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10 consejos para crear tu plan semanal de trabajo desde casa

10 consejos para crear tu plan semanal de trabajo desde casa
Equipo de Bitrix24
6 de Mayo de 2022
Última actualización: 6 de Mayo de 2022

Trabajar desde casa puede representar muchos beneficios, pero también requiere reconocer las notables diferencias con el trabajo en oficina. Una ventaja ampliamente reconocida es la flexibilidad de horario, aunque es este mismo aspecto es el que hace imprescindible establecer un plan de trabajo desde casa. Definir con claridad las actividades a realizar y cómo serán ejecutadas garantiza el cumplimiento de metas tanto para la organización como para los trabajadores.

Lo ideal es enfocarse en un plan semanal, enfocado en objetivos, que exponga pendientes con antelación que servirán como herramienta para evaluar el desempeño de los diferentes departamentos o empleados. El mercado ofrece diversos recursos para la gestión de negocios a nivel nacional e internacional. El propósito es facilitar la ejecución de los diversos procesos bajo entornos de trabajo remoto en ambientes seguros.


FAQ



¿Cómo puede un principiante trabajar desde casa?

La oportunidad de trabajar desde casa requiere de una gran capacidad de organización por parte del empleado. Es necesario adaptar el entorno con los recursos necesarios, definir un horario y cumplirlo. Distribuir el tiempo en el plan de trabajo para cada una de las actividades ayudará a alcanzar los objetivos y evitar el trabajo excesivo.

¿Qué equipo necesitas para trabajar desde casa?

Para trabajar desde casa necesitas destinar un pequeño espacio con un escritorio, una silla ergonómica y un ordenador adecuado con una buena conexión a internet. A partir de allí, es necesario definir herramientas necesarias y elementos adicionales como auriculares que te ayuden a aislarte y concentrarte en caso de que lo requieras. Uno de los errores más comunes cuando se trabaja desde casa es no contar con un espacio de trabajo exclusivo y adecuado para trabajar. 

¿Qué herramientas son más útiles para los empleados y compañeros que trabajan en remoto?

Los empleados y compañeros que trabajan en remoto necesitarán contar con recursos técnicos especializados para la actividad a desarrollar. Sin embargo, un software de gestión de proyectos y tareas completo, con herramientas de comunicación, que permita manejar calendarios, gestionar actividades y compartir documentos e información con el equipo de trabajo debe estar incluido en el paquete inicial para una colaboración idónea con los compañeros, pero también para poder cumplir de forma ordenada con plan de trabajo desde casa.

¿Cuáles son las ventajas de tener empleados remotos?

Las ventajas de tener empleados remotos son:
  • Minimizar los gastos de movilización para asistir a la oficina 
  • Permitir al empleado desarrollar sus actividades en un espacio en el que se sienta cómodo 
  • Fomenta el bienestar de los empleados aumentando su productividad 
  • Posibilita a la empresa la contratación de talento en cualquier lugar

¿Cómo cuidar la salud trabajando desde casa?

Para cuidar la salud trabajando desde casa es necesario que el espacio de trabajo cuente con una buena iluminación, un escritorio, una silla ergonómica y disponga debajo de la mesa un área libre, para permitir el movimiento de las piernas. Se recomienda hacer una pausa cada 2 horas para despejar la mente, estirar los músculos y evitar lesiones. Una alimentación equilibrada también aportará a incrementar tu rendimiento.


10 consejos para trabajar desde casa en base a un plan semanal  


El trabajo remoto ha cobrado fuerza con el paso del tiempo y gracias a la presencia en el mercado de herramientas que facilitan la interconexión más allá del espacio físico. Muchas empresas que se han tomado en serio esta labor de cambio de modalidad han podido comprobar su influencia positiva en la productividad de la compañía. Además, han evidenciado una disminución de rotación de personal y costes asociados a mantenimiento de oficina, como beneficios secundarios.

El trabajo en casa permite a tu empresa mantenerse activa. Con empleados remotos trabajando en diferentes locaciones, que pueden incluso estar en zonas horarias distintas, es más sencillo establecer turnos para abarcar más horas de operación. Esto amplía la posibilidad de operar a nivel internacional, manteniendo el servicio al cliente siempre disponible. No obstante, la migración para el trabajo remoto requiere tener presentes algunas consideraciones. En este marco, hoy presentamos 10 consejos para trabajar desde casa con resultados exitosos.


1. Adecúa el espacio con los elementos necesarios


Si trabajas por cuenta propia o para una empresa desde casa debes contar con un espacio específico destinado a ello. Este área debe incluir elementos básicos de oficina, aunque una silla ergonómica es una pieza fundamental, ya que trabajar durante 8 horas al día en una silla no destinada a un uso prolongado puede llevar a problemas de salud.

Además, se debe respetar el propósito de la oficina, por pequeña que sea. Si se utiliza para actividades diarias del hogar es posible que se termine destinando tiempo laboral para organizar y despejar el área, haciéndote perder el enfoque.

Es necesario contar con un ordenador con capacidad para desarrollar las tareas diarias y con todo el software necesario. Es una buena práctica, antes de comenzar la semana, repasar las actividades pendientes y asegurarte de que dispones de todo lo necesario para lograr culminar cada jornada de forma exitosa y en el tiempo previsto.


2. Utiliza un calendario que apoye tu planificación semanal  


Considerando la gran variedad de aspectos que pueden afectar el desempeño laboral, crear un plan para trabajar desde casa es básico. Sin embargo, incluso elaborando un plan, si no se mantiene el orden y se centraliza la información es posible que su ejecución quede incompleta. Tomar notas de pendientes sin definir fechas o niveles prioridad deja abierta la posibilidad de postergar e incumplir plazos.

Herramientas como Bitrix24 permiten organizar las labores diarias, semanales e incluso realizar una proyección mensual. Más importante aún, facilitan la creación de tareas con plazos establecidos, pudiendo ubicarlas en calendarios compartidos. De esta forma, la información es manejada por todos los involucrados en una tarea o proyecto concretos, definiendo la dependencia de tareas y tiempos de respuesta esperados. En el caso de presentarse algún retraso, el resto de las actividades vinculadas pueden reajustarse de forma instantánea. Esto permite, a su vez, visualizar en tiempo real el plan de trabajo desde casa de cada empleado y del equipo.


3. Define intervalos de descanso e interactúa con otras personas en el entorno  


Lo recomendable es realizar pausas breves cada 2 horas para refrescar la mente y relajar el cuerpo. Pero, es fácil perder la noción del tiempo al trabajar desde casa, lo que puede llevar a trabajar la jornada corrida o realizar pausas muy largas. Crear una plantilla de plan de trabajo desde casa semanal que incluya momentos de descanso puede ser de gran ayuda. Asimismo, configurar una alarma en el teléfono móvil o una notificación en tu software de gestión, controla cuando es tiempo de desconectarse y cuando debes regresar a tu labor.

Compartir tiempo con otras personas que estén en casa contribuye a la dispersión temporal del trabajo y balancear la parte social, que es el gran ausente en el trabajo remoto. La idea es tomar estos recesos para recargar energías antes de continuar la tarea pendiente. Es el momento de planificar nuevos encuentros y compartir momentos que potencien la mente para continuar el trabajo en casa.


4. Establece una hora tope para cerrar el día de trabajo


Mantener el equilibrio entre la vida diaria y la laboral es esencial para cualquier persona, pero no siempre es tan sencillo como se dice. El límite puede volverse difuso cuando ambas actividades ocurren en el mismo espacio. 

Aunque el trabajo permita un horario flexible, debes establecer una hora de inicio y una hora de fin. Poner reglas, definir una hora máxima de trabajo y tener la capacidad de pasar página y desconectarse es fundamental. Esta es una forma de garantizar una vida personal y mantener relaciones familiares sanas, donde todo tiene cabida.

En muchos casos, cuando la oficina es una habitación de uso exclusivo de la casa, resulta una buena alternativa evitar ese espacio una vez culminada la jornada. Si, por el contrario, el espacio de trabajo forma parte de otra área de uso común del hogar, ayuda programar una alerta que indique que es tiempo de dar por concluido el día de trabajo. Si las tareas dentro del plan semanal de trabajo en casa están bien establecidas, siempre se puede lograr el objetivo sin necesidad de sacrificar tiempo personal.


5. Implementa planes de apoyo para el cuidado de niños


El trabajo remoto con niños presentes puede ser muy complicado sin un plan de trabajo desde casa adecuado. Las tareas dirigidas u otro tipo de apoyo similar, dentro del marco de tiempo destinado para desempeñar las labores asignadas, son una alternativa que resulta a muchos padres. Esta estrategia permite mantener a los niños en actividades productivas y recreativas, en épocas de vacaciones escolares.

El cierre de colegios, guarderías y/o enfermedad de familiares son factores determinantes que afectan las actividades laborales. Por lo tanto, se hace indispensable crear estrategias que permitan realizar el trabajo en casa mientras fluyen otras actividades. A pesar de representar un reto, es posible hacer que el tiempo sea productivo para el empleador y para los más pequeños de la casa, aumentando la productividad y el logro de los objetivos en el tiempo programado.


6. Planifica y prepara un menú para la semana


A diferencia de un día en la oficina, donde hay horarios preestablecidos para llegar, comer y culminar la jornada, si trabajas en casa debes definir estos descansos a conveniencia. Es muy fácil perderse en una labor y pasar la hora de comer; más aún si debes prepararte el almuerzo en el momento, lo que tomará más tiempo. Si bien es positivo hacer pausas, cuando estas son muy largas corres el riesgo de perder la conexión con la actividad que estabas desarrollando. Además, el desorden en la alimentación puede llevar rápidamente al deterioro de la salud. 


Lo recomendable es preparar con antelación las comidas de la semana. Dejar separados los almuerzos de cada día ahorra tiempo en la semana y permite aprovechar espacio para disfrutar de los alimentos con tranquilidad. Incluir meriendas que se pueden consumir en los descansos diarios, también es una buena idea para mantener el nivel de actividad y motivación. 



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7. Trabaja en el horario que seas más productivo


Saber cómo planificar el trabajo desde casa comienza por establecer el horario más conveniente. Flexibilizar las horas de trabajo significa que es posible desempeñar la misma labor en base a la experiencia. Algunas personas logran mejores resultados en las primeras horas de la mañana, otros al finalizar el día. El objetivo es definir con acierto las horas en las cuales la motivación es mayor y las ideas fluyen en forma natural.

Cada persona se conoce a sí misma y en base a esos aspectos puede decidir su propio horario de trabajo para obtener mejores resultados. Es recomendable organizar la semana incluyendo las tareas más exigentes en los períodos que creas tener mayor capacidad productiva. En general, el desarrollo de tareas más sencillas abre camino para emprender proyectos más pesados y apuntar al éxito.


8. Destina un lapso de tiempo diario para interactuar con otros compañeros de trabajo


Cuando se trabaja en proyectos, o en grupo, es necesario establecer un momento específico para intercambiar ideas o preguntas con el equipo y evitar la dispersión. Es recomendable disponer de las primeras horas del día para realizar tareas de modo individual. En esta ventana de tiempo se pueden generar dudas sobre diversos aspectos. Tomar notas para aclararlas cuando se establezca la interacción con los involucrados siempre es una opción.

Al elaborar tu plan de trabajo desde casa, puede ser una buena opción destinar las horas de la tarde para todo lo relacionado con reuniones, videollamadas, chat y trabajo colaborativo. La interacción en paralelo con el desarrollo de las tareas tiende a distraer la atención hacia otros objetivos, y en muchos casos crea más dudas y malos entendidos.


9. Utiliza la tecnología para mantener la comunicación


Partiendo de una velocidad de conexión satisfactoria, en función de las herramientas de software necesarias para llevar a cabo las actividades propuestas, en el trabajo a distancia las herramientas de comunicación juegan un rol muy importante para mantener el barco a flote. Es por ello que el acceso a chats, correo electrónico y llamadas de voz, más que un plus, es un recurso esencial.  Asimismo, al incluir actividades que requieran de videollamadas, adecuar un espacio propicio para mantener una imagen profesional es primordial.

Incorporar el móvil en tu plan de trabajo desde casa te proporcionará mayor libertad, y te permitirá desarrollar multitud de tareas, independientemente del espacio en el que te encuentres. Todos los recursos que contribuyan a la interconexión con el resto de compañeros son herramientas que mejoran el desempeño y la productividad, no solo individual, sino también de tu equipo de trabajo.



10. Considera las prioridades en la gestión de tareas


Un plan de trabajo desde casa debe definir tareas y tiempos de ejecución, pero también prioridades. Debes tener en cuenta que la priorización de tareas permitirá una gestión del tiempo más eficiente.


La implementación de un software para la gestión de tareas resulta una solución práctica que permite organizar las actividades semanales según su nivel de importancia. 


Existen diversas opciones de software en el mercado que integran servicios complementarios para vincular las actividades con fechas específicas, agregar recordatorios y links con material asociado. Bitrix24 es una solución integral que además permite la creación de diversos tableros Kanban y diagramas de Gantt para gestionar proyectos y tareas de forma visual y sencilla. 


Con todo esto presente, podrás construir un plan de trabajo propio que permita sortear obstáculos y alcanzar las metas propuestas en el plazo establecido.  



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