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Gestión de almacenes para e-commerce: 12 consejos esenciales para incrementar la efectividad

Gestión de almacenes para e-commerce: 12 consejos esenciales para incrementar la efectividad
Anton Budon
5 de Mayo de 2023
Última actualización: 5 de Mayo de 2023

Top 12 prácticas para una gestión de almacenes eficiente

1. Planifica estratégicamente cómo administrar y almacenar el stock de tu comercio electrónico

2. Organiza el almacén para facilitar las operaciones

3. Implementa un software de gestión de almacenes (WMS)

4. Asegúrate de que tus sistemas estén conectados e integrados a tu ecommerce

5. Lleva un riguroso control de inventario antes de poner los productos a la venta y antes de enviarlos

6. Opta por un etiquetado de productos adecuado

7. Determina la estrategia de preparación de pedidos

8. Simplifica la preparación y la realización de los envíos

9. Establece un proceso de gestión de devoluciones

10. Invierte en la formación y la capacitación de los trabajadores

11. Analiza los datos de tu almacén regularmente

12. Prepárate para lo inesperado

Implementa un software de gestión de almacenes y mejora tu tienda online hoy mismo


La gestión de almacenes ha sido siempre una de las tareas más importantes en cualquier negocio. No obstante, con el nacimiento de las tiendas online ha cobrado aún mayor consideración. El almacenamiento adecuado y la gestión de inventario eficiente son cruciales para mantener la eficiencia en la cadena de suministro, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y en la optimización de costos. 

Si quieres saber cómo gestionar el stock de tu inventario de forma eficiente, estás en el sitio correcto. Te presentamos los secretos mejor guardados para una buena gestión de almacenes, desde la recepción de productos y su organización hasta la preparación de los pedidos y su envío. ¿Estás preparado?


FAQ


¿Qué es la gestión de almacenes y por qué es importante para las empresas de comercio electrónico?

La gestión de almacenes es el proceso logístico a través del cual se organizan los productos y materiales dentro del almacén, así como la supervisión de su movimiento dentro y fuera del mismo. Tiene en cuenta tanto los inventarios y stocks como los pedidos y los envíos. Su importancia para las empresas de comercio electrónico radica en garantizar una gestión eficiente y mejorar la precisión de los envíos para favorecer la satisfacción del cliente y reducir los costos operativos.

¿Qué es la gestión de inventario y cómo se relaciona con la gestión de almacenes?

La gestión de inventario es el proceso de seguimiento y control de los productos que una empresa tiene en stock. Forma parte del control de almacenes, ya que implica el control y el seguimiento de los productos desde que ingresan al almacén hasta que salen del mismo.

¿Cuáles son las mejores prácticas para usar el software de gestión de stock de productos?

Las mejores prácticas para utilizar el software de gestión de inventarios incluyen:
  • Mantener un registro detallado y actualizado de los niveles de stock. 
  • Automatizar la reposición de stock. 
  • Utilizar códigos de barras o RFID para realizar un seguimiento del inventario. 
  • Efectuar análisis periódicos para identificar oportunidades de mejora y reducir los costos de operación.

¿Cómo puedo gestionar efectivamente el stock en mi negocio de comercio electrónico o tienda minorista?

Para gestionar efectivamente el stock en un negocio de comercio electrónico o tienda minorista, deberías:
  • Realizar registros precisos. 
  • Implementar herramientas de gestión de inventarios. 
  • Establecer un sistema de reposición de stock. 
  • Analizar el inventario de manera regular. 
  • Construir una relación de comunicación abierta con los proveedores y los clientes.



Top 12 prácticas para una gestión de almacenes eficiente


La pérdida de inventario, el envío de productos incorrectos a los clientes, la falta de espacio de almacenamiento o el quiebre de stock son algunas de las problemáticas asociadas a una gestión de almacenes ineficiente. Indudablemente, no deseas que ninguna de estas circunstancias afecte a tu e-commerce. 

Sobre todo porque, como dueño de una tienda online, sabes que los clientes del e-commerce esperan una rápida entrega, libre de errores. Para cumplir con sus expectativas, los procesos de gestión de almacenes deben ser ágiles y eficientes. De este modo, deberías tomar en consideración diversas maneras de mejorar tu sistema para no solo responder a los deseos de los clientes, sino también para minimizar los riesgos indicados anteriormente. Toma nota.


1. Planifica estratégicamente cómo administrar y almacenar el stock de tu comercio electrónico


El primer paso para una gestión de almacenes efectiva en un comercio electrónico es planificar estratégicamente. Esto implica verificar la capacidad del almacén y los recursos y trabajadores necesarios para su buen funcionamiento. Una vez tienes una idea clara acerca de los puntos anteriores, puedes tomar medidas para optimizar el espacio de almacenamiento y garantizar la disponibilidad de los productos para su venta. 

Ejecuta un análisis ABC del inventario y los productos para identificar aquellos solicitados de manera más frecuente. Selecciona en consecuencia proveedores y transportistas confiables que te permitan mantener el flujo de productos que necesitas. Establece protocolos de recepción claros y precisos para asegurarte de que tus productos lleguen a tiempo y en perfectas condiciones. 


2. Organiza el almacén para facilitar las operaciones


¿Te has preguntado cómo administrar el inventario en una tienda minorista de manera eficiente? Una de las claves para ello es la organización del almacén. Asigna una tarea específica a cada espacio, como entrada, salida, carga y picking. Además, establece zonas para stocks de alta rotación y dimensiona cada espacio según las necesidades de la actividad y el suministro. Así simplificarás la ubicación y la gestión del stock de manera más eficiente. También, es importante implementar un sistema adecuado según el tipo y volumen de la actividad, como el LIFO (último en entrar, primero en salir), FIFO (primero en entrar, primero en salir) o Cross Docking (los productos se envían ni bien son recibidos, sin ser previamente almacenados). 


Por otro lado, la organización de los productos en el almacén también es fundamental. Agrupa los productos según su tiempo de procesamiento y volumen de demanda para facilitar el acceso. Asimismo, asegúrate de contar con estanterías bien diseñadas y un almacén limpio y ordenado. Los contenedores apilables pueden ser una buena idea para guardar productos pequeños de venta o uso regular. Minimiza la pérdida de tiempo que implica tener que buscar un producto. Si todos los empleados saben dónde se encuentra cada artículo, procesar las ventas será mucho más rápido y sencillo.


3. Implementa un software de gestión de almacenes (WMS)


¿Tu empresa no utiliza aún un software de gestión de almacenes? Ha llegado la hora de que escojas entre la gran variedad disponible en el mercado. Esta herramienta es una solución esencial para cualquier negocio online que maneje un alto volumen de inventario, y muy práctica para organizar incluso pequeños volúmenes de ventas. Te permite tener una visión completa de todo lo que está en el inventario, desde la ubicación de cada producto hasta la cantidad de cada uno de ellos. Además, el software puede automatizar muchas tareas, como la identificación y el seguimiento de artículos, lo que reduce el tiempo y los costos de gestión de inventario. Por otra parte, si vendes en diferentes plataformas (y no solamente en tu sitio web), podrás controlar los datos de manera centralizada.

Ahora bien, presta especial atención a la hora de elegir uno adecuado para tu negocio, ya que no todos los programas son iguales. Idealmente, invierte en una solución que sea fácil de usar para que tu equipo pueda adaptarse rápidamente y aprovechar al máximo las funciones del software. Debería simplificar la recepción y el almacenamiento, la gestión de inventario y el cumplimiento de pedidos, y brindarte un control en tiempo real de todos los procesos del almacén. Por otro lado, sería interesante que te permita diseñar flujos de trabajo con asignación de tareas para los empleados del almacén. Ahora bien, si no cuenta con un software de gestión de almacenes completo, siempre puedes optar por emplear un software de gestión de stock de productos. Esta solución contribuye a tener una visión clara de los niveles de inventario y las necesidades de reabastecimiento. Asimismo, simplifica la automatización del proceso de reordenamiento y te permite verificar que tu empresa tenga disponibles los productos en el momento en que son requeridos. 


4. Asegúrate de que tus sistemas estén conectados e integrados a tu ecommerce


Cuando se trata de una gestión de almacenes efectiva para e-commerce, una de las claves principales es asegurarte de que tus sistemas estén conectados e integrados. En el mundo digital de hoy, es esencial que todas las herramientas de tu empresa trabajen juntas para garantizar una operación fluida y sin interrupciones. Comprueba que el software de gestión de almacenes escogido se integre con otros sistemas y especialmente con la plataforma de comercio electrónico que estés usando, tu CRM o el software de facturación; esto permitirá una gestión más ágil de todo el proceso de ventas y un control de inventario más preciso desde tu e-commerce.

Asimismo, sería interesante que tu WMS o tu software de gestión de stock funcione en sintonía con el software de gestión de empleados y el programa para el seguimiento de costes. De este modo, podrías analizar de forma detallada el rendimiento del personal logístico y los costes asociados a esta actividad, dando soporte a las operaciones del día a día que así lo requieran en almacén.

Es importante que todos los datos sean transferidos de manera efectiva de un sistema a otro, sin perder información valiosa en el camino. ¿Te preguntas cómo lograr una integración adecuada? Echa un vistazo a Bitrix24, una plataforma que pone a tu disponibilidad multitud de funcionalidades, además de ofrecer un sinfín de integraciones con otras apps y programas de empresa.




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5. Lleva un riguroso control de inventario antes de poner los productos a la venta y antes de enviarlos


Controlar la calidad de los productos cuando llegan y cuando salen es clave para mantener la satisfacción del cliente y asegurar su fidelidad a la marca. Determina qué es lo que tus empleados deben observar y cómo llevar a cabo la inspección mediante un protocolo de control de calidad. Este documento debe indicar qué aspectos revisar en los productos, como su apariencia, el estado físico y la fecha de vencimiento, entre otros. 

Asimismo, establece procesos de inspección visual y pruebas de calidad en los productos antes de su envío, para constatar que los productos que lleguen a los clientes cumplan con sus expectativas. De esta manera, colaboras para reducir las devoluciones, las quejas y las opiniones negativas en la web que podrían afectar la reputación de tu e-commerce en el mediano y largo plazo. El documento con toda esta información debe estar disponible para la consulta por parte de todos los empleados implicados en la gestión de almacenes.


6. Opta por un etiquetado de productos adecuado


Etiquetar correctamente los productos es clave para la gestión de almacenes en un comercio electrónico. Para ello, se recomienda el uso de etiquetas con códigos de barras, QR o RFID (etiquetas electrónicas a través de ondas de radio o radiofrecuencia) para identificar los productos de forma ágil y eficaz. El equipo de trabajo debe contar con los escáneres correspondientes y estos deben estar, a su vez, conectados al sistema de gestión de inventario para mantener un registro de todos los productos en stock, su sitio de almacenamiento y su estado.

La inversión para el etiquetado es relativamente pequeña, sobre todo en comparación con los grandes beneficios que reporta tanto para la eficiencia del almacén como para la moral de los empleados. Garantiza que los trabajadores puedan encontrar y seleccionar el inventario correcto. Reduce los costos de mano de obra y los errores humanos en la numeración manual de productos. Asimismo, elimina la frustración de no poder encontrar los artículos adecuados o perder pedidos. La tecnología de etiquetado ha avanzado considerablemente en los últimos años. Hoy en día, puedes incluso obtener etiquetas resistentes al calor y al frío que se pueden leer electrónicamente y rastrear dentro del sistema de gestión de almacenes (WMS). 


7. Determina la estrategia de preparación de pedidos


Además de contar con un software de gestión de almacenes potente, es importante analizar las estrategias de picking más convenientes para tu e-commerce. Ya sea que tu almacén se ubique en tu garaje o en la sala de estar de tu hogar, o hayas alquilado un almacén de grandes dimensiones, escoger una estrategia de picking es esencial. Ahora bien, cada una tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Por lo tanto, deberías revisar cuál se adapta mejor a tu negocio en cada etapa de crecimiento.

Las estrategias de picking más comunes son por pedidos, por lotes, por zonas y por oleadas. La primera implica que un trabajador recoja todos los productos de un solo pedido y los lleve a la zona de envío. Esto reduce la confusión entre pedidos, pero magnífica la cantidad de veces que se visita cada región del almacén. El picking por lotes agrupa varios pedidos en grupos pequeños y el trabajador recoge varios productos de su lista para cada lote de cada pedido que recibe. Estas dos opciones se recomiendan para un e-commerce con bajo volumen de ventas diarias. Por su parte, el picking por zonas conlleva que los trabajadores solo recogen productos de su área asignada; mientras que en el picking por oleadas los trabajadores completan la selección en intervalos programados a lo largo del día, alineándose con los objetivos de la empresa, como los horarios de envío. Las últimas posibilidades suelen ser las escogidas por las tiendas online con mayor volumen de ventas diarias.


8. Simplifica la preparación y la realización de los envíos


La gestión de envíos es una parte importante de la gestión de almacenes, ya que permite que los productos lleguen a los clientes en tiempo y forma. Una práctica común es utilizar envases de pocos tamaños (pequeño y grande, por ejemplo), lo que facilita su almacenamiento y la elección sobre cuál utilizar para cada pedido. Así, se pueden reducir los costos de almacenamiento y envío porque se pueden optimizar los recursos. Asimismo, puedes aplicar un proceso de pick-to-carton cuando sea posible. Este método consiste en tomar nota de las dimensiones y el peso de cada pedido antes de recolectar los productos para, así, elegir el envase de envío adecuado y empaquetar directamente en él. Esto permite ahorrar en materiales y mano de obra de recolección, siempre y cuando se implemente de manera estratégica, iniciando con productos más pesados y continuando con productos más frágiles.

Otro aspecto relevante es establecer horarios o fechas definidas para realizar los envíos. Esto permite una mejor planificación de los recursos y el tiempo necesario para la preparación y el envío de los productos. Además, puede ayudar a mejorar la eficiencia del proceso de envío, ya que se pueden coordinar las entregas y reducir los tiempos de espera para los clientes. También es importante contar con una buena comunicación con los proveedores logísticos para asegurar la disponibilidad de los transportistas y la coordinación adecuada de los envíos.


9. Establece un proceso de gestión de devoluciones


Para crear un proceso de gestión de devoluciones efectivo, establece una política clara. La misma debe abordar cuestiones como el plazo para hacer una devolución, las condiciones en las que se aceptan las devoluciones y el método de reembolso que se utilizará. Por supuesto, debe ser fácilmente accesible desde el sitio web. Además, es recomendable utilizar herramientas como etiquetas de devolución prepagadas para simplificar el proceso y aumentar la satisfacción del cliente. Estas pueden generarse directamente al momento de empaquetar el envío y almacenarse de manera asociada dentro de la herramienta de gestión de almacenes escogida.

Una vez establecida la política de devoluciones, diseña tu proceso de gestión de devoluciones. Puede incluir la implementación de un sistema de seguimiento de devoluciones, la asignación de un miembro del equipo para gestionar el proceso y la documentación detallada de cada devolución para permitir un análisis posterior. Al tener un proceso bien definido, se puede minimizar el impacto de las devoluciones en el negocio y mantener la lealtad del cliente.


10. Invierte en la formación y la capacitación de los trabajadores


En los últimos 20 años, hemos visto una transformación en la forma en que se administran los almacenes, desde la adopción de software de gestión de stock de productos hasta la automatización de procesos de picking y embalaje. Mantén a tus empleados capacitados para trabajar con estas nuevas tecnologías, ya que esto no solo mejora la eficiencia de la empresa, sino que también garantiza entregas más precisas.

Además, la formación de los trabajadores en habilidades interpersonales también es vital para una gestión efectiva del almacén. Los trabajadores deben poder comunicarse de forma efectiva, trabajar en equipo y resolver conflictos para mejorar la colaboración y el rendimiento del equipo. También, deben estar actualizados sobre las normas de seguridad en el almacén y los procedimientos de manejo de materiales para garantizar la seguridad en el lugar de trabajo. 


11. Analiza los datos de tu almacén regularmente


La gestión de almacenes se ha vuelto cada vez más compleja debido a la necesidad de responder rápidamente a las demandas cambiantes de los clientes. La clave para mantenerse competitivo en este entorno, y más aún para un comercio electrónico, es analizar los datos del almacén y utilizarlos para tomar decisiones oportunas. Estos proporcionan información valiosa sobre la tasa de pedidos completados correctamente, el nivel de satisfacción del cliente, las devoluciones, las quejas y las compras repetitivas. Al monitorear estas métricas, los gerentes de almacén pueden identificar áreas de mejora y hacer ajustes para aumentar la rentabilidad.

Además, el seguimiento del nivel de stock es fundamental para evitar la falta de productos en el almacén. El uso de software de gestión de almacenes puede proporcionar datos precisos sobre el inventario disponible y las ventas previas, lo que puede ayudar a predecir la demanda futura y ajustar los niveles de stock en consecuencia. Identifica, asimismo, patrones de compra y tendencias de demanda. Por otra parte, visualiza fácilmente el dead stock; es decir, aquellos artículos que no esperas vender y que pueden generar un gasto innecesario. En lugar de mantenerlos en el almacén, ocupando espacio y recursos, puedes ofrecerlos como regalo gratuito con compras populares, combinarlo con productos complementarios o asociarte con otras empresas para venderlo a un precio reducido. 


12. Prepárate para lo inesperado


A pesar de todos tus esfuerzos para planificar y prever posibles contingencias, siempre habrá imprevistos en la gestión de almacenes. Por eso, desarrolla planes de contingencia y protocolos de acción para manejar situaciones imprevistas, como desastres naturales, interrupciones en la cadena de suministro o cambios repentinos en la demanda. Un buen plan de contingencia debe incluir medidas para proteger la seguridad y el bienestar de los empleados, asegurar la integridad de los productos almacenados y minimizar el impacto en tu negocio online.

Además, contar con un sistema de seguimiento y monitoreo en tiempo real puede ayudar a identificar problemas antes de que se conviertan en verdaderas crisis. La tecnología es tu aliada en este sentido, ya que te permite acceder a la información en tiempo real. Ingresa en tu software de gestión de almacenes y descubre en un abrir y cerrar de ojos el estado del inventario, el movimiento de los productos y los procesos de la cadena de suministro. Adelántate a los hechos siempre que sea posible y toma acción.


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¿Aún tienes dudas sobre cómo gestionar el stock del inventario de tu e-commerce? Ten siempre en mente que la gestión de almacenes es un proceso en constante evolución y, por lo tanto, el monitoreo y el control deben ser habituales. Invierte en la capacitación del personal y en el etiquetado único de productos. Desarrolla tanto planes de contingencia como procesos de preparación de pedidos, devoluciones y estrategias de picking. Centraliza todos los datos para una consulta más organizada. Para ello, implementa un software de gestión de almacenes que contribuya a mejorar la eficiencia y la rentabilidad de tu tienda online. 


Las herramientas digitales ofrecen una amplia variedad de soluciones para gestionar inventarios, reducir errores, mejorar la precisión en el envío de productos y analizar datos importantes. Además, estas soluciones son escalables y se pueden adaptar a medida que el negocio crece. En Bitrix24, puedes habilitar la gestión de inventario desde la tienda online o el CRM. Infórmate sobre el stock de productos, controla las entradas y las salidas de inventario, crea órdenes de compra y ventas, y administra los envíos y las devoluciones, todo desde un único lugar. 


Además, Bitrix24 ofrece funcionalidades para el seguimiento de pedidos, la gestión de clientes y proveedores, y la automatización de tareas repetitivas. Pero eso no es todo. Puedes generar flujos de trabajo, gestionar proyectos, diseñar tu sitio web y acceder a informes y estadísticas detalladas. ¿Quieres administrar el stock de tu comercio electrónico efectivamente? ¡Prueba Bitrix24 hoy mismo!.



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