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7 consejos para gestionar y minimizar el absentismo de los empleados

7 consejos para gestionar y minimizar el absentismo de los empleados
Equipo de Bitrix24
9 de Noviembre de 2022
Última actualización: 9 de Noviembre de 2022

Contenido

Cómo gestionar el absentismo de los empleados de forma eficiente

1. Elabora una política de presencialidad de los empleados

2. Implementa una plataforma de gestión del rendimiento laboral

3. Investiga las causas del absentismo y toma decisiones al respecto

4. Trabaja para reforzar la motivación de los trabajadores

5. Premia a los trabajadores cumplidores

6. Aborda las ausencias no programadas en el momento

7. Sé proactivo para reducir el absentismo de los empleados

Reducir el absentismo de los empleados aumentará la productividad de tu empresa


¿Has descubierto que algunos de tus trabajadores se ausentan sin motivos de su puesto? ¿Has notado que algunos empleados llegan tarde regularmente? ¿Acaso has verificado una caída en el rendimiento de un trabajador en particular? El absentismo de los empleados tiene diferentes facetas. En algunos casos, se trata de circunstancias reguladas por la ley, como las vacaciones o las bajas por duelo o por paternidad. En otros, se relacionan con falta de motivación, de compromiso o, simplemente, desinterés. Sea como sea, puede afectar a la productividad de tu empresa. 


Si deseas alcanzar la cima del éxito, resulta esencial que trabajes en reducir el absentismo de los empleados. Para ello, puedes poner en práctica diferentes tácticas que te permitirán, por un lado, tener un mayor control de la productividad personal y, por otro, aumentar el compromiso de tu plantilla. Continúa leyendo para descubrir más al respecto.


FAQ



¿Cuáles son los tipos de absentismo?

Los tipos de absentismo se dividen en tres grandes grupos que engloban diferentes circunstancias:
  • Planificado y aprobado mediante los procedimientos estipulados, como las vacaciones, las bajas por paternidad y maternidad. 
  • No planificado, pero aprobado, como las bajas por enfermedad o por muerte de un familiar. No planificado ni aprobado. 
  • El trabajador se ausenta o se presenta a trabajar sin motivación.

¿Cuáles son las principales causas del absentismo de los empleados?

Las causas del absentismo de los empleados pueden ser múltiples, pero entre ellas destacan las siguientes:
  • Acoso laboral e intimidación. 
  • Agotamiento y estrés. 
  • Baja motivación. 
  • Incompatibilidad para conciliar la vida familiar y laboral. 
  • Falta de compromiso. 
  • Enfermedad o accidentes. 
  • Depresión. 
  • Deseo de cambiar de empleo que lleva a asistir a entrevistas en horario laboral.

¿Por qué el absentismo es un problema para los empresarios?

El absentismo de los empleados es un grave problema para los empresarios porque, por un lado, la empresa abona nóminas por tiempo que, en realidad, el trabajador no invierte en la empresa. Por otra parte, el absentismo repercute directamente en la productividad individual y, por ende, en la compañía, lo que dificulta la consecución de los objetivos empresariales.

¿Cómo lidian los empleadores con el absentismo?

Los empleadores pueden lidiar de diferentes maneras con el absentismo. Una de las formas más efectivas es crear una política para el absentismo, comunicarla y hacerla respetar. Asimismo, es importante racionalizar los horarios y adecuar las cargas de trabajo. Motivar a los empleados y evaluar el desempeño de manera continua también contribuye a minimizar las ausencias entre la plantilla.

¿Cómo se puede controlar el absentismo de los empleados en el lugar de trabajo?

El absentismo de los empleados en el lugar de trabajo se puede controlar a través de:
  • La elaboración de una política de presencialidad. 
  • La instauración de un programa de gestión y control del desempeño. 
  • La investigación de las causas del absentismo y la toma de decisiones sobre las consecuencias asociadas. 
  • La creación de una cultura organizacional abierta y positiva. 
  • La premiación de los empleados que cumplen con las expectativas empresariales. 
  • Las acciones disciplinarias para aquellos trabajadores que se ausentan sin motivo razonable. 
  • La inversión en la satisfacción de los trabajadores de forma proactiva.


Cómo gestionar el absentismo de los empleados de forma eficiente


Combatir el absentismo de los empleados puede aumentar la productividad de tu empresa y mejorar el clima laboral. Para ello, deberías llevar a cabo un detallado análisis de los usos y costumbres dentro de tu organización, las normas, las expectativas y el rendimiento individual. Ten en cuenta que el término no solo hace referencia a las ausencias, sino también a la presencia en la oficina en cuerpo, pero no de manera concentrada y dirigida a los objetivos.


Un trabajador presente, pero no implicado en sus tareas (ausencia mental) puede ser tan dañino como el absentismo excesivo del empleado. En ambos casos, la productividad disminuye. Por lo tanto, difícilmente se alcancen las metas. Incluso, es posible que debas destinar más recursos para suplir las carencias o solucionar errores. Minimiza estos costes extras para tu compañía a través de la puesta en marcha de los siguientes consejos para controlar el absentismo de los empleados. 


1. Elabora una política de presencialidad de los empleados


Una de las mejores maneras de reducir el absentismo de los empleados es desarrollar una completa política empresarial que aborde la asistencia de los trabajadores. La misma no solo debe establecer las expectativas organizacionales, sino también analizar las consecuencias asociadas con variaciones de las mismas. De este modo, se debe asentar el horario a respetar y de qué manera se tratará cada circunstancia particular. Por ejemplo, ¿qué sucederá si un empleado se presenta a trabajar, pero fuera de horario? ¿Qué medidas se tomarán si un trabajador llega tarde todas las mañanas o se va antes de cumplir su horario de salida de manera regular? 


Tu política de presencialidad sienta las bases del comportamiento de los empleados. De la misma manera, recoge los comportamientos adecuados y los sancionados, y expone las consecuencias de cada falta. Resulta vital que analices todas las posibilidades, incluidas las ausencias programadas y no programadas, las tardanzas y las circunstancias atenuantes. Estipula las medidas disciplinarias a tomar en cada momento y ponlas en práctica. Por supuesto, comparte el documento con toda la plantilla. Idealmente, deberías almacenarlo en tu gestor documental de la empresa para que sea fácilmente accesible por todos desde cualquier sitio. Ve un paso más allá y haz que todos tus trabajadores firmen su conformidad con dicha política. Esto puede realizarse, incluso, de manera virtual con la firma online.


2. Implementa una plataforma de gestión del rendimiento laboral


Para cuantificar el absentismo de los empleados y llevar un control del mismo es imprescindible contar con un software que centralice la información relacionada con el tiempo trabajado. En general, estas plataformas cuentan con una aplicación de gestión de tiempo para RR.HH. que permite cuantificar las horas empleadas por el trabajador en sus tareas. De este modo, será mucho más fácil tener un registro del comportamiento de cada miembro de tu plantilla. Esto resulta todavía más esencial en el caso de gestionar equipos híbridos o enteramente remotos, donde el control de la presencialidad depende íntegramente del uso de una herramienta.


En el caso de Bitrix24, la plataforma incluye un completo gestor de tiempo que facilita la marcación de horas de ingreso y salida, así como de descansos. Asimismo, el departamento de Recursos Humanos puede establecer límites de tiempo, indicando el horario a cumplir, u optar por horarios flexibles. Por otra parte, los empleados pueden solicitar bajas y vacaciones online a través de la aplicación de RR. HH. La solicitud llega directamente al responsable de RR. HH. quien podrá aprobarla o denegarla. Posteriormente, dichos datos se asientan en un calendario empresarial para que todos los miembros de la compañía estén al tanto de las ausencias programadas. Sin lugar a dudas, documentar cada ausencia, sea aprobada o no, te ayudará a determinar el desempeño y nivel de compromiso de tus empleados.


3. Investiga las causas del absentismo y toma decisiones al respecto


En muchos casos, el absentismo tiene una causa que podría modificarse. Es decir que podrías inferir sobre la misma para aumentar la motivación y obtener el compromiso que esperas de tus trabajadores. Ahora bien, para ello deberás investigar qué sucede con esa persona que no está cumpliendo con tus expectativas. En primer lugar, observa si existe un patrón de ausencias. ¿El trabajador se ausenta siempre el mismo día? ¿Llega tarde regularmente o sale temprano todos los viernes? ¿Cuál puede ser la causa de esta situación? Conocer el desencadenante te ayudará a tomar decisiones. Por supuesto, en algunas circunstancias el absentismo de los empleados está justificado de manera legal, como en el caso de enfermedad y tratamiento. Pero ¿qué sucede con otras situaciones? 


Lo cierto es que deberás tomar decisiones y determinar dónde trazarás la línea entre lo aceptable y lo inaceptable. Quizá te preguntes cómo hablar con un empleado sobre el absentismo excesivo. Simplemente, invítale a una conversación informal y pregúntale qué sucede. ¿Se siente desmotivado, tiene algún problema personal…? Utiliza los datos que has recopilado para llevar a cabo las preguntas. Una vez obtengas una respuesta sincera, podrás gestionar una posible solución. Si tu trabajador llega tarde porque la guardería ha cambiado su horario, quizá puedas negociar que compense el tiempo en otro momento. En caso de que el problema sea la desmotivación, es posible que debas tomar otra clase de medidas que abordaremos a continuación. ¿Y qué pasa si la ausencia no tiene justificativo alguno? Ha llegado el momento de tomar decisiones difíciles.


4. Trabaja para reforzar la motivación de los trabajadores


¿Sabías que los trabajadores motivados son más leales y están más comprometidos? Si deseas reducir el absentismo de los empleados, incluso el absentismo emocional, deberías construir una cultura organizacional colaborativa y positiva. El ser humano es social por naturaleza. Sentirse parte de un grupo le ayuda a esforzarse más, ya que no desea fallarle a sus compañeros. Por este motivo, cada vez son más las empresas que invierten en actividades de team building. Construir un sentimiento de pertenencia a un grupo puede colaborar a aumentar la motivación de los trabajadores. 


Otra forma de motivar a los empleados es respondiendo a sus necesidades. Haz que se sientan cómodos y satisfechos con su trabajo. Organiza capacitaciones regulares para que tengan la posibilidad de seguir creciendo profesionalmente. Escúchales y toma en cuenta sus recomendaciones. Invierte en comodidad en la oficina e, incluso, en la oficina en casa para aquellos trabajadores remotos. Favorece la promoción de aquellos empleados que mejor desempeño tienen. Acompáñales en su crecimiento. Facilita la conciliación laboral y familiar. Monitorea la carga laboral de cada miembro de la plantilla a través de una asignación de tareas justa y adecuada. Busca maneras de alinear los sueños de tus empleados con los objetivos de tu empresa. Aquellos trabajadores que comparten los valores de tu compañía se sentirán más cercanos a ella y, por ende, lucharán con mayor ahínco para alcanzar las metas.


5. Premia a los trabajadores cumplidores


Es posible que tu mente esté enfocada a reducir el absentismo de los empleados. No obstante, ¿has pensado que así como algunos empleados no cumplen con su trabajo, hay otros que alcanzan los objetivos e, incluso, los sobrepasan? Los trabajadores leales y comprometidos no se ausentan de su puesto laboral a menos que tengan un motivo de peso. Y eso amerita un premio. Reconocer el esfuerzo de estos trabajadores es una excelente manera de reforzar su comportamiento positivo. Sin lugar a dudas, eso es lo que deseas: tener más empleados que cumplan con las expectativas empresariales.


Al fin y al cabo, el éxito de tu compañía se debe, en gran medida, a las tareas que estos trabajadores han desempeñado regularmente. No dudes en recompensarlos. Coge los datos de tu plataforma de gestión de tiempo y analiza la productividad de cada miembro de tu plantilla. ¿Quiénes se han presentado a trabajar siempre a tiempo? ¿Quiénes han realizado horas extra con tal de alcanzar la meta? Minimiza la rotación de empleados reconociendo su esfuerzo: menciona su compromiso en el boletín empresarial, dales una insignia en la red social corporativa, recompénsales con una tarde libre,... Busca alguna manera de intensificar su sentimiento de pertenencia y lealtad. 


6. Aborda las ausencias no programadas en el momento


Como ya hemos señalado anteriormente, las ausencias pueden ser programadas o no programadas. En este último caso, puede ser necesario que actúes de manera inmediata. Algunos empleados deben ausentarse espontáneamente por motivos que escapan a su control, como es el caso de una enfermedad o un accidente. Pero ¿qué pasa con aquellos que deliberadamente llegan tarde o no se presentan a trabajar solo para gozar de tiempo libre? Es imprescindible que tomes cartas en el asunto. No puedes dejar que el absentismo de los empleados aumente por motivos carentes de importancia. Si un trabajador no se presenta a su puesto laboral ni avisa al respecto, deberás gestionar la situación como una falta grave a tu política de presencialidad. 


Una vez el trabajador se reincorpore, organiza una reunión con él para abordar lo sucedido. Hazle saber que su acción tiene una consecuencia disciplinaria. La misma debe estar asentada adecuadamente en la política mencionada en el punto uno. ¿El empleado ha firmado la política en su debido momento? Pues entonces, conoce cuáles son los posibles efectos de su falta. Quizá sea el momento de poner a prueba el desempeño del empleado o, simplemente, darle una advertencia para que no se vuelva a producir la misma falta. Lo importante es dejar en claro que el comportamiento no será tolerado a menos que exista una causa de fuerza mayor que impida la ejecución de la tarea. De cualquier manera, el trabajador debe seguir las indicaciones relativas a la comunicación formal de la ausencia. Incluso, puedes requerir un justificante de la misma, como un comprobante médico en caso de enfermedad.


7. Sé proactivo para reducir el absentismo de los empleados


No esperes a que los datos de absentismo de los empleados aumenten. Actúa hoy mismo. Prueba con un enfoque proactivo que imponga políticas centradas en el bienestar del empleado. Evalúa junto a tus consejeros y los demás miembros de la cúpula directiva de qué manera la empresa puede cuidar la salud integral de los trabajadores. Las ausencias y la desmotivación pueden relacionarse íntimamente con problemas de salud mental o física, pero también con problemas económicos o ambientales. ¿Qué puede hacer la organización para que los trabajadores sean más felices y, a la vez, se encuentren en su mejor estado de salud general posible? 


Algunas empresas apuestan a la salud psicológica, poniendo a disposición un profesional para gestionar toda clase de problemáticas, desde el estrés hasta la depresión. Otras invierten en la salud física a través de un tiempo pago para hacer deporte o la organización de torneos deportivos entre los empleados. Por otra parte, verifica que los horarios facilitan la conciliación trabajo-hogar y permiten que tu plantilla tenga tiempo libre para practicar sus pasatiempos. Asegúrate de que los sueldos se corresponden con la labor realizada y que la oficina ofrece todas las comodidades para cuidar la salud de los trabajadores. ¿Quizá sea hora de iniciar algún programa de responsabilidad social que involucre a los empleados? Busca maneras de cuidar a los trabajadores y aumentar sus niveles de felicidad. Si bien estas estrategias pueden ser costosas, en el largo plazo darán frutos positivos y repercutirán en una mayor retención de trabajadores comprometidos y productivos.


Reducir el absentismo de los empleados aumentará la productividad de tu empresa


El absentismo de los empleados es una problemática de gravedad a la que se enfrentan diariamente las empresas. Más allá de los días de ausencia programada y aprobada, como las bajas maternales o paternales y las vacaciones, las ausencias no programadas o no aprobadas generan un tremendo impacto en las compañías. Los reemplazos de último momento, por ejemplo, incrementan notablemente los costes anuales. Por otra parte, se continúa pagando un sueldo a trabajadores que, quizás, evidencian una baja productividad y no cumplen con las expectativas.


Asimismo, el absentismo de los empleados puede repercutir sobre la motivación de los compañeros, quienes deben realizar horas extra para cubrir las tareas no ejecutadas por quienes han faltado. Lidiar con la disciplina y con los posibles problemas relacionados con la falta de capacitación de los reemplazantes son cuestiones desgastantes para el gerente a cargo. Sin lugar a dudas, reducir el absentismo de los empleados es esencial para incrementar la productividad de tu empresa. 


Invierte en una plataforma que te permita controlar las horas trabajadas y, a la vez, determinar el rendimiento de cada trabajador. Si un empleado no cumple con las expectativas, habla con él e intenta encontrar la causa. Una vez descubierta, trabaja sobre ella para eliminarla. En algunos casos, la flexibilidad laboral puede solucionar problemas que afectan el desempeño de un empleado. No olvides crear una política de presencialidad, asentando todas las posibles situaciones y sus consecuencias. Y no dudes en actuar de manera acorde a lo planteado. Busca crear una cultura abierta y satisfactoria para tus trabajadores, y recuerda: toma decisiones difíciles, si fuera necesario.




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