Cómo garantizar la calidad de un proyecto: 9 pasos clave para los propietarios de pequeñas empresas

Si hay algo que diferencia el mercado actual del pasado, es la mayor competitividad. El avance de las tecnologías ha producido clientes más informados y exigentes; motivo por el cual, las empresas deben realizar un esfuerzo extra para captarlos y retenerlos. Así, garantizar la calidad de un proyecto es esencial para el éxito de tu pequeña empresa.

La calidad marca la diferencia entre los profesionales y los aficionados. No está de más decir que mantener una calidad consistente en los proyectos requiere de un enorme compromiso. ¿Quieres conocer cómo desarrollar un plan de calidad del proyecto y ponerlo en práctica a la brevedad? Entonces, continúa leyendo.

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9 consejos para garantizar la calidad de un proyecto de tu pequeña empresa

¿Cuántas veces tu empresa ha realizado una entrega que podría haber sido mejor? Lamentablemente, las prisas pueden repercutir en la calidad de los proyectos. La sobrecarga laboral, las demoras inesperadas, los errores humanos y otro sinfín de cuestiones pueden afectar notablemente los entregables de tu compañía y, por ende, la imagen empresarial. Si deseas garantizar la calidad de un proyecto, ha llegado el momento de que te pongas manos a la obra y cambies la manera en la que los mismos se gestionan.

Al fin y al cabo, la garantía de la calidad del proyecto tiene beneficios tanto para tus clientes como para tu propia empresa. Al cumplir o superar las expectativas de los clientes, obtendrás su máxima satisfacción y, probablemente, su lealtad en el mediano plazo. Asimismo, podrás fortalecer la reputación empresarial y, así, mejorar tu posicionamiento con respecto a la competencia. ¿Suena bien? Toma nota de cómo generar un buen plan de calidad del proyecto y ponerlo en marcha.

1. Define qué es la calidad del proyecto para tu empresa

El primer paso de cualquier plan de calidad del proyecto es delimitar qué se considera calidad para tu organización. Si bien en muchos casos los estándares pueden ser similares entre compañías, es probable que tu pequeña empresa tenga sus propias expectativas, necesidades y capacidades. Por lo tanto, comienza por definir exactamente qué es la calidad del proyecto.

Este proceso consiste en identificar:

• Los requisitos que según tu empresa tiene un entregable para ser aceptable. 

• La forma en la que se gestionará la información.

• Las expectativas existentes en relación con el equipo del proyecto.

• Las calificaciones que debería tener cada miembro participante del proyecto (licencias, experiencia, certificaciones, etc.).

• La necesidad de capacitación de personal, si fuese necesaria.

• Los documentos sobre calidad.

• Los responsables de las tareas.

• Las medidas a tomar frente a problemas de calidad.

2. Prepara un plan de calidad del proyecto

Escribir un plan de calidad del proyecto es diseñar una hoja de ruta que guíe cada etapa del mismo hacia la excelencia. Al hacerlo, ten presente que deberás especificar la meta de calidad, pero también los criterios que indican que esta se ha alcanzado. Del mismo modo, tendrías que asentar punto por punto todos los pasos del proyecto, con sus KPI e, incluso, las pruebas de control de cada etapa. 

Toda la información recabada en el punto anterior debería plasmarse en el plan de calidad del proyecto y, posteriormente, compartirse con todos los involucrados; es decir, con la compañía en su totalidad, ya que la calidad es un compromiso extensivo que traspasa a los departamentos de la organización. Básicamente, este plan permite establecer medidas claras que, más adelante, te permitirán evaluar el rendimiento de tu proyecto. En este punto, merece la pena señalar la importancia de las auditorías de proyecto para verificar que no se estén produciendo desviaciones que afectasen la entrega de resultados consistentes y de gran calidad. 

3. Haz que todo miembro de la compañía se comprometa con la calidad

Sin lugar a dudas, para garantizar la calidad de un proyecto necesitas que cada persona participante comprenda en su totalidad cuáles son los estándares esperados y los pasos a seguir para alcanzarlos. Pero eso no es todo. También, debe existir un compromiso total de parte de cada trabajador para llevar a cabo sus tareas de manera eficaz y con conciencia de que cada acción repercute de manera directa en la consecución, o no, del objetivo.

El compromiso con la calidad debe ser evidente desde la cúpula directiva. Los líderes de tu empresa son los encargados de reforzarlo. Para ello, deben erigirse como ejemplos a seguir. Toma en consideración que los empleados que se sienten presionados para cumplir con múltiples metas pueden hacer concesiones y, de este modo, afectar la calidad. Por lo tanto, tu rol de líder implica, también, corroborar que cada trabajador tenga la disponibilidad horaria adecuada para gestionar sus tareas de manera eficiente y respondiendo a los estándares de calidad definidos. 

4. Respeta la planificación

¿Alguna vez has pensado que respetar la organización es la mejor garantía de la calidad del proyecto? Analiza un segundo la situación. Has concebido una meta de calidad y, posteriormente, desglosado una estrategia, y tácticas para conseguirla. Para ello, has investigado y obtenido información que te ha permitido diagramar un plan detallado. Entonces, ¿por qué despegarte del mismo?

Las decisiones se han tomado sobre la base de datos y, por lo tanto, deberías atenerte a ellas. Seguir el plan permite garantizar la calidad de un proyecto. Así, podrás asegurarte de que los tiempos de entrega se cumplen y, sobre todo, el cliente recibe la calidad esperada de un determinado producto o servicio. Por supuesto, frente a algunas circunstancias, es posible que sea necesario modificar el rumbo. No obstante, en la mayoría de los casos, despegarse del camino trazado suele significar demoras y mayores costes.

5. Determina criterios de control de la calidad

Ya has desarrollado tu estrategia para garantizar la calidad del proyecto y un plan que determina la manera en la que cada miembro del equipo debe avanzar. Pues bien, recuerda determinar los criterios de control de calidad que permitirán al gerente del proyecto y a su equipo mantener los estándares a lo largo de todo el ciclo de proyecto.

En este momento, deberías señalar los criterios que utilizarás para medir la calidad. Solo así podrás alcanzarla a través de la ejecución de cada proceso del proyecto. No olvides que este concepto puede resultar ambiguo, porque se define siempre en relación con requisitos previamente preestablecidos. Estos pueden relacionarse tanto con los entregables esperables, el tiempo de realización, el respeto del presupuesto y la satisfacción del cliente, entre muchas otras variables.

6. Implementa un software de proyectos en tu empresa

Otro de los pasos fundamentales que deberías seguir para garantizar la calidad de un proyecto es invertir en una completa herramienta de gestión de proyectos. ¿Por qué? Sencillamente, porque desarrollar y ejecutar un plan de calidad del proyecto implica una multitud de tareas que podrían pasarse por alto si no se controlasen de manera adecuada. El uso de un software facilita la asignación de tareas, así como el monitoreo del avance de las mismas.

En el mercado, encontrarás una gran variedad de herramientas que pueden serte de utilidad. Entre ellas, destaca Bitrix24 por ser mucho más que un gestor de proyectos. Se trata de una verdadera plataforma colaborativa que permite asignar actividades y recursos, determinar fechas de entrega, generar flujos de trabajo y dependencias entre tareas y, a su vez, comunicarse en tiempo real con los miembros de cada equipo. Nunca antes había sido tan fácil estar al tanto de todo lo que sucede dentro de un proyecto. Esta bidireccionalidad de la comunicación y detallado control sobre cada acción facilita la manutención de los estándares de calidad especificados en los puntos anteriores.

7. Monitorea regularmente los avances y realiza correcciones de ser necesario

No basta con seleccionar a las personas más adecuadas para cumplimentar cada tarea; debes controlar sus avances regularmente. Para ello, podría ser interesante programar encuentros online regulares, una vez a la semana o cada quince días, según las necesidades del proyecto. La idea es que estés al tanto del trabajo de cada persona involucrada y, sobre todo, controles la calidad de la tarea ejecutada. 

En caso de percibir que no se cumplen con los criterios de calidad, no dudes en tomar las medidas necesarias para corregir el rumbo. Recuerda que tu objetivo es la calidad y eso, justamente, es lo que tus clientes esperan. Por lo tanto, antes de realizar una entrega, ya sea parcial o total, asegúrate de que los entregables están libres de errores y defectos. Piénsalo de esta manera: cuanto antes encuentres los problemas, más fácil será solucionarlos y, así, ahorrarás tiempo y dinero.

8. Realiza un debriefing tras finalizar el proyecto

Cada vez que termines un proyecto, deberías tomarte el tiempo de llevar a cabo un debriefing, o resumen del proyecto y posterior análisis del mismo. De esta manera, tendrás la posibilidad de descubrir aquellos procesos que han funcionado adecuadamente y aquellos que, por algún motivo, se han complicado. Se trata de la oportunidad perfecta para buscar nuevas formas de hacer las cosas, ya sea a través de cambios de gestión o de automatizaciones.

Es fundamental que este estudio del proyecto se realice en conjunto, es decir, junto con los profesionales que han participado de él. Esto te permitirá escuchar sus opiniones, recibir ideas de mejoras y conocer cuál ha sido su impresión frente a la implementación de tu plan de calidad de proyecto. Sin lugar a dudas, la evaluación y el análisis del desempeño son esenciales para garantizar la calidad de un proyecto futuro.

9. Aprende de los errores y tenlos en cuenta en el futuro

A estas alturas es innegable la importancia de la gestión de la calidad del proyecto. No obstante, alcanzarla es un camino y, como tal, tendrá pequeñas desviaciones. Quizá, te encuentres con problemas de implementación o de ejecución que no habías tenido en cuenta. No desesperes. Esto es normal y, de hecho, esperable.

Cuando implementas un nuevo sistema, debes pulirlo y esto solo puede hacerse mediante la prueba y error. Si bien los consejos que hemos compartido contigo hasta ahora te darán la clave para comenzar a redactar tu plan de calidad de proyecto, tu empresa es única y, como tal, deberás realizar ajustes que se adapten al 100 % a ella. Frente a los errores, no te paralices: busca cómo evitarlos en el futuro, implementa las modificaciones y abre los ojos. Verás cómo no vuelves a caer en lo mismo.

La garantía de la calidad del proyecto es un paso más hacia el éxito de tu pequeña empresa

Como bien sabes, la meta final no es solamente completar un proyecto, sino asegurarte de que los entregables presentan una alta calidad, que cumpla o, mejor aún, exceda las expectativas y los requisitos establecidos. En consecuencia, deberías monitorear firmemente cada una de las actividades y los procesos involucrados en la realización del proyecto, desde el inicio hasta la entrega final.

Para garantizar la calidad de un proyecto, es crucial contar con un plan de calidad bien definido, pero también con las herramientas adecuadas para ejecutarlo. Estas incluyen un gestor de tareas y proyectos, herramientas de comunicación y una base de conocimientos que permita almacenar los estándares de calidad definidos al alcance de los interesados.

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