse como el exceso de funciones asignadas a una persona en forma constante. Esta situación puede afectar la calidad del trabajo, así como también la psiquis, generando el síndrome de agotamiento laboral.

¿Cómo organizas tu carga de trabajo?

Para organizar tu carga de trabajo, deberías:
  • Priorizar las tareas y organizar la jornada. 
  • Determinar tus momentos de mayor concentración y planificar de manera acorde. 
  • Llevar a cabo una tarea a la vez. 
  • Delegar tareas cuando sea posible. 
  • Utilizar un gestor de proyectos y tareas. 
  • Recurrir a estrategias para organizar el tiempo.

¿Cómo actuar ante sobrecarga de trabajo?

Ante la sobrecarga de trabajo, puedes actuar de la siguiente manera:
  • Modifica tu pensamiento. 
  • Evita la sobre-información. 
  • Recurre a la clasificación. 
  • Delega tareas. 
  • Optimiza tu semana laboral. 
  • Crea metas temporales reales. 
  • Automatiza procesos. 
  • Utiliza una herramienta de gestión de tiempo. 
  • Descansa suficiente. 
  • Respeta los horarios laborales.

¿La sobrecarga de trabajo puede afectar la salud?

La sobrecarga de trabajo puede afectar la salud. De hecho, puede generar el síndrome de burn out, estrés, ansiedad, falta de sueño, aumento o disminución de peso, problemas estomacales y una reducción de la capacidad de concentración, entre otras afecciones.

Cómo vencer la sobrecarga de trabajo


La sobrecarga de trabajo como emprendedor es más habitual de lo que puedes creer. Si lo piensas, es fácil comprender el porqué. Estás luchando por sacar adelante tu negocio. Pones todo de ti para lograrlo. Te formas constantemente, desarrollas y ejecutas planes de negocios. Te enfrentas a los diferentes conflictos e imprevistos. Eres la persona a cargo, con todo lo que ello conlleva. Cada decisión recae sobre ti y aunque a veces lo deseas, no puedes escapar de tus responsabilidades. Por momentos, sientes que estás trabajando demasiado, pero no puedes evitar hacerlo porque si no te ocupas tú, ¿quién lo hará?


Sentirse abrumado por la sobrecarga de trabajo no es para nada extraño. Mucho menos en el caso de los emprendedores, quienes batallan día a día para convertir en realidad su sueño. Parece ser que, en muchas ocasiones, existen demasiadas tareas y no hay suficiente tiempo para finalizarlas. ¿Terminas tu día realizando una interminable lista de tareas para la siguiente jornada laboral? ¿Experimentas cierta aflicción frente a la enorme cantidad de tareas que se acumulan en tu calendario? Entonces, ha llegado el momento de que descubras los mejores consejos para sobrellevar la sobrecarga de trabajo. ¿Estás preparado?


1. Cambia de mentalidad


Cuando te encuentres pensando que tienes demasiado trabajo, intenta frenar tu mente. No caigas en una espiral de autocompasión y desesperación. Deja tus tareas olvidadas por un momento e intenta relajarte. La meditación puede ayudarte en este proceso. Cierra tus ojos, respira profundo y deja tu mente en blanco. Intenta, luego, hacer un cambio sustancial de mentalidad.


Si bien puede parecer extraño, el concepto de demasiadas tareas para las que no hay suficiente tiempo te predispone negativamente a la hora de afrontarlas. De esta manera, inicias el día con un nivel de ansiedad y estrés muy alto que puede ser contraproducente y mermar tu productividad. La forma en la que afrontas la situación puede modificar el resultado. Así, estima mejor que tienes suficientes tareas para alcanzar el éxito. Como puedes ver, el planteamiento es ligeramente diferente, pero mucho más positivo.


2. Controla tu necesidad de mantenerte informado


A la sobrecarga de trabajo como emprendedor se le suma otro tipo de sobrecarga: la informativa. ¿Qué es lo primero que haces al despertarte cada día? Seguramente, lees el periódico, revisas tu correo electrónico e, incluso, es posible que des un vistazo a tus redes sociales. Si bien estar al tanto de lo que sucede en el mundo es bueno y necesario, excederse es contraproducente. Evalúa cuánto tiempo dedicas cada día a actividades relacionadas con la información, ya sea leer tu correo electrónico o el periódico, tus suscripciones RSS o mirar vídeos de YouTube. Es probable que el resultado te sorprenda. 


Sin darte cuenta, puedes estar dedicando demasiado tiempo a actividades que no son prioritarias. Por supuesto que deberías comprobar tu email, pero no cada hora. Ni tampoco resulta vital que leas 5 periódicos diferentes ni verifiques las redes sociales de manera continua. Recuerda: ya tienes una importante sobrecarga de trabajo. Infórmate, pero solo de manera relacionada con tus objetivos. Asimismo, no dejes que la información llegue a ti en cualquier momento. Apaga las notificaciones y recíbela cuando tú lo decidas. De hecho, sería ideal que programes un tiempo diario para informarte y capacitarte.


3. Prioriza las tareas de manera efectiva

Cuando estás trabajando demasiado, puede resultar difícil alejarse de la situación y notar cuáles son las deficiencias de tu sistema organizativo. No obstante, ¡es esencial que lo hagas! No puedes llevar a cabo cientos de tareas por día sin determinar, previamente, cuál de ellas es prioritaria y cuál no. La mejor manera de superar la sobrecarga de trabajo es a través de una efectiva clasificación de las tareas a realizar.


Tómate el tiempo de escribir una lista de tareas diarias, semanales y mensuales. ¿Cuáles de ellas son prioritarias? Si logras definir tu máxima prioridad del día, podrás enfocarte realmente a ella, evitando perder tiempo en otras tareas que no son esenciales. Asimismo, debes comprender que prioritario no es lo mismo que urgente. Algunas tareas pueden ser urgentes, aunque no realmente importantes. Esto significa que deben realizarse con prontitud, pero no afectan directamente a tus objetivos. Básicamente, son tareas que podrías delegar. En cuanto a las tareas importantes, pero no urgentes, no dudes en programarlas para llevarlas a cabo sin apuro.



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4. Contrata empleados y delega tareas


Como hemos mencionado anteriormente, aquellas tareas que no son prioritarias pueden ser delegadas; es decir, idealmente, deberías transferir la responsabilidad a otra persona. Sabemos que esto puede resultar difícil cuando eres un emprendedor, ya que el peso de tu negocio recae sobre tus hombros. No obstante, hacerlo ayudará a superar tu sobrecarga de trabajo. De este modo, podrás quitarte de encima preocupaciones y poner todo tu esfuerzo en lo que realmente amerita tu concentración.


La concertación de citas, la atención al cliente, el control del stock o el manejo de las redes sociales son algunas de las actividades que consumen mucho tiempo cada día. En este punto, puedes optar por contratar un empleado o derivar algunas tareas a un freelancer que trabaje de forma remota. La gran ventaja de delegar es que, tras la correspondiente inducción del trabajador en la empresa, podrás despreocuparte con respecto a dichas tareas. Olvida la microgestión y deja que tu empleado tome la responsabilidad. Ocúpate de tu trabajo y, por supuesto, de monitorear los avances de las tareas delegadas.


5. Implementa un software que te ayude con la organización


Muchos emprendedores confían a día de hoy en el papel y el bolígrafo para planificar sus jornadas. Si bien se trata de una opción totalmente válida, ¿has pensado en implementar un software que te ayude a organizarte? En el mercado, existe una enorme variedad de herramientas con gestores de tareas y proyectos. Entre ellos, destaca Bitrix24 al ofrecer en una única plataforma calendarios, gestión de tareas y proyectos, tableros Kanban y diagramas de Gantt, entre muchas otras funcionalidades.


Al emplear un software para programar tus tareas, podrás asignar prioridades fácilmente e, incluso, determinar rangos horarios para dedicarte a cada una de ellas. Asimismo, podrás desmenuzar de forma sencilla cada tarea en subtareas para facilitar la conclusión de las mismas, sin olvidos ni problemas. Por otro lado, su implementación favorecerá la sencilla delegación de aquellas actividades repetitivas de las que deseas liberarte.


6. Crea una fecha límite para cada tarea


Aumenta tu productividad y vence la sobrecarga de trabajo al determinar fechas límite claras para cada una de tus tareas. Una vez clasificadas según su prioridad y delegadas aquellas que así lo permitan, señala un plazo estipulado para cada una de las actividades a realizar. Esto favorecerá que te enfoques en lo realmente prioritario y esencial, y dejes para después lo demás.


Céntrate en los elementos críticos de cada subtarea o tarea. El sentido de la urgencia contribuirá a una mayor concentración y a un incremento del esfuerzo para cumplimentar la tarea antes de la fecha límite. Pasarás, así, de perder tiempo en los detalles a ocuparte de lo verdaderamente fundamental. Y eso es lo que quieres. Ya habrá tiempo para pulir el trabajo ejecutado. A este fin, los especialistas recomiendan incluir todos los plazos en el software de gestión de tiempo escogido.


7. Organiza tu semana en lugar de planificar cada día de manera separada


Programar tu día a día sin tener en cuenta la visión global de tu semana puede hacer que te sientas abrumado por la carga de trabajo. ¿Por qué? Básicamente, porque no puedes visualizar tareas a mediano plazo o compromisos que ocuparán tu tiempo durante la semana y afectarán un día en particular, al retrasar algunas tareas. La mejor solución frente a esta situación es organizar tu semana en conjunto y, luego, pasar a cada día en particular. Una vez visualices los compromisos inevitables, como las reuniones o una visita al médico, puedes construir tu día a día alrededor. 


De esta manera, podrás gestionar las tareas prioritarias con el tiempo necesario, sin necesidad de abandonarlas por la mitad y tener que continuar trabajando fuera de tu horario laboral. Otra interesante propuesta es generar una cuadrícula de días específicos para determinadas actividades. Así, podrías escoger un día para las reuniones, otro para capacitarte, otro para diseñar tu nuevo producto. ¿Otra idea? Crea bloques dentro de cada día para planificar mejor tus tareas: una hora para responder a los emails y los llamados, una hora para informarte, etc.


8. Descansa regularmente para seguir trabajando adecuadamente


La sobrecarga de trabajo repercute, sin duda, en la salud de quien la padece. Es fácil sentirse agotado, exhausto tanto física como emocionalmente. Una vez llegado a este punto, puede resultar imposible cumplir con tus tareas dentro de tus 8 o 10 horas de trabajo. ¿Qué puedes hacer al respecto? En primer lugar, debes centrarte en tu bienestar. Solamente si tú estás bien, podrás responder adecuadamente y concluir tus tareas con éxito. Para ello, debes descansar regularmente. Duerme bien, come bien y realiza pausas pautadas.


Llevar a cabo un trabajo de calidad requiere de gran concentración, algo que no podrás demostrar si te sientes sobrepasado. Tu cerebro y tu cuerpo necesitan recargar energías. No trabajes durante largos periodos de tiempo sin descanso: esto disminuye tu rendimiento. Por el contrario, prioriza la calidad sobre la cantidad. No importa cuántas horas trabajes como emprendedor, sino que alcances tus objetivos. Así como planteas fechas límite para la finalización de las tareas, deberías establecer (y respetar) pequeñas pausas revitalizantes durante tu rutina.


9. Respeta tus horarios laborales


De la mano del punto anterior, es imprescindible destacar la importancia de respetar los horarios laborales. Por un lado, tener una rutina y comenzar todos los días a la misma hora te ayudará a mantener tu organización. Resulta mucho más sencillo estructurar el día a día cuando cada uno de ellos comienza de la misma forma. Si bien eres emprendedor, deberías cumplir con un determinado horario, al menos en lo que respecta a la hora de inicio de tus actividades. En segundo lugar, no te sobre-exijas. 


Comprendemos la enorme sobrecarga de trabajo como emprendedor; no obstante, continuar realizando tareas durante la noche y los fines de semana no es la solución. Por el contrario, la falta de tiempo libre hará que te sientas cada vez más abrumado. Esto puede repercutir en tu motivación y la misma es vital para que tu negocio siga creciendo. Recuerda lo que ya hemos señalado: los límites contribuyen a la focalización. Si pones un horario a tu trabajo, sentirás la presión de cumplir con las tareas prioritarias en tiempo y forma. Además, podrás disfrutar de tiempo libre. Eso sí, desactiva las notificaciones y evita revisar el correo electrónico y las redes sociales fuera de tu horario.


10. Automatiza todas las tareas que puedas


Si sientes que estás trabajando demasiado, quizá sea hora no solo de evaluar qué tareas podrías delegar, sino también cuáles podrías automatizar. ¿Sabías que algunas actividades que llevas a cabo de manera rutinaria pueden ser realizadas por un software especializado? Olvídate de diseñar un boletín de noticias cada vez que desees enviarlo. No crees un correo electrónico para cada cliente. Confía en las plantillas que ofrecen las plataformas de automatización. Una vez personalizadas y almacenadas, puedes trabajar sobre ellas ahorrando una buena cantidad de tiempo. 


Igualmente, un buen software con CRM integrado como Bitrix24 posibilita el envío automatizado de correos personalizados a medida que los clientes avanzan por el embudo de ventas, la creación automática de facturas y reportes detallados. Asimismo, la plataforma favorece la automatización de tareas en los flujos de trabajo mediante la creación de reglas de automatización. La implementación de estas reglas incrementa la eficiencia de tu trabajo, a la vez que contribuye a una mejor organización. Por ejemplo, el software permite programar cada tarea con una notificación que recibirías cuando se acerque la fecha de entrega de la misma. Además, esa tarea cambiaría automáticamente su estado y, con ello, su nivel de prioridad, minimizando la posibilidad de olvidos. 


Vence la sobrecarga de trabajo como emprendedor hoy y para siempre


No dejes que la sobrecarga de trabajo lastre el esfuerzo que has hecho para construir tu negocio. Evalúa detenidamente cada una de las actividades que efectúas y clasifícalas sin piedad. Delega y automatiza todo aquello que puedas. Lo restante quedará en tus manos, pero no de cualquier manera. Sabrás por dónde empezar y de qué forma.


Crea fechas límite y toma nota de ellas. Esfuérzate por cumplirlas para evitar demoras. No caigas bajo el peso de la sobrecarga de información. Por el contrario, revisa tu correo y las redes sociales una vez al día. Enfócate en lo importante para evitar sentirte abrumado por la carga de trabajo. Deja la multitarea para otro momento. Inicia una actividad y termínala. Verás cómo con estos consejos aumentas tu productividad y dejas atrás esa molesta sobrecarga de trabajo. 



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