Gestionar prospectos y negocios de manera eficiente es fundamental para el éxito empresarial. Muchas empresas aún dependen de hojas de cálculo o métodos manuales para rastrear las interacciones con los clientes, a pesar de la disponibilidad de soluciones más avanzadas como el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Este artículo explora los desafíos que enfrentan las empresas que no utilizan un CRM, los beneficios de realizar el cambio y cómo los usuarios del plan gratuito de Bitrix24 CRM han experimentado mejoras en sus operaciones.
Tendencias modernas en la gestión de proyectos y negocios
En el mundo digital actual, las empresas reconocen cada vez más la importancia de utilizar herramientas de CRM para optimizar las ventas y las interacciones con los clientes. Según un estudio de
Demandsage, el 94% de las empresas de tecnología y el 71% de las pequeñas empresas utilizan sistemas CRM para gestionar las relaciones con los clientes e impulsar las ventas.
Esto significa esencialmente que aproximadamente 1 de cada 4 pequeñas y medianas empresas todavía depende de métodos obsoletos, continuando la gestión de prospectos y negocios de forma manual o a través de hojas de cálculo, lo que conlleva efectos negativos como:
- ineficiencias
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oportunidades perdidas
-
falta de visibilidad en los embudos de ventas
Finalmente, de las empresas que sí usan CRM regularmente, solo el 37% de los representantes de ventas sienten que su organización utiliza completamente su CRM (
fuente).
Hablando de las tendencias más recientes, la adopción de CRM ha aumentado en 2025 debido a la creciente disponibilidad de soluciones basadas en la nube y con inteligencia artificial. Las empresas ahora están integrando CRMs con herramientas de automatización, sistemas de soporte al cliente y plataformas de marketing para crear un flujo de trabajo sin interrupciones.
La
investigación indica que el 45% de las empresas reportan un mayor crecimiento de los ingresos por ventas después de adoptar un CRM, y el 47% de los usuarios de CRM afirman que el CRM tiene un impacto tremendo y masivo en la satisfacción del cliente (
fuente). Además, la accesibilidad móvil de los CRMs modernos ha contribuido a un aumento del 30% en la productividad de los equipos remotos.
A pesar de estos avances, el 24% de las empresas aún dudan en adoptar sistemas CRM debido a preocupaciones sobre los costos, la complejidad y la resistencia al cambio por parte de los empleados. Sin embargo, a medida que la competencia crece y la transformación digital se convierte en una necesidad, las empresas que retrasan la adopción de un CRM corren el riesgo de quedarse atrás en la gestión de las relaciones con los clientes y la eficiencia de las ventas.
Problemas clave que enfrentan las empresas que no utilizan CRM
Las empresas que gestionan prospectos y negocios sin un CRM a menudo luchan con:
- Desorganización de datos. Las hojas de cálculo requieren actualizaciones constantes y son propensas a errores e inconsistencias
-
Falta de automatización. El seguimiento manual no permite la automatización de tareas repetitivas como seguimientos y entrada de datos
- Colaboración limitada en equipo. Las hojas de cálculo no admiten la colaboración en tiempo real ni el acceso basado en roles, lo que hace que el trabajo en equipo sea
- Poca información sobre los clientes. Sin datos de clientes centralizados, las empresas carecen de análisis valiosos para mejorar las ventas y el servicio
- Oportunidades perdidas. Los prospectos pueden pasar desapercibidos debido a la falta de seguimientos y recordatorios sistemáticos.
Efectos positivos de cambiar a un CRM
Contexto: Encuesta a Usuarios de Bitrix24
El equipo detrás de Bitrix24 CRM realizó una encuesta entre los usuarios de su plan gratuito para analizar el impacto de la adopción de un sistema CRM. Los hallazgos resaltan los beneficios transformadores de reemplazar las hojas de cálculo con una solución más sofisticada para la gestión de prospectos y negocios.
Tipos de empresas que usan Bitrix24 CRM
Los datos de los usuarios de Bitrix24 CRM revelan una amplia gama de industrias que se benefician del software:
Estos resultados se correlacionan parcialmente con un
informe reciente de Demandsage sobre las industrias con la mayor cuota de usuarios de CRM
Una diferencia notable es que las empresas de servicios representan la mayoría de los usuarios de Bitrix24 CRM, lo que demuestra que las industrias que dependen de las relaciones con los clientes y la gestión de tareas se benefician significativamente de las herramientas de CRM
De manera similar, las empresas de educación, minoristas y fabricantes encuentran valor en la gestión estructurada de prospectos y el seguimiento de clientes, lo que es difícil de lograr con hojas de cálculo.
Cómo las empresas descubren Bitrix24 CRM
Comprender cómo las empresas descubren Bitrix24 arroja luz sobre la creciente conciencia de los beneficios del CRM:
Más del 56% de las empresas encuentran Bitrix24 CRM a través de la búsqueda de Google, lo que indica una fuerte demanda de soluciones CRM. Las recomendaciones de pares también desempeñan un papel importante, ya que casi el 18% de los usuarios cambian a Bitrix24 basándose en referencias boca a boca. Estos datos resaltan el creciente reconocimiento del CRM como una alternativa superior a las hojas de cálculo.
Problemas clave resueltos por Bitrix24 CRM
Los usuarios de Bitrix24 informan mejoras significativas en sus operaciones comerciales, abordando desafíos comunes como:
- Organizar su base de clientes de manera eficiente. Las empresas pueden almacenar todos los detalles del cliente en un solo lugar, asegurando un acceso rápido a la información de contacto, el historial de interacciones y las preferencias.
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Obtener control total sobre tareas, equipos y reuniones. El software CRM permite a los gerentes asignar tareas, seguir el progreso y programar reuniones sin problemas, reduciendo la falta de comunicación y los plazos incumplidos.
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Establecer un acceso unificado a clientes, archivos, notas, correos electrónicos y mensajes. Un sistema centralizado garantiza que los miembros del equipo puedan colaborar de manera efectiva sin necesidad de múltiples herramientas, reduciendo el riesgo de fragmentación de datos.
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Crear y gestionar sitios web fácilmente. Bitrix24 CRM ofrece herramientas integradas de creación de sitios web, lo que permite a las empresas establecer presencias en línea profesionales sin requerir habilidades técnicas avanzadas.
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Mejorar la colaboración y comunicación en equipo. Las herramientas de comunicación integradas, como notas compartidas y mensajería interna, mejoran el trabajo en equipo y garantizan que todos los empleados se mantengan informados.
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Gestionar todos los flujos de trabajo desde una plataforma centralizada. Las empresas pueden supervisar las ventas, el soporte al cliente y las actividades de marketing dentro de un único sistema, mejorando la eficiencia.
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Aumentar la productividad y la eficiencia operativa. La automatización de tareas repetitivas y la provisión de herramientas claras de gestión de tareas conducen a una ejecución más rápida de los procesos comerciales.
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Ahorrar tiempo y reducir la necesidad de múltiples herramientas de software. Al consolidar varias funciones comerciales en una plataforma, las empresas evitan la molestia de hacer malabares con múltiples suscripciones e integraciones.
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Reducir costos al eliminar la dependencia de varias herramientas separadas. Los sistemas CRM proporcionan una solución todo en uno, reduciendo los gastos en software independiente para la gestión de proyectos, el seguimiento de correo electrónico y las bases de datos de clientes.
Al abordar estos problemas, Bitrix24 CRM ha ayudado a las empresas a pasar de una gestión de prospectos desorganizada a operaciones optimizadas y basadas en datos.
Desafíos que enfrentan las empresas después de cambiar a un CRM
Si bien el software CRM ofrece beneficios significativos, las empresas que hacen la transición de métodos manuales pueden enfrentar desafíos iniciales. Los problemas comunes incluyen:
- Dificultades en la migración de datos. Las empresas a menudo tienen dificultades para transferir los datos de clientes existentes de hojas de cálculo u otros sistemas al nuevo CRM. Este proceso puede llevar mucho tiempo y, si no se realiza correctamente, puede provocar la pérdida o inconsistencia de datos.
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Resistencia de los empleados no familiarizados con los sistemas CRM. Muchos empleados acostumbrados a los métodos tradicionales pueden dudar en adoptar un nuevo sistema, temiendo que complique su flujo de trabajo o requiera una capacitación exhaustiva.
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Curva de aprendizaje asociada con el nuevo software. Incluso las plataformas CRM más fáciles de usar requieren un período de ajuste. Las empresas deben invertir tiempo en capacitar al personal para asegurarse de que puedan utilizar eficazmente las funciones del sistema.
De hecho, hasta el 30% de las empresas han encontrado que su CRM es ineficiente, según un
estudio de Capterra. Además, algunas empresas encuentran que las soluciones CRM no siempre se ajustan perfectamente a sus necesidades específicas, lo que genera complejidades innecesarias.
Es importante reconocer que el CRM no es una solución universal para todos los problemas comerciales; el éxito depende de una implementación adecuada, la capacitación del personal y la alineación de las funciones del CRM con los objetivos comerciales.
Conclusión
Cambiar de hojas de cálculo o métodos manuales a software CRM como Bitrix24 tiene un profundo impacto en la eficiencia, la organización y el potencial de ingresos de las empresas. Los datos de la encuesta a usuarios de Bitrix24 refuerzan la idea de que empresas de diversas industrias se benefician significativamente de un sistema CRM centralizado.
Con el aumento global de la adopción de CRM, las empresas que adoptan soluciones modernas de gestión de prospectos y negocios se posicionan para un crecimiento y éxito sostenibles.
Obtenga una visión aún más profunda y descargue los gráficos de nuestro estudio en formato PDF:
De las hojas de cálculo de Excel al CRM: Impacto en las empresas 
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