10 recomendaciones esenciales para organizar tus documentos y archivos digitalmente

El mercado e, incluso, la sociedad en su totalidad han vivido grandes cambios durante la última década. Así, organizar documentos digitales se ha convertido en un imperativo para todas las empresas que desean mantenerse competitivas en un entorno en constante evolución y con necesidades cambiantes, donde el trabajo a distancia ha comenzado a ganar terreno. Pero, ¿cómo podemos asegurar que los datos estén disponibles de manera rápida y segura en cualquier lugar del mundo?

Sin duda, la centralización de la información en la nube se presenta como una solución clave para acceder y gestionar documentos de manera eficaz. ¿Te gustaría reducir el tiempo invertido en la búsqueda de datos y, en su lugar, focalizarte en tareas cruciales para el crecimiento de tu empresa? Continúa leyendo y descubre los mejores consejos para lograr una organización de archivos eficiente.

FAQ

Descubre cómo organizar documentos digitales de manera sencilla y eficiente

Abordar la organización de archivos de cero, es decir, cuando se cuenta con una multitud de documentos en papel, puede parecer una tarea titánica. De hecho, posiblemente lo sea. Sin embargo, se trata de una acción que deberías tomar para, por un lado, proteger los datos de la empresa y, por otro, ahorrar en un futuro. ¿Alguna vez has evaluado el espacio que destinas a los contratos, las facturas, los recibos, los proyectos y otros documentos importantes para tu empresa? Esa habitación (o habitaciones) podrían tener un mejor uso. Incluso, en la era de auge del trabajo a distancia, podrías minimizar la inversión en la oficina si te pusieras manos a la obra con la digitalización de documentos.

Si bien a simple vista podría parecer que organizar documentos digitales sería más sencillo para aquellas empresas que gestionan sus archivos online, estas también se enfrentan a desafíos. La duplicidad de documentación, la desorganización, la falta de nomenclaturas centralizadas y la dispersión de la información son algunos de ellos. No dejes que los datos de tu empresa se pierdan. Inicia hoy mismo el camino para organizar eficientemente tus ficheros digitales. ¡Sigue estos pasos!

1. Determina los objetivos y qué documentos formarán parte del proceso de organización de archivos

El primer paso de todo plan es la redacción de objetivos y, por lo tanto, no deberías dejar de lado este punto al comenzar a organizar documentos digitales. Pregúntate cuál es tu motivación para llevar a cabo una serie de importantes modificaciones en el día a día de tu empresa. ¿Quieres minimizar el tiempo invertido en el acceso y la recuperación de archivos? ¿Se han perdido documentos? ¿Necesitas reducir el espacio destinado a documentos físicos? Piensa también quiénes deberán entender el sistema y cómo les ayudará en su rutina diaria. Analiza el tiempo y el presupuesto que puedes destinar a la tarea. Las respuestas te permitirán esbozar un objetivo que guíe tu actuar a lo largo de todo el proceso.

Asimismo, este es el momento ideal para pensar en profundidad qué archivos deberían ser tenidos en cuenta en la nueva categorización de documentos. Es posible que algunos estén obsoletos y, por lo tanto, no sería necesario incluirlos. Tómate el tiempo necesario para analizar tu sistema de archivos. ¿Ya sabes qué documentación requiere ser trasladada? Entonces, estás preparado para el punto dos.

2. Analiza diversos sistemas de almacenamiento digital y escoge el que mejor se adapte a las necesidades y el presupuesto de tu empresa

Modificar la manera en que se llevaba a cabo el almacenamiento de contratos, actas, certificados y otra documentación hasta el momento no es una situación sencilla. Por lo tanto, el cambio debería ejecutarse con cautela y de forma consciente. Para organizar documentos digitales eficientemente, lo ideal es contratar un servicio de archivos en la nube o un sistema de almacenamiento en servidor. Si valoras la movilidad, la escalabilidad y la facilidad de acceso a la información sin importar donde te encuentres, la nube puede ser lo que necesitas. Se trata de la mejor opción para aquellas compañías que han implementado el trabajo híbrido o remoto (o tienen planes de hacerlo a mediano plazo). No obstante, debes tomar en consideración que el coste puede variar con el tiempo, a medida que requieras de mayor espacio.

Por su parte, el almacenamiento en servidor local podría ser la elección adecuada si quisieras mantener un control exhaustivo sobre los datos. En cuanto a los costes, estos suelen ser superiores al momento de optar por el hardware y el software, pero con un mantenimiento más económico. No obstante, te limitarías a un acceso local. A veces, una combinación de ambas soluciones (nube y servidor local) puede ser contratada. Entre las múltiples herramientas de gestión de documentos disponibles en el mercado, destaca Bitrix24.Drive. Esta solución se integra perfectamente con Google Docs, Office 365 y MS Office Online, además de permitir una migración directa de documentos digitales desde aplicaciones populares como Dropbox. Pero eso no es todo. Puedes almacenar archivos, editarlos online de manera conjunta o compartirlos dentro o fuera del equipo de trabajo en cuestión de un par de clics. Asimismo, Bitrix24 ofrece una extensa variedad de funcionalidades para la gestión empresarial que trabajan de manera totalmente integrada.

3. Establece la estructura de carpetas y subcarpetas más adecuada para organizar tus ficheros digitales

Una vez hayas analizado las diversas herramientas de gestión documental que podrían adaptarse a tus objetivos y presupuesto, y hayas tomado una decisión, tienes que generar una estructura de carpetas que sirva como columna vertebral al organizar los documentos digitales. Para ello, coge un papel y bolígrafo, y toma nota de las diversas secciones que maneja tu organización. Analiza la situación antes de determinar una categorización de documentos. ¿En tu empresa se trabaja por departamentos o por proyectos? Entender el funcionamiento del actuar diario de tus empleados es la forma más eficiente de estructurar el espacio de almacenamiento.

Decide si tiene sentido organizar los archivos por nombre, fecha, proyecto o departamento. Crea carpetas para las categorías principales y sub-carpetas al profundizar en diversas cuestiones más específicas. Organizar documentos digitales por el nombre del cliente podría simplificar el acceso a los datos a lo largo de toda la vida útil del cliente; mientras que hacerlo por fecha podría ser interesante para enfocarse en periodos de tiempo particulares, algo útil para las empresas financieras o contables. En cuanto a la organización de archivos por departamento, sería la indicada para aquellas empresas cuyos departamentos se desempeñan de forma aislada. Por supuesto, podrías combinar sistemas. ¡Lo importante es que la categorización de documentos sea entendible y clara para ti y todos los miembros de tu empresa!

4. Analiza la mejor manera de llevar a cabo el nombramiento de archivos y mantén la coherencia

La elección de nombres adecuados para tus archivos y carpetas es una parte fundamental de la organización de documentos digitales. ¿Cómo puedes lograr un nombramiento efectivo que facilite la identificación y la búsqueda de los diferentes archivos? En primer lugar, los nombres deben ser claros y específicos. Básicamente, deberías describir el contenido de forma precisa, pero concisa.

Ahora bien, no basta con poner un nombre explicativo a cada archivo. Además, deberías establecer una convención que evite la confusión y facilite encontrar la información. Decide el formato de la nomenclatura a utilizar y haz que todos los miembros de la empresa la respeten. Si la conclusión ha sido emplear la variación: “Año-Mes-Día-Cliente-Proyecto”, sé consistente con el uso de este formato. Por supuesto, evita los caracteres especiales y los espacios. Estos últimos pueden reemplazarse por guiones o guiones bajos. Por último, aprovecha la posibilidad de añadir etiquetas y metadatos a los archivos para mejorar la capacidad de búsqueda.

5. Inicia la digitalización de documentos según su importancia y prioridad

La parte más laboriosa del proceso de organizar documentos digitales es el escaneado y la conversión de documentos en papel a versiones online. Como ya hemos mencionado en el punto 1, es probable que no sea imprescindible llevar a cabo la conversión de toda la documentación. Algunos archivos estarán desactualizados y obsoletos, pero ¿qué sucede con aquellos que sí se desea digitalizar? Pues bien, deberás priorizarlos.

Determinados documentos pueden ser más críticos debido a sus implicaciones legales, financieras o de otro tipo, y es fundamental asegurarse de que se capturen de manera precisa. Estos documentos sensibles pueden requerir una validación manual para garantizar su integridad y exactitud antes de almacenamiento. Una vez obtengas la versión digital, recuerda modificar su nombre siguiendo la nomenclatura determinada en el punto 4. Solamente de esa manera podrás organizar ficheros digitales de manera realmente eficaz. 

6. Almacena de forma organizada las diversas versiones de un documento

¿Y qué sucede cuando existen varias versiones de un mismo archivo? No es nada raro que esto suceda, sobre todo en la actualidad, cuando muchos equipos se desempeñan a distancia y colaboran online. En lugar de generar diversas versiones de un mismo documento, podrías invitar a tu equipo de trabajo a editarlo online de manera colaborativa. Esto es muy sencillo de hacer en Bitrix24. Una vez otorgado el permiso de acceso, cada empleado puede realizar cambios y dejar comentarios. El propio sistema almacena las versiones y permite recuperarlas en caso de ser necesario. 

Ahora bien, si prefieres trabajar de manera tradicional o ya posees varias versiones de un archivo, deberás nombrarlas para saber exactamente de cuál se trata cada una de ellas. Podrías incorporar al final v2, v3 y así sucesivamente para señalar la versión o generar subcarpetas para versiones antiguas o archivos inactivos. ¿Significa esto que nunca deben borrarse documentos? La respuesta es muy personal. Algunos expertos sostienen que la clave al organizar documentos digitales es no borrar nada, ya que nunca se sabe qué se puede necesitar más adelante. Mientras que otros especialistas indican que las versiones antiguas deberían eliminarse, siempre y cuando se cuente con un documento final. La decisión es tuya.

7. Gestiona de manera separada y estructurada la organización de las imágenes

La gestión de imágenes juega un papel fundamental en la era digital, ya que se utilizan para comunicar y persuadir en diversas plataformas. Su correcta organización permite encontrarlas fácilmente siempre que sea necesario, ya sea para su uso en redes sociales, blogs, sitios web o presentaciones para clientes. Pero, ¿por qué es beneficioso tener imágenes separadas y ordenadas?

Sencillamente, porque el trabajador que necesite ilustrar de alguna forma su trabajo podrá acceder al banco de imágenes de la empresa en un abrir y cerrar de ojos. Al nombrarlas siguiendo la estructura establecida, encontrará rápidamente lo que busca, minimizando así la pérdida de tiempo asociada a estas actividades cuando la organización de archivos es inexistente. Al igual que al organizar documentos digitales de contenido, crea una nomenclatura y un sistema de carpetas jerárquico para almacenar las fotos, las infografías y todo el material gráfico de tu compañía.

8. Invierte en la seguridad de los documentos digitales

Al escoger entre los distintos sistemas de almacenamiento digital, presta especial atención a la seguridad. No es un tema menor en la era digital. De hecho, ¿cuántas veces has oído hablar de la fuga de información sensible de una empresa? No dejes que esto suceda en tu compañía. La seguridad de documentos digitales no solo abarca la prevención de pérdidas de datos y la gestión de la privacidad de los usuarios, sino también la protección contra accesos no autorizados.

Protege los documentos digitales mediante el uso de contraseñas. En Bitrix24, puedes configurar permisos de acceso y contraseñas a archivos o carpetas fácilmente. Asimismo, es posible determinar permisos de solo lectura, restricciones de descarga de archivos y cifrado de archivos sensibles. Por otro lado, Bitrix24.Drive ofrece transferencia de datos cifrados mediante SSL, así como centros de datos protegidos de acuerdo con la norma SAS 70 de Tipo II y el estándar Safe Harbor.

9. Asegúrate de realizar copias de seguridad regularmente

Imagina qué sucedería en caso de haber optado por una organización de archivos dentro de tu ordenador y, de un día para otro, el mismo dejase de funcionar. Habrías perdido absolutamente todo y la única opción sería desembolsar una gran suma de dinero para intentar recuperar los datos, si es que fuese posible (algo que no siempre sucede). Prevenir esta situación es mucho más sencillo de lo que puedes creer, solo debes llevar a cabo copias de seguridad regulares. 

Puedes optar por comprar un disco externo para almacenar una copia de los documentos o ejecutar un respaldo en la nube. Algunas herramientas de gestión documental, entre las que se cuenta Bitrix24.Drive, generan copias de manera automática. Particularmente, esta aplicación hace respaldos diarios, a la vez que guarda un historial de versiones, con posibilidad de reversión.

10. Genera un protocolo detallado para organizar documentos digitales y compártelo

Por último, no olvides recolectar todas las decisiones tomadas en relación con la organización de archivos y recogerlas en un documento guía que pueda ser consultado por todos los miembros de tu empresa. El proceso de categorización de documentos debería ser transversal y, por lo tanto, todos los trabajadores deberían saber ejecutarlo de manera correcta.

Esta guía de procedimientos debería explicitar dónde guardar cada archivo, con qué nomenclatura y qué hacer con cada versión. Lleva a cabo reuniones informativas y capacitaciones para que organizar documentos digitales sea una tarea del día a día. Almacena el protocolo en la base de conocimientos de tu empresa y verifica que se sigan las especificaciones acordadas. Solo así podrás mantener el orden a largo plazo. 

La organización de archivos empresariales colabora para que puedas alcanzar el éxito

¿Quieres optimizar el acceso y la recuperación de archivos? ¿Te preocupa la gestión de los documentos y deseas garantizar la seguridad de los datos sensibles? En ese caso, no lo dudes: organizar documentos digitales es lo que debes hacer para minimizar el tiempo que tus empleados tardan en acceder a la información que necesitan. Ten siempre a mano los datos para tomar decisiones, minimiza los costes y asegúrate de almacenar en un único lugar todos los documentos de tu empresa.

Escoge entre las herramientas de gestión documental disponibles y da el primer paso hacia el éxito. Con su versatilidad y amplia gama de funcionalidades, como el almacenamiento en la nube, la configuración de contraseñas y permisos, y una sólida seguridad, Bitrix24 se convierte en la solución integral para la gestión de documentos digitales que estás buscando. No olvides seguir nuestros consejos para que los documentos sean fácilmente accesibles. ¡Verás cómo esta reorganización impacta positivamente en el día a día de tus empleados! Y en el tuyo también. ¡Regístrate hoy mismo!