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Política de trabajo desde casa: la guía definitiva y las mejores prácticas

Política de trabajo desde casa: la guía definitiva y las mejores prácticas
Equipo de Bitrix24
14 de Octubre de 2022
Última actualización: 14 de Octubre de 2022

Contenido

Guía para crear una buena política de trabajo desde casa

1. Determina un objetivo claro de acuerdo a las metas empresariales

2. Selecciona los puestos que podrán optar al trabajo remoto

3. Establece un proceso de aprobación de las solicitudes

4. Precisa la regularidad del trabajo a distancia

5. Especifica las posibles razones para solicitar el trabajo a distancia

6. Indica el horario de trabajo desde casa

7. Provee una manera unificada de contabilizar las horas trabajadas

8. Crea un plan de comunicación y centraliza el intercambio de información de los empleados remotos

9. Enumera los requerimientos de la oficina en casa y la responsabilidad de la empresa

10. Aclara cómo se debe solicitar apoyo técnico

11. Formaliza un código de vestimenta

12. Verifica que se cumplen con los estándares de seguridad

13. Fija de qué manera se medirá la productividad

14. Haz que cada empleado firme la política de trabajo desde casa

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En la actualidad, cada vez más empresas incorporan el trabajo híbrido e, incluso, remoto a su día a día. ¿Cuentas a tu compañía entre las que se están sumando a la tendencia? Si es así, no deberías tardar en crear una política de trabajo desde casa que regule los derechos y las obligaciones tanto del empleado como del empleador.


La determinación de expectativas y responsabilidades permitirá que se alcancen los objetivos de la empresa. Asimismo, disminuirá los posibles conflictos entre compañeros o con la gerencia. Descubre cómo desarrollar una política de trabajo desde casa y procedimientos a prueba de errores.


FAQ



¿Qué es una política de trabajo desde casa?

Una política de trabajo desde casa es un convenio que regula las expectativas, las responsabilidades y las obligaciones asociadas al trabajo remoto. Asimismo, este acuerdo describe la elegibilidad para desempeñarse desde el hogar y presenta las directrices generales para llevar a cabo las diferentes funciones.

¿Cómo creo una política de trabajo desde casa?

Para crear una política de trabajo desde casa, deberías determinar, primero, cuál es el objetivo de la misma y señalar todas aquellas variables que desees regular. Esto implica:
  • Indicar los empleados que podrán optar al trabajo remoto, por qué y de qué manera. 
  • Especificar las responsabilidades y obligaciones de los empleados y de la empresa. 
  • Precisar horarios y días del trabajo remoto. 
  • Señalar medios de comunicación y herramientas a utilizar. 
  • Determinar los sistemas de seguridad informática. 
  • Establecer cómo se medirá la productividad.

¿Qué se debe incluir en una política de trabajo remoto?

Toda política de trabajo remoto debe incluir:
  • La frecuencia con la que los empleados podrán desempeñarse remotamente. 
  • Quién es elegible para trabajar desde el hogar. 
  • La cantidad de horas que se espera que cumpla el empleado por día y a la semana.
  • Los horarios en los que debe desempeñarse, o si tiene horarios flexibles. 
  • Los derechos legales del trabajador y del empleador. 
  • Los requerimientos de ciberseguridad para proteger la información clasificada de la empresa. 
  • Quién proporcionará la tecnología necesaria para el puesto laboral y qué herramientas se brindarán.
  • Las expectativas de comunicación. 
  • Los métodos de evaluación del desempeño.

¿Cuáles son las 3 condiciones que definen el trabajo remoto?

Las 3 condiciones que definen el trabajo remoto son:
  • Transparencia: engloba la comunicación, el intercambio de ideas, opiniones y apoyo, y el trabajo eficaz. Para ello, es esencial contar con un software colaborativo. 
  • Confianza: tanto del empleado al superior, como al revés. Cada persona debe demostrar que es digna de confianza y, al mismo tiempo, ser capaz de obtener soporte de sus compañeros. 
  • Gestión del tiempo: una administración correcta del tiempo estimula la confianza y la transparencia, además de contribuir a incrementar la productividad. Para manejar el tiempo, se debería utilizar una herramienta de gestión de tareas.


Guía para crear una buena política de trabajo desde casa


¿Estás incorporando el trabajo híbrido o remoto en el día a día de tu empresa? Pues, entonces, deberías desarrollar una política de trabajo desde casa que señalice las expectativas y obligaciones de tus empleados y, también, de tu compañía. Para ello, debes tomar en cuenta tanto los beneficios como los riesgos del trabajo remoto. Al fin y al cabo, visualizarlos te ayudará a determinar el objetivo general del acuerdo y las responsabilidades.


Resulta recomendable observar acuerdos preexistentes, como la política de trabajo desde casa de Amazon, la política de trabajo desde casa de Google o la de alguna otra gran empresa. Así, podrás extraer la base para desarrollar una adaptada a tu compañía. Continúa leyendo porque te vamos a explicar paso a paso cómo elaborar tu política de trabajo remoto y sus procedimientos, cómo instaurarlos y hacerlos triunfar. 


1. Determina un objetivo claro de acuerdo a las metas empresariales


Como en toda planificación, el primer paso para desarrollar la política de trabajo desde casa y los procedimientos es establecer el propósito de los mismos. ¿Por qué se está creando? ¿Cuál es la finalidad? ¿Qué se desea regular? ¿Cuáles son las expectativas? ¿Qué se espera lograr al ofrecer oportunidades de trabajo remoto?

Responder a estas preguntas es esencial para construir a partir de ellas la propuesta de valor tanto para los empleados como para la compañía. Por supuesto, el objetivo particular de la política de trabajo desde casa debería alinearse con las metas organizacionales. Solo de esta manera se podrá alcanzar el éxito.


2. Selecciona los puestos que podrán optar al trabajo remoto


Como ya hemos señalado, las políticas de trabajo desde casa deben definir su alcance; es decir, establecer claramente qué roles de tu empresa están regulados por la misma. Básicamente, se trata de determinar la elegibilidad de los puestos de trabajo. El primer paso para hacerlo es considerar las responsabilidades de cada puesto, las necesidades para desarrollar las tareas y los riesgos de seguridad informática asociados.


Una vez hayas llevado a cabo una exhaustiva evaluación de cada puesto, estarás en condiciones de definir los roles que pueden optar al trabajo remoto. Esto debería quedar claramente asentado en la política de trabajo desde casa para facilitar la puesta en marcha del plan y evitar inconvenientes. Asimismo, podrías incorporar otras características necesarias para la selección, como la antigüedad del empleado y sus evaluaciones de productividad. Incluso, sería posible describir las cualidades imprescindibles del empleado para solicitar ser incluido dentro del equipo a distancia.


3. Establece un proceso de aprobación de las solicitudes


Otra de las prácticas recomendadas en la política de trabajo desde casa es asentar claramente el funcionamiento del proceso de solicitud de privilegios para trabajar desde el hogar. Esto significa que los trabajadores que deseen participar deberían acceder a toda la información necesaria para solicitar el permiso. Del mismo modo, la política de trabajo desde casa debe ofrecer una clara descripción del proceso de solicitud y aprobación. 


Más allá de esclarecer los criterios de elegibilidad, presenta por escrito de qué manera postularse, quién será el responsable de tomar la decisión y cuánto tiempo llevará la evaluación. Además, procura que exista una manera formal de presentar tanto la solicitud como la respuesta final. El uso de un software colaborativo, como Bitrix24, facilitará este proceso. Mediante el mismo, podrás crear formularios de solicitud dirigidos específicamente al departamento (o la persona) encargada de analizar cada candidatura y tomar la decisión. Asimismo, facilitaría las entrevistas, si fueran necesarias, para corroborar que el candidato es adecuado para este tipo de trabajo.


4. Precisa la regularidad del trabajo a distancia


¿Sabías que la política de trabajo de Google establece la temporalidad del trabajo remoto? Sin lugar a dudas, deberías copiar al gigante tecnológico. No basta con señalar qué puestos y qué empleados pueden llevar a cabo las tareas desde casa, sino que es imprescindible indicar de qué manera podrán hacerlo.


Menciona cuándo los empleados podrán trabajar desde casa. ¿Cuál es tu idea: implementar el trabajo remoto o, en cambio, prefieres el trabajo híbrido? Tu política de trabajo desde casa puede contemplar este modelo en ocasiones puntuales (por ejemplo, un par de semanas al año o todos los días viernes), algunas veces por semana (señalando la cantidad exacta de días o carga horaria permitida) o a tiempo completo.


5. Especifica las posibles razones para solicitar el trabajo a distancia


La elaboración de una política de trabajo desde casa evita posibles conflictos entre compañeros o entre empleados y la gerencia. Cuando no ofreces esta posibilidad para todos los trabajadores, es imprescindible que dejes en claro qué casos se consideran a la hora de ofrecer esta ventaja. 


Las razones pueden ser muy variadas y, por supuesto, diferirán de una compañía a la otra, según lo que tú consideres un motivo aceptable para solicitar el trabajo remoto. Entre las posibles causas, destacan enfermedad o invalidez, responsabilidades de crianza, emergencias domésticas o locales, situaciones de riesgo climático o en la vía pública, y requerimiento de un mayor equilibrio laboral y personal. Asimismo, puedes agregar otras múltiples razones que consideres pertinentes.


6. Indica el horario de trabajo desde casa


Las políticas de trabajo desde casa y requerimientos son la mejor manera de evitar sorpresas desagradables, malos entendidos y situaciones que generen mal clima laboral. Uno de los principales puntos a considerar es el horario que el empleado a distancia deberá cumplir. ¿Es necesario que el trabajador cumpla con un horario preestablecido o podrá gozar de un horario flexible? 


Si tu idea es flexibilizar el ámbito laboral, quizá te interese ofrecer la posibilidad de que el empleado trabaje las horas requeridas cuando mejor se ajuste a sus necesidades. Por el contrario, en el caso de agentes de atención al cliente o puestos que requieran una cierta presencialidad horaria, es imprescindible solicitar que el empleado esté disponible dentro de un rango de horas determinado. No olvides tomar en consideración los husos horarios, en caso de apostar a trabajadores autónomos ubicados en otra parte del globo terráqueo.


7. Provee una manera unificada de contabilizar las horas trabajadas


Una de las principales ventajas de una política de trabajo desde casa es la posibilidad de unificar criterios. De esta manera, se minimizan las suspicacias y, sobre todo, es más fácil controlar el desempeño de cada empleado. Entre las variables que deberías considerar está la contabilización de las horas reales trabajadas por cada empleado.


Más allá de solicitar a tus trabajadores que cumplan con un horario o con una cantidad de horas diarias, tendrías que verificar que las mismas se cumplen efectivamente. Para ello, podrías implementar el gestor de tiempo de Bitrix24. El mismo posibilita la programación de horarios laborales flexibles, la marcación de entradas y salidas, las alertas de salida temprana y la determinación de una duración mínima de la jornada laboral. Asimismo, el supervisor podrá confirmar las horas trabajadas y recibirá reportes de tiempo de trabajo para realizar las evaluaciones de desempeño correspondientes.


8. Crea un plan de comunicación y centraliza el intercambio de información de los empleados remotos


El trabajo a distancia genera varios desafíos para las empresas. Uno de ellos, si no el más importante, es la dificultad para comunicarse, intercambiar ideas y colaborar. El desempeño desde el hogar dificulta, en algún punto, la interacción humana. Por eso, tu política de trabajo remoto debería recoger de manera específica de qué manera se espera que los empleados se comuniquen, soliciten información y accedan a los datos.


Desarrolla una detallada lista con todos los canales de comunicación a disposición. Luego, designa el propósito de cada uno de ellos. Por ejemplo, el chat podría utilizarse para la comunicación informal, mientras que el correo electrónico se reservaría para comunicaciones formales o anuncios de equipo. Podrías, incluso, señalar la necesidad de reuniones de equipo o personales una vez por semana y la herramienta de videollamadas o videoconferencias que se empleará. Determina también el software de gestión de tareas y proyectos y cualquier otro necesario para el cumplimiento de los objetivos organizacionales.



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9. Enumera los requerimientos de la oficina en casa y la responsabilidad de la empresa


Desempeñarse laboralmente desde el hogar implica la necesidad de contar tanto con dispositivos como con la tecnología adecuada para cada función. ¿Cuál será la responsabilidad de tu compañía al respecto? ¿Será la empresa quien brindará el ordenador, el mobiliario, los artículos de oficina y otros dispositivos necesarios? ¿Qué velocidad de internet se requiere? ¿Es necesario instalar un software, una VPN u otra herramienta?


Describe los requisitos tecnológicos, de suministros y comodidades, y quién será el responsable de proveerlos. ¿Podrá el empleado contar con los dispositivos diariamente en el hogar o deberá trasladarlos de la oficina a casa, en caso de trabajo híbrido? ¿Será el empleado el encargado de comprar suministros de oficina o los proveerá la empresa? En caso de que tu compañía se haga cargo, ¿brindará los artículos directamente u otorgará un presupuesto para comprarlos, y en qué momento? Estas cuestiones deben quedar completamente explicitadas en la política de trabajo desde casa. 


10. Aclara cómo se debe solicitar apoyo técnico


Asegúrate de aclarar el procedimiento a seguir si hubiese dificultades técnicas, algo bastante habitual. A diferencia de la oficina, donde uno siempre puede consultar a sus compañeros, el trabajo remoto coloca al empleado en un estado de indefensión frente a diferentes problemáticas de hardware o software. 


Proporcionar soporte tecnológico es una de las obligaciones de tu empresa, además de ser esencial para el correcto desempeño de las funciones. La política de trabajo desde casa de Amazon, al igual que otras de grandes empresas, enumera los pasos a seguir para obtener apoyo técnico. No dudes en hacer lo mismo.


11. Formaliza un código de vestimenta


Aunque te parezca extraño, el código de vestimenta debería formar parte de tu política de trabajo desde casa. Si bien pocas cosas son más cómodas que sentarse frente al ordenador en chándal y sudadera, esto no debería ser posible en el caso de los empleados que tengan trato con clientes.


La vestimenta casual puede ser aceptable siempre que no se interactúe con clientes o socios a través de videoconferencias. En estos últimos casos, debería existir un código para regir la vestimenta socialmente aceptable. Por supuesto, puede ser informal, pero siguiendo unas guías preestablecidas.


12. Verifica que se cumplen con los estándares de seguridad


Las políticas de trabajo desde casa facilitan el cumplimiento de las normas de seguridad y protección de datos de tu empresa. ¿Cómo? A través de la estipulación de un procedimiento a seguir. No solo es imprescindible que los empleados cuenten con las herramientas de software diseñadas para cuidar la privacidad de las informaciones, sino también que las utilicen correctamente. 


No te ocupes únicamente de ofrecer una VPN, una intranet y una plataforma de almacenamiento de datos en la nube. Capacita a tus empleados para que sepan de qué manera usar cada instrumento y para detectar posibles brechas de seguridad. Asegúrate de que todos comprenden la implicación del incumplimiento de las directrices. 


13. Fija de qué manera se medirá la productividad


Estar fuera de la oficina no significa que es posible desempeñarse de cualquier manera. Por el contrario, para mantener la confianza de la empresa, cada empleado debe abocarse aún más en sus tareas. Ahora bien, como supervisor, es tu trabajo monitorear la productividad y asegurarte de que cada trabajador da lo mejor de sí.


La política de trabajo desde casa debe contener toda la información relativa a la medición de la productividad. ¿Cómo se recogerán los datos? ¿Qué clases de datos se almacenarán? ¿Cómo se llevará a cabo la evaluación? ¿Quién es el responsable de hacerla? Algunas herramientas, como Bitrix24, recopilan continuamente datos de desempeño para ayudarte a monitorear el rendimiento individual. No olvides indicar las expectativas para cada función. Solo así podrás obtener una respuesta clara sobre el cumplimiento de los objetivos. 


14. Haz que cada empleado firme la política de trabajo desde casa


La política de trabajo desde casa es un acuerdo entre partes y, por lo tanto, deberías corroborar que cada empleado participante la ha leído, comprendido y aceptado. Dicho documento debería ser firmado por ambas partes. A este fin, podrías utilizar firmas electrónicas, ya que son más fáciles de almacenar y gestionar.


Una vez firmado, almacena cada acuerdo con tus empleados en un gestor documental que te permita acceder a cada archivo de manera fácil y rápida desde cualquier lugar del mundo. Bitrix24 te ofrece un potente almacenamiento, con posibilidad de buscar los documentos a través de palabras claves. 


¡Crea tu política de teletrabajo hoy mismo!


El trabajo remoto es una realidad que está cobrando cada vez más fuerza. La generación Millennial se ha sumado rápidamente a la tendencia, feliz de encontrar una mayor conciliación familiar y laboral. A medida que la generación Z se incorpore al mercado laboral, seguramente, exista una mayor demanda de puestos a distancia. No te quedes atrás y comienza a desarrollar hoy mismo una política de trabajo desde casa. 


Evita dejar asuntos librados al azar. Verifica que tu política aúna las prácticas esperadas y los requerimientos necesarios para llevar a cabo las tareas. Ejemplifica responsabilidades y asegúrate de que todos los trabajadores implicados comprenden sus derechos y sus obligaciones. Haz que tu empresa crezca mediante el trabajo remoto: lograrás empleados más felices y, por lo tanto, más productivos. Pero para ello es necesario que regules esta nueva forma de desempeñar las tareas.


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